EscucharEn Costa Rica, el correo electrónico dejó de ser un simple dato de contacto y pasó a ser la “casa oficial” de las sociedades mercantiles ante el Estado y los tribunales. Eso es, en esencia, lo que establece la Ley 10.597: entenderlo es clave para cualquier empresa, porque de ese buzón virtual dependen juicios, multas y la posibilidad misma de defenderse.
Según la normativa, las sociedades mercantiles (anónimas, de responsabilidad limitada, en nombre colectivo y en comandita simple) deben inscribir ante el Registro Nacional un correo electrónico que se convierte en medio oficial de notificación. Esto significa que, además del domicilio físico, la ley reconoce la dirección electrónica como un domicilio legal válido para recibir comunicaciones administrativas y judiciales.
Para evitar confusiones sobre plazos, es clave ordenar la cronología de esta obligación.
La exigencia de contar con un correo electrónico inscrito como medio oficial de notificación empezó a regir el 4 de junio de 2025, fecha a partir de la cual todas las sociedades constituidas desde entonces deben incorporar ese dato en el momento mismo de su inscripción. Las sociedades preexistentes tenían inicialmente plazo hasta el 4 de junio de 2026 para cumplir con el requisito; ese límite se amplió primero de forma administrativa hasta el 4 de setiembre de 2026 y, con la reforma legal más reciente que hace gratuito y digital el trámite, se extendió nuevamente hasta el 1.º de diciembre de 2026.
En la práctica, cualquier sociedad ya inscrita antes de junio de 2025 debe haber registrado su correo a más tardar en esa nueva fecha, mientras que las que se constituyan de ahora en adelante deben hacerlo desde el inicio de su vida jurídica.
Para facilidad de los usuarios, el Registro permite direcciones de correos que incluyan números, símbolos o abreviaturas, siempre y cuando funcionen correctamente.
“Esta norma habilita que las sociedades sean notificadas a través de un correo inscrito ante el Registro Nacional, pero no crea un procedimiento especial para hacerlo, por lo que se rige por las reglas generales de la Ley de Notificaciones Judiciales (Ley 8687). El correo se incorpora como un canal más dentro de un sistema que ya existía”, indicó Alejandro Muñoz, gerente senior de la firma EY Law.
El giro del Congreso: trámite gratuito y nueva fecha límite
Aunque inicialmente el Registro de Personas Jurídicas había fijado el 4 de junio de 2026 como el último día para cumplir con este requisito bajo la advertencia de frenar trámites como venta de bienes o cambios de junta directiva, el bajo nivel de cumplimiento obligó a un cambio. Para evitar la parálisis de casi 300.000 empresas que siguen pendientes del trámite (solo poco más de 80.000 lo habían cumplido), los diputados de la Asamblea Legislativa aprobaron por unanimidad un nuevo proyecto de ley que modifica las reglas.
Esta reforma legal elimina por completo la necesidad de escrituras públicas, protocolizaciones de actas y la obligatoriedad de contratar un notario, un proceso que le venía costando a los empresarios entre ¢60.000 y ¢112.000 por sociedad. Con el nuevo texto aprobado, que pasa a manos del Poder Ejecutivo para la respectiva firma de la presidenta Laura Fernández, registrar el correo será un trámite 100% gratuito que se resolverá mediante una declaración jurada digital del representante legal.
Más allá del alivio económico que representa la gratuidad del trámite, la implementación de esta plataforma digital plantea un reto operativo inmediato para los departamentos contables y legales. La inmediatez de la notificación electrónica elimina los antiguos márgenes de tiempo que otorgaba la notificación física, donde el retraso en localizar al representante legal en su oficina daba valiosos días de ventaja para preparar una defensa o recopilar documentos solicitados por la Administración Tributaria.
En la actualidad, el tiempo empieza a correr desde el instante preciso en que se remite el mensaje; por ello, un correo que termine en la carpeta de spam o sea ignorado puede provocar que entidades como la Caja Costarricense de Seguro Social o el Ministerio de Hacienda emitan resoluciones definitivas. Dentro de la esfera tributaria, omitir la respuesta a una solicitud de información por falta de vigilancia en el buzón legal podría resultar en sanciones económicas automáticas basadas en las ganancias de la empresa o, en situaciones más graves, en estimaciones de impuestos de oficio que privan a la organización de su oportunidad inicial para impugnar.
Riesgos de seguridad y contrapesos
La capacidad del representante legal para inscribir o sustituir la dirección electrónica en cuestión de minutos, empleando únicamente su firma digital, ha activado las alarmas en el ámbito del gobierno corporativo. El control del correo oficial equivale al control de la información crítica de la organización; por tanto, si este se modificara de manera oculta, existiría el riesgo de que se silenciaran notificaciones de demandas o se retuvieran procesos de cobro judicial sin el conocimiento de los socios.
Para evitar estos abusos, la ley incluyó varios contrapesos: el representante responde con sus propios bienes por una gestión negligente y enfrenta consecuencias penales por falsedad ideológica. Además, el sistema enviará un aviso inmediato a los contactos de todos los socios registrados cada vez que se modifique la dirección, manteniendo una bitácora digital imposible de borrar. Las empresas también podrán decidir en sus estatutos que el correo solo se cambie por acuerdo de la asamblea de socios, limitando el poder individual del representante.
Para no sufrir pérdidas de plazos, los especialistas sugieren cuatro acciones prácticas inmediatas: crear un correo exclusivo para notificaciones del Estado, nombrar a una persona de confianza para que revise esa bandeja de entrada todos los días sin falta, configurar alertas automáticas hacia los asesores legales de la empresa y verificar constantemente que la cuenta permanezca activa. En un entorno comercial que se digitaliza con rapidez, la disciplina de revisar el correo es la única garantía para proteger el negocio.
El hecho de que el trámite sea ahora gratuito y digital elimina las barreras económicas, pero no exime a los negocios del riesgo que implica un descuido en la bandeja de entrada. A partir de ahora, la vigencia y la capacidad de respuesta de cualquier sociedad mercantil en Costa Rica dependen de su disciplina interna para monitorear y proteger este nuevo domicilio legal.
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