¿Cómo se firma digitalmente un documento? Siga este paso a paso del proceso para suscribir un PDF

Incluso, información suministrada por la autoridad monetaria detalla que la firma digital permite demostrar que una persona, oficialmente identificada, es la autora o responsable de un documento electrónico y que el contenido de dicho documento no ha sufrido ninguna alteración.

Además, esta herramienta puede ser utilizada para muchos fines, entre los cuales también se encuentra la autenticación en sitios web, como por ejemplo páginas web de entidades bancarias.

De momento, los usuarios solo pueden usar la firma digital en la computadora. Sin embargo, el pasado 3 de mayo, el Banco Nacional de Costa Rica (BNCR) y el Banco Central de Costa Rica presentaron un plan piloto que permitirá a los usuarios de la aplicación BN Móvil realizar transacciones utilizando la firma digital desde los celulares.

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En el anuncio de esta iniciativa, Jaime Murillo, subgerente general de operaciones del Banco Nacional, había indicado que el plan piloto empezaba en mayo con “algunos empleados” de la entidad bancaria y del Banco Central, y que a partir de junio, la firma digital para utilizarla en móviles estaría disponible para los clientes del BNCR que ya poseen firma digital o para “aquellos que puedan ir a contratar el servicio directamente en alguno de nuestros sitios”.

Empero, según comentó a EF el subgerente general de operaciones del Banco Nacional, este viernes 5 de agosto, “para los dispositivos móviles el Banco Central está terminando de afinar unos detalles técnicos, razón por la que aún no está disponible para los clientes. Caso contrario sucede en Banca en Línea, en donde sí estamos ya en producción”.

Por su parte, de acuerdo con el reporte de emisión de firma digital en personas físicas, disponible en el sitio web del Central, en 2021 se emitieron 94.082 certificados de firma digital en Costa Rica. En 2022 la cantidad registrada, hasta las 12:51 p. m. del 6 de agosto, era 57.831.

A continuación, EF explica el paso a paso para suscribir un documento electrónico con la firma digital.

¿Cómo se firma digitalmente un documento?

Copiado!

De acuerdo con Vanessa Rivera, supervisora de punto país del Banco de Costa Rica (BCR), el paso inicial para firmar digitalmente un documento es descargar e instalar los “instaladores”, así se tendrán los “componentes de firma digital en la computadora para que después pueda firmar y le reconozca la firma digital”.

Los instaladores requeridos para el uso de la firma digital se pueden descargar en el sitio web del Centro de Soporte Firma Digital. Allí, se elige el instalador deseado, pues depende del sistema operativo que tenga la computadora de la persona.

Además, los pasos de cómo se firma digitalmente un documento varían dependiendo del formato de este. Aunque, según Rivera lo más usual es que las personas firmen documentos en PDF, “para que no permitan la modificación, como un Word”.

Con ayuda de la supervisora de punto país del BCR y de dos videos explicativos disponibles en la página web Mi firma digital –un sitio que, de acuerdo con Rivera, administra el Ministerio de Ciencia, Innovación, Tecnología y Telecomunicaciones (Micitt), como ente rector en la materia–, EF explica cómo se firma digitalmente un documento dependiendo del formato: PDF y Word.

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Firmar digitalmente un documento en formato PDF

1. Conecte el lector de firma digital a su computadora e ingrese la tarjeta de firma digital en el lector.

2. Abra en su computadora el documento en PDF que quiere firmar.

3. Ingrese a la pestaña “herramientas” (en la parte superior de la pantalla).

4. Seleccione abrir donde dice “certificados”.

5. Dele clic a “firmar digitalmente”.

6. Lea la información que aparece en la ventana emergente y dele clic al botón de aceptar.

7. Haga clic derecho, manténgalo presionado y arrastre el mouse para dibujar un rectángulo (del tamaño que desee) donde quiere que aparezca su firma.

8. Cuando le aparezca el recuadro que dice “firmar con un ID digital”, seleccione el ID digital que desea utilizar para la firma y dele continuar.

“Si no aparece nada (cuando se abre ese recuadro), no está firmando digitalmente. O sea, o hay un problema con el certificado, la tarjetita o no lo conectó bien. Siempre, siempre tiene que aparecer la referencia con el nombre (completo) de uno y que exactamente diga que está emitido por un ‘CA SINPE para persona física’”, explicó Rivera.

9. Verifique que junto con su nombre aparezca la palabra “firma” entre paréntesis.

10. Presione el botón de firmar.

11. Guarde el documento firmado. La recomendación es que guarde el documento con un nombre distinto al original. Por ejemplo: “Nombre del documento original - firmado”.

12. Cuando el recuadro de seguridad le solicite sus credenciales, dele aceptar y digite el PIN de su firma digital.

“Hasta ahí ya está firmado exactamente. Cuando ya se estampa, por decirlo de alguna forma, la firma en el documento es porque ahí ya está firmado digitalmente”, dijo la supervisora de punto país del Banco de Costa Rica.

Por su parte, en caso de que no se acuerde del PIN y necesite solicitar uno nuevo, debe acudir (con la tarjeta de firma digital y la cédula vigente y en buen estado) a una de las “oficinas de registro”, puede ser a la que asistió cuando sacó, por primera vez, la firma digital o a otra.

“Por ejemplo, usted pudo haber sacado su firma digital en el Banco de Costa Rica, se le olvidó el PIN pero por cercanía o por momento, usted tiene cerca la sucursal de cualquier emisor autorizado y, como también tienen firma digital, usted puede ir a solicitar un nuevo PIN (...) porque todos estamos conectados al Banco Central. Entonces eso permite que entre las mismas instituciones podamos hacer las gestiones”, detalló la funcionaria del BCR.

Eso sí, el trámite de cambio de PIN tiene un costo, el cual depende de cada entidad financiera. Incluso, puede variar dependiendo de si se es cliente de esa institución o “público general”.

Los precios de los productos (incluido cambio de PIN) que ofrecen las oficinas de registro autorizadas puede observarlos en el apartado Emisores y costos disponible en la página web del Banco Central de Costa Rica.

Firmar digitalmente un documento en formato Word

1. Conecte el lector de firma digital a su computadora e introduzca la tarjeta de firma digital en el lector.

2. Abra el documento en Word que quiere firmar.

3. Ingrese a la pestaña “archivo” (en la parte superior de la pantalla).

4. Seleccione la opción llamada “información” (la cual está en la columna izquierda).

5. En el menú de información, seleccione “proteger documento” y de las opciones que se le despliegan escoja la que dice “agregar una firma digital”.

6. Se abrirá una ventana en la cual tendrá que seleccionar el tipo de compromiso: ninguno, aprobó este documento, etc.; escribir la razón para firmar el documento; y verificar que está firmando con el certificado digital correcto, para lo cual debe corroborar que a la par de su nombre completo aparece la palabra “firma” entre paréntesis.

7. Una vez verificados estos datos, presione el botón de firmar.

8. Cuando el recuadro de seguridad le solicite sus credenciales, presione aceptar y digite el PIN de su firma digital.

9. Se desplegará una ventana indicando que su firma se agregó de forma correcta y solo debe hacer clic en “aceptar”. En caso de modificar el documento nuevamente, la firma dejará de ser válida. Una edición luego de que se introdujo el código de seguridad hace que automáticamente el documento pierda o se borre la firma, expuso Rivera.

10. Para verificar que el documento ha sido firmado correctamente, dele clic en “ver firmas” (aparece cuando despliega el apartado de “información”). En el lado derecho de la pantalla podrá ver el panel de firmas; allí saldrán las firmas que tiene el documento.

“No queda estampada la firma como queda en PDF, que se ve, sino que es arriba (de la pantalla) donde dice ‘este documento contiene firmas’, cuando uno lo abre”, detalló la supervisora de punto país del Banco de Costa Rica.

11. Guarde el documento firmado.

Según se verificó con Rivera, estos son los mismos pasos que puede seguir para firmar un documento de Excel.

La experiencia de dos usuarios

Fabiola Ruiz, usuaria de firma digital, comentó a EF que desde hace más de tres años ella utiliza esta herramienta tecnológica para firmar documentos como los que le envían los bancos, contratos o documentación para la escuela de su hija.

“Todo depende del tipo de documento que le manden a uno. Usualmente cuando son contratos y es un documento Word, yo trato de convertirlo a PDF y a partir de ahí queda uno con la firma digital porque te da la opción de guardarlo y que quede por decirlo así ‘certificado’, porque cuando ya uno tiene un PDF, como parte de las herramientas de PDF, uno busca la parte que dice ‘certificado’ y ahí uno utiliza la firma digital (...) uno nada más desplaza el cursor en el espacio donde quiere firmar y pone la clave numérica que tiene cada una de las firmas digitales. Entonces con eso uno queda tranquilo de que el documento queda certificado y que si es modificado de alguna forma, ya la firma no sería válida”, explicó la usuaria.

Pese a que Ruiz utiliza la herramienta para la firma de documentos, comentó que sí tiene la opción de ingresar a plataformas bancarias. Entonces, en vez de digitar la clave, como se hace normalmente, se pone la firma digital para autorizar el ingreso.

La usuaria consideró que la firma digital también es “un éxito” cuando ella tiene que salir del país, pues le permite hacer trámites que de otra forma hubiesen tenido que ser preseciales.

Por su parte, Pablo Fonseca, otro usuario de firma digital, indicó a EF que actualmente usa este instrumento, sobre todo, para firmar documentos relacionados con consultorías que realiza y con cursos que imparte en universidades: actas de notas que entregan a final de cada curso.

Él firma los documentos en PDF, pero explicó que también se pueden firmar documentos de Word y hojas de cálculo de Excel, sin embargo en la medida de lo posible prefiere pasarlo al primer formato en mención.

Asimismo, utiliza la firma digital para ingresar a plataformas bancarias, especialmente a la de BAC San José.

Según relató Fonseca, la primera vez que sacó la firma digital fue con el BCCR y fue en la última administración del expresidente Óscar Arias, recuerda; pero no la utilizaba mucho porque “no existían suficientes servicios en ese momento”.

“Precisamente, me volví a interesar en el tema cuando con la pandemia todos nos fuimos para la casa a hacer teletrabajo o cosas similares (...) entonces retomé el tema hace como unos tres años”, agregó.

(La firma digital) me ahorra mucho tiempo, me ahorra traslados, gasolina, entonces a final de cuentas es un buen negocio.

—  Pablo Fonseca, usuario de firma digital