Por: Krissia Chacón.   7 agosto
Las juntas pueden ser clave para impulsar la agenda del equipo u organización. Entonces, ¿cómo asegurarse de que las reuniones de las que sea anfitrión sean productivas y no destructivas?
Las juntas pueden ser clave para impulsar la agenda del equipo u organización. Entonces, ¿cómo asegurarse de que las reuniones de las que sea anfitrión sean productivas y no destructivas?

Jeff Bezos, CEO de Amazon, prohibió el uso de Power Point en las reuniones de la compañía y en su lugar propuso los memorando, papers y ensayos como herramientas de comunicación.

“En vez de perder el tiempo escuchando a una persona mientras el resto de los asistentes están en silencio, es más eficaz destinar 30 minutos a leer un ensayo de seis páginas en donde se explique todo lo que se desea comunicar en la reunión. La estructura narrativa es más fácil de entender para los seres humanos que unas ideas generales resumidas en viñetas”, explicó el CEO a los medios de comunicación en Estados Unidos.

Esta misma práctica la implementó Netflix. Elllos encontraron que estas presentaciones son pesadas en los datos, pero ligeras en el análisis.

Las reuniones tradicionales suelen ser interminables, sin puntos de revisión y sin acuerdos, y obligan a que participantes inviertan tiempo en desplazarse.

En la nuevas industrias estas prácticas no son viables. Aquí, la agilidad, la colaboración y la innovación se citan en un espacio que no toma más de 15 minutos.

La gran apuesta de la industria es acudir a herramientas digitales para facilitar los espacios de comunicación y que no conlleven desplazamiento físico. Los dos elementos son el teletrabajo y las videoconferencias.

Especialistas consultados por EF concuerdan en que en el país primero hay que definir aspectos de fondo, como la organización de las juntas y usar métodos efectivos de comunicación para luego dar paso a la adopción de plataformas virtuales.

No más “reunionitis”

El mundo del trabajo actual es esencialmente abierto, global y conectado, factores que cambian la dinámica laboral.

Las personas ya no “van al trabajo”, sino que “trabajan” desde múltiples espacios y puntos geográficos.

Las facilidades tecnológicas permiten cada vez más que la presencia física no sea necesaria. Bajo esta modalidad de trabajo, las empresas necesitan invertir su tiempo en acciones que generen réditos y no en encuentros que muchas veces terminan en cero acuerdos.

La visión de reuniones que tienen compañías como Netflix y Amazon va orientada en alcanzar objetivos mediante acciones concretas y que en ese proceso todo el equipo se vea alimentado de información que le genere valorar a la compañía.

Por ejemplo, las comunicaciones de la junta directiva de Netflix se estructuran con un memorando digital de 30 páginas y redactado de forma narrativa.

Estos memorandos incluyen hipervínculos para respaldar el análisis, y también permiten el acceso a todos los datos e información de los sistemas internos de la compañía.

Netflix tiene tres tipos de reuniones, según explicaron David Larcker y Brian Tayan en The New York Times:

Reuniones de staff: Reuniones mensuales de los siete líderes principales.

Reuniones del equipo ejecutivo: Reuniones trimestrales de los principales 90 ejecutivos.

Revisiones empresariales trimestrales: Reuniones de dos días con los principales 500 empleados.

Los documentos trimestrales destacan el desempeño empresarial, las tendencias de la industria, desarrollos competitivos y otros temas estratégicos. Mientras que la información de alto nivel se resume en gráficos con énfasis en la discusión escrita y análisis de los problemas.

Los miembros de la junta directiva reciben el documento algunos días antes de la reunión, para revisar el material y hacer clic en análisis complementarios sobre temas que consideran interesantes.

Los directores estiman que pasan entre cuatro y seis horas preparándose en el planteamiento de preguntas dentro del propio documento digital. Estas interrogantes son contestadas por la alta gerencia antes de la reunión.

Debido a que los integrantes de la junta se preparan ampliamente para sus reuniones, estas son significativamente más eficientes, con un enfoque en la discusión más que en la presentación.

Cristina Cubero, directora de Consultoría de Deloitte, explicó que tanto Amazon como Netflix tienen en común la necesidad de la “agilidad”.

Tienen múltiples proyectos para los que requieren una alta frecuencia de comunicación, pero ante todo una fuerte efectividad en ese proceso. Su talento está en diferentes partes del mundo y necesitan coordinar de manera óptima.

Ambas firmas están interesadas en trabajar con pequeños equipos empoderados y saben que deben darles herramientas para que la comunicación sea una plataforma de velocidad.

Germán Morales, socio director de Grant Thornton, acotó que en esta nueva tendencia de juntas, el organizador está obligado a desarrollar un documento con el detalle de la información de lo que tratará la reunión con el fin de que los participantes evacúen sus dudas y el tema se pueda discutir en menor tiempo.

"Los directores externos podrían dar mucho más en las juntas si participaran más en otras reuniones a niveles gerenciales y se les otorgará información de temas trascendentes y que esto no sea solo una presentación Power Point. Esto es fácil para el que expone, pero no para el participante de la reunión ", señaló Morales.

Soluciones colaborativas

La velocidad de la industria 4.0 requiere de un alto nivel de comunicación, pero con un cambio importante: más frecuente pero más efectiva.

Aunque aún existen las salas de reunión, en la actualidad están acondicionadas con equipos audiovisuales y dentro de las mismas oficinas –que ahora son abiertas y colaborativas–, se incluyen múltiples "colmenas” de reunión para que las personas rápidamente intercambien ideas y vuelvan a su trabajo.

“El mismo término reunión se ve desplazado por colaboración, es rápido, virtual y responde a una clara prioridad por lograr el empoderamiento de equipos multifunción para lograr agilidad”, dijo Cubero.

El concepto de agilidad divide las grandes reuniones en grupos más pequeños que conversan de pie o virtualmente y cuyos encuentros no pueden durar más de 15 minutos.

Esta es una idea semejante a la regla de las dos pizzas de Jeff Bezos, quien asegura que ninguna reunión debería superar en número la cantidad de personas que podrían alimentarse con un par de pizzas.

Al hablar sobre efectividad de reuniones, muchos lo relacionan directamente con las tecnologías como videoconferencias o el mismo teletrabajo.

Efectivamente el teletrabajo y las opciones de colaboración virtuales, han permitido que las organizaciones puedan conectarse más allá del espacio físico. Se logra una agenda más flexible y la posibilidad de intercambiar ideas sin importar la ubicación geográfica.

Pero el cambio en dinámica de reuniones va más allá de tecnología, es una necesidad para que la innovación fluya con la agilidad necesaria.

Actualmente las reuniones presenciales son las más comunes dentro de las compañías, según la Encuesta de Tendencias Globales de Capital Humano 2018 de Deloitte, sin embargo, en ese mismo estudio se muestra que las organizaciones desean dar el paso a los medios virtuales.

Específicamente en Costa Rica, Deloitte afirmó que el 73% de los líderes dijo que el uso de plataformas virtuales aumentará, mientras que el 62% indicó que las reuniones cara a cara disminuirán. Este dato de nuestro país supera en 18% las estadísticas globales.

De esta forma, la balanza se inclina hacia lo virtual. Sin embargo, no habrá mayor avance si no se cambia el tema de fondo, es decir los lineamientos que contribuyan a que las juntas sean más efectivas.

No solo de diapositivas viven las reuniones, la narrativa pareciera ser una solución más efectiva.

Opciones de plataformas para realizar videoconferencias:

Zoom

Ofrece video en HD y audio de alta calidad. Permite el uso compartido de la pantalla para facilitar la colaboración, coanotación y la función de pizarra. Se pueden compartir documentos e intercambiar presentaciones en tiempo real.

Chime

Es una aplicación web para videoconferencia que permite compartir archivos, hablar por chat con el resto de participantes y compartir la pantalla. Es una herramienta enfocada en la productividad y el trabajo en equipo.

Skype Empresarial

Graba las reuniones, comparte pantalla y permite hacer anotaciones en las presentaciones para lograr una colaboración en tiempo real con hasta 250 personas. Usa pizarras, sondeos, sesiones de preguntas y respuestas, así como la mensajería instantánea.

Webex

Facilita las reuniones de video en línea inmediatas con pantalla compartida. Se puede editar y corregir documentos.

Meeting Burner

Es un servicio online que incluye la integración con Skype. Permite la grabación de archivos de audio, la transmisión en vivo de la pantalla del anfitrión y estadísticas para registrar la interacción de los usuarios presentes en la charla.