Por: Irene Traube G..   3 abril, 2017

El crecimiento de las empresas, su expansión en el mercado local o su incorporación al comercio global representan desafíos para los dirigentes de cualquier compañía que busca manejar eficientemente todas las áreas de su negocio.

Ante esta realidad, han surgido los sistemas de planificación y recursos empresariales o Enterprise Resource Planning, mejor conocidos como ERP, por sus siglas en inglés.

Estos integran todos los departamentos del negocio para brindar control e información completa y relacionan el trabajo de todos ellos para lograr equilibrio. Es decir, permiten consolidar la información estratégica, trabajar con mayor visibilidad, coordinar mejor el trabajo de todas las áreas y automatizar los procesos.

De esta manera, las compañías tienen la posibilidad de registrar y procesar toda la información en tiempo real, evitar compras innecesarias y ahorrar los gastos en software para cada área.

"Los ERP son sistemas que sirven a las empresas para hacer su back office, es decir, para que procesen, por ejemplo, la nómina, las compras y la existencia de producto. Son sistemas que optimizan los procesos de compras, fabricación y manejo de recursos humanos. Permiten que una empresa pueda mejorar y agilizar sus procesos, mantenga sus inventarios más ordenados, economice y haga más eficientes sus recursos", explicó Otto Rivera, director ejecutivo de la Cámara de Tecnologías de Información y Comunicación (Camtic).

En suelo tico

Los negocios en Costa Rica no escapan a la tendencia de utilizar un ERP. Por ejemplo, cerca de 250 compañías medianas y alrededor de 500 pequeños negocios usan actualmente SAP Business One, un sistema integral diseñado para pequeñas y medianas empresas (pymes) de menos de 1.000 empleados.

Su valor agregado es que se ajusta a las necesidades de todas las empresas de la industria, sin importar si pertenecen al sector agrícola, de servicios, de alimentos, químico, automotriz y repuestos, o de producción.

Esta herramienta, comercializada en Costa Rica por la empresa Software & Consulting Group (SCG), ha desarrollado soluciones de software para brindar una óptima visibilidad del rendimiento de los negocios y de los puntos clave de datos.

Lo anterior permite, por ejemplo, tener el escenario –en tiempo real– de las finanzas de la compañía, de los niveles de inventario, de los créditos, de los beneficios de las líneas de producción y de otros aspectos de la empresa.

Asimismo, SAP Business One puede ejecutar informes predefinidos que brindan un conocimiento sobre los indicadores de rendimiento claves que afectan la empresa. Con esta herramienta es posible que las firmas se anticipen a las necesidades de cambio y puedan tomar decisiones comerciales críticas basadas en hechos y datos clave, no en conjeturas. En fin, SAP Business One contribuye a medir el rendimiento del personal y, por lo tanto, promueve la productividad.

Como SAP Business One es alimentado por los empleados, lo ideal es que la empresa los involucre en el proceso de implementación, ellos conozcan la herramienta y se comprometan con su utilización.
Como SAP Business One es alimentado por los empleados, lo ideal es que la empresa los involucre en el proceso de implementación, ellos conozcan la herramienta y se comprometan con su utilización.

Con la implementación de esta herramienta, la Cámara de Comercio de Costa Rica logró reducir a la mitad los tiempos de elaboración de cuentas por cobrar y, además, disminuyó en 80% los plazos para hacer informes financieros.

"El área contable invertía mucho tiempo en convertir procesos tradicionales al esquema fiscal que nos rige como asociación. SAP Business One nos facilita la información tal como la necesitamos", afirmó Karol Fallas Estrada, directora administrativa de la Cámara de Comercio de Costa Rica.

Herramienta en acción

A diferencia de otros ERP que venden por separado los módulos para las áreas de ventas, contabilidad, finanzas, producción y recursos humanos, SAP Business One integra todas esas áreas.

Según explicó Rodolfo Mora, consultor de preventa de SCG, como SAP Business One posee un núcleo que trabaja con datos maestros, todos los módulos están integrados directamente a ese núcleo, lo que permite un control integral del negocio.

¿Cómo funciona? Para poder realizar todos los procesos empresariales, se requiere una base tecnológica, que puede ser una infraestructura física, como los son los servidores, o a nivel de la nube. La elección de la base tecnológica depende de las necesidades y del presupuesto de cada negocio.

En el caso de los servidores, SAP trabaja con SQL, que es un motor de base de datos, creado por Microsoft y, además, ahora cuenta con SAP on HANA, el cual es el motor de base de datos creado por la marca. Este trabaja en la memoria RAM, lo que permite acceder a los datos de manera más eficiente.

Por ejemplo, con la migración de Grupo Textos Educativos a SAP on HANA, la firma aumentó en 65% su eficiencia operativa.

Por su parte, la infraestructura tecnológica en la nube permite que el cliente acceda a la información de forma remota, por lo que este se economiza la compra de los servidores.

Tipos de licencias

SAP Business One se divide en dos licencias: la licencia profesional y las licencias limitadas.

"La profesional es la que se les otorga a los usuarios que requieren aprobar los movimientos que se realizan y estar pendientes de todo el flujo de la empresa. Esta licencia permite ingresar a todas las áreas del sistema y supervisar todo. Las licencias limitadas se otorgan según el área, por ejemplo, está la financiera (para CXC, CXP, asientos contables , conciliaciones bancarias, etc.), la CRM (para controlar todo lo del área de ventas y CRM) y la de logística (manejo de inventario y facturación)", afirmó Kimberly Herrera, coordinadora de Mercadeo de SCG.

Desde hace 15 años, SCG es una institución especializada en la comercialización de SAP Business One. Además de la implementación de esa herramienta, SCG ha desarrollado soluciones de software totalmente integradas a SAP, para brindarle funcionalidad al ERP y lograr abarcar otras áreas específicas de las empresas, como la industria automotriz (DMS One), planillas (Payroll One), servicios (Service One), punto de venta (Retail One), solución para abogados y bufetes (Law Firm One) que extienden la funcionalidad de SAP (Sistema de Aplicaciones y Productos). Para obtener más información puede ingresar a www.scgint.com.