Cesar la emisión de facturas no es el único factor que un contribuyente debe valorar al momento de plantearse la desinscripción ante el Ministerio de Hacienda. Por el contrario, es necesario tomar en cuenta otros aspectos que, de ser omitidos, pueden derivar en multas de hasta ₡1,3 millones.
Si bien este trámite puede tomar apenas unos minutos cuando todo se encuentra en regla, tiene el potencial de convertirse en un dolor de cabeza sumamente costoso frente a cualquier omisión o saldo pendiente.
Debido a la reciente migración tecnológica ejecutada por Hacienda, el trámite de desinscripción ya no se realiza a través del tradicional sistema ATV, sino que ahora es 100% digital y se gestiona mediante la Oficina Virtual (OVI) de la plataforma Tribu-CR.
En esencia, el procedimiento exige completar una declaración digital en el Registro Único Tributario. Para ello, el contribuyente debe seguir una ruta específica:
Al respecto, cabe destacar que la salida del sistema puede originarse por diversas razones.
Entre las principales figuran el cese definitivo de actividades lucrativas, el fallecimiento del contribuyente, la liquidación de una persona jurídica o bien, la fusión y transformación de la entidad.
El laberinto jurídico de las sociedades inactivas
Ahora bien, cuando se trata de personas jurídicas, el panorama adquiere mayor complejidad. A raíz de los cambios normativos recientes, una sociedad que deja de operar no desaparece automáticamente del radar tributario; por el contrario, pasa a ser considerada una “sociedad inactiva”.
Esta reclasificación implica que la entidad mantendrá obligaciones ineludibles, tales como:
- Presentar la declaración informativa de sociedades inactivas
- Cancelar el Impuesto a las Personas Jurídicas
- Cumplir con el Registro de Transparencia y Beneficiarios Finales (RTBF).
En consecuencia, solo cuando la empresa complete su proceso formal de disolución y liquidación ante el Registro Nacional podrá quedar efectivamente desinscrita para efectos fiscales.
Sobre este punto, Dilana Barrientos, gerente senior de Impuestos y Legal de Grant Thornton, amplió el contexto:
“Previendo el mal funcionamiento que hemos tenido en algunos casos con la plataforma Tribu-CR, lo recomendable es presentar, una vez disuelta y liquidada la sociedad, una Declaración Jurada de Modificación en el Registro Único Tributario por medio de Tribu-CR, para notificarle a Tributación el fin de las actividades económicas de la sociedad”.
Asimismo, la especialista advirtió que, si esta declaración se presenta antes de que el proceso de disolución quede en firme, el sistema suele inscribir a la sociedad nuevamente como inactiva. Por lo tanto, el escenario ideal es realizar el proceso únicamente cuando la liquidación esté formalizada.
El fantasma de las deudas latentes
Un error recurrente radica en el abandono táctico: muchos contribuyentes evitan desinscribirse bajo la premisa de que podrían retomar la facturación en el futuro.
Sin embargo, años más tarde descubren una acumulación de declaraciones omitidas, multas automáticas e intereses.
Es vital comprender que la desinscripción no extingue las deudas previas ni blinda al usuario contra fiscalizaciones durante el plazo legal de prescripción.
Raymundo Volio, abogado experto en impuestos de Actualidad Tributaria, enfatizó las consecuencias de esta práctica:
“Los riesgos incluyen el cobro de intereses moratorios, procesos de cobro judicial y, en el caso de sociedades, la responsabilidad solidaria de los representantes legales”.
Aunado a esto, Hacienda ostenta la potestad de ejecutar revisiones ex post y anular de oficio cualquier desinscripción si detecta que se aportaron datos falsos o que el contribuyente continuó operando.
Por su parte, Carlos Morales, socio de Grupo Camacho, aclaró la dinámica de los cobros en caso de cierres anómalos:
“En principio, Tributación no permite desinscribirse si se tienen deudas pendientes, pero, en el supuesto de que suceda, se corre el riesgo de que Hacienda se las cobre. Las autoridades tributarias tienen cuatro años que le da la Ley para realizar procesos de revisión sobre sus pagos de impuestos o cobrar las deudas que considere pertinentes”.
Paralelamente, existe la figura de la “baja temporal”. Luis Javier Porras, presidente de la Comisión de Asuntos Tributarios del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, explicó que si un contribuyente omite presentar las declaraciones de autoliquidación (mensuales, trimestrales, anuales u otras) durante tres o más períodos fiscales consecutivos para un mismo impuesto, la Administración lo inhabilitará tras una notificación previa.
Esta baja temporal bloquea la capacidad de facturar y, de forma crítica, impide presentar declaraciones de modificación o desinscripción en Tribu-CR. Para revertir el estancamiento, el usuario debe gestionar una solicitud ante la Administración Tributaria para reactivar el sistema, presentar lo adeudado y, finalmente, tramitar su salida.
En este sentido, la exigencia es absoluta: el sistema valida automáticamente y requiere todas las declaraciones pendientes hasta la fecha de cese, incluyendo IVA, Renta, retenciones, informativas y declaraciones finales. Incluso aquellas de períodos sin operaciones (en cero) son de acatamiento obligatorio para no bloquear el trámite.
La factura de la omisión: el costo del incumplimiento
Finalmente, ignorar la rigurosidad de este proceso conlleva sanciones severas. A continuación, se detallan las multas a las que se expone un contribuyente por no realizar el trámite correctamente:
Como atenuante, la normativa contempla reducciones posibles de hasta un 80% sobre el monto de la sanción, siempre y cuando la persona subsane su situación de manera voluntaria, autoliquide la multa y efectúe el pago al momento de presentar la información faltante.
