Desde el 2017 el Ministerio de Hacienda promueve el uso de comprobantes electrónicos. Las pruebas iniciaron con grandes contribuyentes y hoy, dos años más tarde, es una obligación para quienes prestan bienes y servicios dentro del territorio nacional.
Se trata de un archivo que permite la transmisión de documentos entre diferentes plataformas para hacer validaciones e interpretaciones con aplicaciones y organizaciones. En términos técnicos, se conoce como Lenguaje Extensible de Etiquetado o Extensible Markup Language (XML) por sus siglas en inglés.
De acuerdo con la legislación vigente, este comprobante se debe emitir en formato PDF para ser enviado por correo o imprimirse, en caso de que el cliente desee un comprobante físico.
Se le conoce como factura digital porque se requiere de firma digital o llave criptográfica para poder acceder a las plataformas, según Germán Morales, socio director de Grant Thornton.
Actualmente existen seis tipos de comprobantes electrónicos; estos se otorgan según la actividad comercial o si se trata de un consumidor final.
El incumplimiento de esta obligación está normado por los artículos 83, 85 y 86 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.
Los comprobantes
La Administración Tributaria fiscaliza la venta de bienes y servicios mediante los siguientes seis tipos de comprobantes:
1. La factura electrónica se utiliza para respaldar todos los ingresos de los contribuyentes por la venta de mercancías, servicios, comisiones o cualquier otro tipo de transacciones. Lo puede hacer cualquier persona física o jurídica que esté inscrita en el Registro Nacional o en el Ministerio de Hacienda y debe llevar el nombre y el número de cédula de aquel a quien se le venda el bien o servicio.
Si la factura no cuenta con esta información, el Ministerio de Hacienda no la aceptará.
2. El tiquete electrónico es el documento que se brinda en caso de que la persona –cliente final– no tenga que deducir gastos de su contabilidad, ya que no incluye el nombre ni el número de cédula. Este se usa, por ejemplo, si un turista compra un souvenir.
3. La factura electrónica de exportación es un tiquete que se utiliza cuando se venden bienes o servicios en el mercado internacional y no contempla el nombre ni el número de cédula del cliente. Es un mecanismo de control para que la Administración Tributaria pueda hacer cruce de informaciones de las empresas que venden en el exterior.
4. El comprobante de pago es particular y solo aplica para las transacciones que se realizan con los contribuyentes que están bajo el régimen simplificado, los cuales no están obligados a dar un comprobante digital –porque tributan en un sistema diferente– y brindan la tradicional factura de papel.
LEA MÁS: Ocho preguntas para comprender y aplicar bien el Régimen de Tributación Simplificada en su negocio
Si una empresa compra hojas para sus impresoras en un librería que está bajo ese régimen, después de obtener la factura de papel, la compañía que adquirió los artículos deberá generar el comprobante de compra –cuyo único fin es reemplazar la factura que el régimen simplificado no hace– para poder liquidar el gasto ante Hacienda.
El comprobante de pago o factura electrónica de compra –como también es conocido– también se usa de manera parcial para la actividad agropecuaria. Si se realizan compras entre empresarios de ese sector, se pueden generar facturas de papel. Sin embargo, si una pyme agropecuaria le vende a un comerciante de otro sector, sí debe emitir factura electrónica, según Germán Morales, socio director de Grant Thornton, quien considera que esta modalidad es compleja y debe cambiar.
5. La nota de crédito electrónica es un comprobante para modificar una o varias facturas hacia la baja. Este documento se utiliza para rebajar precios, otorgar descuentos, reducir una cantidad vendida y para la devolución de mercancías o servicios prestados.
6. La nota de débito electrónica es el comprobante para modificar una o varias facturas emitidas hacia el alza. Permite aumentar precios, reducir descuentos o incrementar la cantidad vendida de mercancías o servicios prestados.
Sanciones
Los comprobantes electrónicos son el único sistema que el Ministerio de Hacienda acepta como respaldo de las ventas y compras que realizan los contribuyentes, con excepción de las pymes que se encuentran en régimen simplificado –como las del sector agropecuario–.
Es decir, si un contribuyente acepta facturas de papel –en caso de una empresa que no esté en régimen simplificado– el documento no cumple con los requisitos que solicita Hacienda para poder hacer un gasto deducible.
Si una empresa no emite facturas, puede solicitar una prórroga a Hacienda; en caso de que se conceda, no se le pueden imponer multas. Si no fuera así, se le pueden cobrar dos salarios base por dicho incumplimiento, según Bryan Mora, gerente de impuestos y legal de Deloitte
Si el comercio, industria o lugar donde se realiza la actividad comercial reincide en no otorgar el comprobante electrónico, la Administración Tributaria puede ordenar el cierre por un plazo de cinco días naturales, según lo establece el artículo 86 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.
La otra sanción se da por no suministrar información a la Administración Tributaria –es decir, no enviar los archivos XML–, lo cual puede significar una multa mínima de tres salarios base hasta un máximo de 100 salarios base: un monto cercano a los ¢46 millones.
