Las incapacidades, permisos y licencias generan múltiples dudas en las empresas y entre las personas colaboradoras, en particular debido a los cambios introducidos por la Caja Costarricense del Seguro Social (CCSS) en mayo pasado en la lista de actividades permitidas para los trabajadores durante el periodo otorgado por alguna situación de salud o personal.
“Hay que tener todo bien claro y tomarlo en cuenta en las políticas internas”, dijo Marco Durante, socio director de BDS Asesores, durante un webinar realizado este jueves 26 de junio.
En esa política se debe indicar la obligación de comunicar y documentar las incapacidades, permisos y licencias, de homologarlas cuando las expiden médicos privados, del plazo de presentación, de cuáles permisos son con goce de salario y los requisitos.
Asimismo, se deben incluir los permisos adicionales (como el de matrimonio) y beneficios establecidos por la empresa. “Ahí se establecen las reglas del juego”, dijo Adriana Quesada, abogada de BDS Asesores.
La CCSS emitió en promedio anual 1,3 millones de incapacidades, permisos y licencias entre 2013 y 2023. La mayoría son por enfermedad.
En abril anterior, que fue el último mes registrado por la CCSS, se otorgaron casi 190.000 órdenes de incapacidad.
Incapacidades
Las empresas y personas colaboradoras deben tener claro lo siguiente:
—La persona colaboradora debe comunicar la incapacidad al patrono en 48 horas directa y personalmente o a través de un tercero (familiar o persona cercana).
—En casos de hospitalización, donde la boleta de incapacidad se emite hasta la salida y no existe capacidad material de comunicarlo, la empresa debe aceptar la orden presentada y proceder en consecuencia, por lo que no aplica despido por ausencia.
—En el expediente médico debe quedar indicada la recomendación del médico sobre lo que puede y lo que no puede hacer durante la incapacidad.
—Las incapacidades las brindan los médicos de la Caja o los asignados en la póliza correspondiente en casos de accidentes laborales.
—En caso de una incapacidad recomendada por un médico privado, la persona colaboradora debe homologarla en la CCSS, según el trámite que establece la institución, para lo cual se tiene un día.
—Las constancias de asistencias a una cita médica no son órdenes de incapacidad y solo validan las horas de la asistencia a una clínica u hospital; la empresa debe tomar en cuenta las horas razonables de transporte al trabajo; en ningún caso justifican la ausencia durante todo el día.
—En casos de incapacidades, si se paga la totalidad del salario y la persona recibe el subsidio de la CCSS, la empresa debe recuperar los dinero pagados en exceso y documentar esa recuperación.
—Durante el periodo de incapacidad no es posible ejecutar su despido, pues —siguiendo lo que establece el Código de Trabajo— se puede interpretar como discriminación laboral por una situación de salud.
—Para efectos de antigüedad y cesantía los plazos de incapacidades se deben considerar o tomar en cuenta, no así para las vacaciones pues, el Código de Trabajo establece que hay un número determinado de vacaciones correspondiente por cada 50 semanas de trabajo continuo.
—En casos de incapacidades por situaciones de partidos de fútbol o actividades que no tienen que ver con la empresa, no aplica la póliza por riesgos laborales pero sí aplica el reposo ordenado por el médico.
—Si la empresa identifica una posible situación fraudulenta en el otorgamientos de incapacidades, se debe alertar al centro de salud respectivo para que lo investigue.
Licencias y permisos
Existen varios tipos de licencias, que deben considerarse también.
—La licencia de maternidad (un mes antes y tres meses después del parto) no afecta el salario y los derechos (pensión, cuota del seguro social y otros) de la madre. En casos de partos múltiples, hay un mes adicional para la madre.
—En el sector privado, los padres biológicos tienen derecho a un mes de licencia en el sector privado y con pago completo por el patrono estatal. En el sector privado son solo ocho días (podría igualarse al público si se aprueba una propuesta en la Asamblea Legislativa), los cuales deben distribuirse en dos días por semana durante las primeras cuatro semanas posteriores al nacimiento, donde el patrono paga un subsidio del 50% y la CCSS el restante 50%.
—La Sala IV extendió el beneficio de la licencia de paternidad a las madres trabajadoras no gestantes que ejerzan la comaternidad en parejas homoparentales.
—En casos de madres que fallecen durante el parto, se establece una licencia remunerada de tres meses para el padre biológico.
—En licencias por duelo se establecen tres días hábiles en parientes en primer grado de consanguinidad o afinidad y de un día hábil en parientes de segundo y tercer grados de consanguinidad y afinidad.
—La licencia para cuido de familiar en fase terminal o de menor gravemente enfermo es de periodos de 30 días y con un subsidio de la CCSS.
—Hay permisos con goce de salarios para votar en elecciones nacionales, para asistir a diligencias judiciales, a servicios médicos del recién nacidos y de la madre o persona encargada y para el retiro del certificado de lactancia en los centros de salud. En casos de permisos para citas médicas, cada empresa establece si es con o sin goce de salario.
Obligaciones de trabajadores
—Informar de una incapacidad en el plazo máximo de 48 horas y solicitar al patrono la licencia o permiso cuando corresponda, pues el patrono no tiene por qué saber la situación de la persona colaboradora.
—Entregar al patrono el documento que respalde la incapacidad, licencia o permiso.
—Durante la incapacidad la persona trabajadora está obligada a guardar reposo durante las 24 horas y debe abstenerse de trabajar o realizar actividades recreativas (excepto las que el médico señale que son necesarias para su recuperación).
—Según el criterio del médico (basado en la evidencia), la persona colaboradora con incapacidad o licencia podrá realizar algunas actividades físicas y recreativas, las cuales deben quedar explícitas en el expediente clínico.
—En el expediente se debe indicar el tiempo y tipo de actividad que puede realizar para la recuperación.
—El patrono puede consultar y solicitar al centro de salud una certificación de las actividades que la persona incapacitada puede realizar.
—Es posible realizar viajes al exterior si el objetivo del mismo es seguir un tratamiento médico relacionado con la situación de salud que enfrenta. De la misma forma, debe quedar explícito en el expediente médico.
—La persona incapacitada puede realizar actividades básicas de la vida diaria (como la suplementación de alimentos) y asistencia a recibir servicios de salud cuando vive sola y no cuenta con apoyo familiar o de un tercero. En estos casos, dentro de la política interna, los patronos deben tener claro —y comunicarlo— qué tipo de situaciones son y cómo la persona colaboradora lo prueba.
“La regla es que durante la incapacidad no puede realizar actividades que pongan en riesgo su recuperación”, reiteró Durante. “El colaborador debe demostrar que está en una de esas situaciones”.
—En casos de licencias de maternidad, la madre no puede realizar labores remuneradas o que desvirtúen el fin de la licencia, explicó Adriana Quesada, abogada de BDS Asesores. Incluso podría participar en actividades o eventos de la empresa.
—En casos de permisos de lactancia es para las horas respectivas para ese fin, pero no hay normas que impidan que trabaje horas extras; sin embargo, el Ministerio de Trabajo tiene la posición de que no puede realizar labores extraordinarias. En cualquier caso, se debe considerar la salud de la madre y la persona menor.
—La persona incapacitada puede asistir a audiencias judiciales o investigaciones en procesos laborales en los Tribunales, en la medida que lo permita el criterio médico y quede explícito en el expediente. En casos de comparecencias en la empresa, el patrono no debería contactarlo ni citar a la persona incapacitada.
—La persona incapacitada puede asistir a valoración de salud ocupacional del patrono, con miras al establecimiento de readecuaciones o reubicaciones de las funciones y labores.
—En casos de licencias para cuido para personas en fase terminal o cuido de menores de edad no se podrán realizar actividades remuneradas o académicas dentro y fuera del país. Sin embargo, se podría recomendar actividades recreativas (y los momentos en los cuales se pueden realizar) para salud física y mental de las personas cuidadoras. Esto debe ser consensuado con el profesional médico y quedar consignado en el expediente.
—Si hay un incumplimiento de las obligaciones durante las incapacidades, licencias y permisos se debe tener un debido proceso definido por la empresa de investigación y sanción cumpliendo los principios de inocencia, de derecho de defensa y de proporcionalidad (según la gravedad de la falta será la sanción).
—El patrono puede documentar y probar —incluso con fotografías o videos de redes sociales— que la persona colaboradora incumple, siempre que los mismos fueron tomados de forma legal, ya sea porque el patrono está en la misma red o un tercero lo aporta y lo legitima.
