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Problemas relacionados con inventarios, como inventarios físicos que no coinciden con los reportes, inventarios dañados o caducados, o excesos de inventarios, ocurren en todo tipo de empresas, desde los restaurantes pequeños hasta los almacenes de clase mundial. Sin embargo, este tipo de problemas pueden llegar representar importantes pérdidas monetarias para las empresas y encienden la alarma de que algo está fallando.
Identificar la raíz de estos problemas es parte del proceso de mejora. Cada empresa es un mundo, con un ecosistema diferente de factores y carencias particulares interactuando entre sí. Por ejemplo, para una farmacia el principal problema de inventarios podría ser la pérdida del inventario físico debido a un mal sistema de orden en los anaqueles, robos de los empleados o un mal manejo de registro de cuando ingresan o se venden los productos. Para un restaurante, el problema podría ser la caducidad de los inventarios porque ordenan más a los proveedores de lo que realmente se vende.
A continuación presentamos tres problemas frecuentes de inventarios que ocurren en las pequeñas y medianas empresas, y cómo arreglarlos.
‘Mejor que sobre que falte’
Por miedo a que el cliente ordene un producto y que no esté disponible, muchas empresas caen en la tentación de llenar sus anaqueles con inventario; inventario que representa mucho dinero y que puede comerse todo el capital de trabajo y disminuir las utilidades.
El inventario que está sentado en las repisas por meses sin hacer nada puede dañarse, depreciarse o hasta volverse obsoleto, conforme salen al mercado productos de mejor calidad o nuevas tecnologías.
Una de las principales causas de este problema es que las empresas desconocen realmente la demanda de sus productos. Es decir, si usted sabe que sus clientes compran 10 bicicletas al mes, en todos los meses del año, entonces podría pedir 10 bicicletas al proveedor mensualmente. Tal vez las ventas en algunos meses varían y los clientes solo compran 6 bicicletas, entonces en esos meses, específicamente, debería comprar menos.
Empiece por llevar un registro de sus compras, pero sobre todo, analice este registro. Entienda bien el comportamiento de las ventas. ¿Cuáles productos son los que más se venden? ¿Cuáles son los que menos se venden? ¿Cuándo se venden? ¿Cómo son las variaciones entre cada mes o existen productos que se venden solo en algunas temporadas? Así podrá hacer proyecciones de las ventas y anticipar cuándo deberá hacer los pedidos a sus proveedores para que no tenga mucho en bodega, sin tampoco quedarse sin los artículos que busca el cliente.
Inventarios inexactos
Si usted sabe cuánto y cuándo debe comprar, debería también mantener un registro del inventario que tiene disponible. Así, usted puede ver cuándo se le está acabando el producto de la bodega y enviarle señales que es hora de hacer un pedido. Sin embargo, si los registros no son exactos, pueden presentarle una realidad distorsionada: mientras que el reporte dice que tiene cinco libros restantes en la bodega, cuando se fija, no encuentra ninguno.
Para solucionar este problema puede implementar un sistema de conteo cíclico, donde se verifica la exactitud de los registros de inventario contando los artículos continuamente todo el año. El principio básico del sistema de control es que debe contar físicamente todas las unidades de un mismo producto en bodega o anaqueles, y comparar este número con el registrado.
Esto no significa que debe hacer un conteo de todos los productos en bodega. Puede diseñar un sistema donde aleatoriamente escoja un producto diferente cada mes, y cuente las existencias de ese producto. Si tiene problemas con un producto en específico, podría prestarle especial atención a ese.
Cuando encuentra que los registros no concuerdan con el conteo físico, debe explorar las causas de la inexactitud.
Gestionar todos los artículos igual
Puede tomar mucho tiempo y energía en seguir los detalles de todos los artículos en inventario. Además, es irreal fijar las mismas metas de ventas para todos los productos o asumir que los productos se venden todos por igual.
Es importante que identifique cuáles son sus artículos prioritarios. La técnica de Pareto recomienda enfocarse en el 20% de los productos que representan el 80% de la demanda o las utilidades. Estos productos clase “A” son los que deberá analizar con más cuidado a la hora de hacer pronósticos, pedidos y el control de inventarios. Si son productos de alta rotación, ubíquelos en un espacio donde pueda encontrarlos fácilmente.
Los productos clase “B” típicamente representan el 30% de las ventas y los productos “C” el 10% de las ventas.
