Negocios

Empresas de Zona Franca enfrentarán una barrera para el teletrabajo después de la pandemia

Rige un permiso temporal para la salida de equipo de cómputo y mobiliario de las instalaciones autorizadas con el fin de facilitar el trabajo desde la casa

Para que las empresas de Zona Franca puedan trasladar sus activos fijos a las casas de sus colaboradores —aún después de que pase la pandemia— deberán tomar la decisión de renunciar a los beneficios fiscales que les otorga el régimen o esperar la aprobación de una reforma a la normativa.

Desde antes de la llegada de la pandemia y el auge del teletrabajo a Costa Rica, el reglamento a la Ley de Régimen de Zonas Francas (34739-COMEX-H), establecía en su artículo 104 la posibilidad de que las empresas trasladaran sus computadoras portátiles fuera del perímetro de zona franca.

Sin embargo, cualquier otro mobiliario (sillas, equipo de cómputo, escritorios) —si se compró exento de impuestos— estrictamente debía permanecer dentro del área autorizada, así lo explicó Jossue Gutiérrez, gerente de Impuesto y Servicios Legales de Deloitte.

Pero, con el impulso a trabajar desde la casa para minimizar el impacto de la COVID-19 en el país, el 19 de marzo de 2020, el Servicio Nacional de Aduanas emitió una circular (DGA-006-2020) en la cual autorizaba a estas compañías, la salida de equipo de cómputo y mobiliario de las instalaciones habilitadas.

La medida tuvo el objetivo de facilitar más elementos que garantizaran las condiciones mínimas de salud ocupacional para aquellas personas que trabajaran a distancia.

Como regla, la compañía debía notificar a Aduanas y a la Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica (Procomer) todos los equipos que salieran del área autorizada y quién quedaría como responsable de estos activos. Esta práctica ya se seguía con las computadoras portátiles (art.104).

“Se considera prudente y oportuno y mientras se mantenga vigente el Decreto de Emergencia Nacional, autorizar a las empresas del Régimen de Zona Franca, el trasladar el equipo de cómputo y mobiliario necesario e indispensable, para que los empleados puedan ejecutar las funciones autorizadas al amparo del régimen en la modalidad de teletrabajo y continúen con las labores; esto incluye aquellos equipos que garanticen las condiciones básicas de salud ocupacional”, expresó la institución en la circular.

“Para lo anterior, la empresa de Zona Franca, levantará un inventario con número, descripción y características principales de cada bien que sale del área habilitada y le informará a la aduana de control a fin de que lleve el registro de ingresos y salidas correspondiente”, se lee en el documento.

Actualmente, este permiso solo rige mientras el país se encuentre en estado de emergencia nacional.

Eventualmente, si la pandemia acaba, todos los equipos tendrán que regresar a las oficinas de manera obligatoria.

Pero, dado que muchas empresas se dieron cuenta que el teletrabajo les funciona en su modelo de negocio y han obtenido resultados positivos con esta práctica, es muy probable que esta tendencia permanezca aún después de que pase la crisis sanitaria.

“Es probable que la práctica continúe aún después de la pandemia, pero para ello se requerirá de una autorización adicional a esta medida que es temporal”, señaló Alejandro Trejos, socio de BDS Asesores.

En esto concuerda, Jaime Morales, gerente de Comercio Exterior de Grant Thornton, quien también resalta que la implementación de nuevas tecnologías y esquemas de trabajo implicará un reforzamiento del control de los activos al estar fuera de la oficina de zona franca, como comúnmente se manejaba.

“No solo es el hecho de que se flexibilicen ciertas condiciones, sino que esto implica un desafío para las empresas de llevar un mejor control del activo que está saliendo y de ver si realmente le están dando el tratamiento y uso adecuado”, dijo Morales.

Soluciones

Gutiérrez de Deloitte, explicó que existen dos maneras en que las empresas pueden garantizar la continuidad del teletrabajo en su negocio y la posibilidad de tener sus activos fijos en diferentes lugares:

1. No gozar de los beneficios fiscales que otorga el régimen: para no tener que notificar cada una de las salidas de equipos, muchas empresas comprarían los activos pagando los impuestos correspondientes.

Es decir, como no utilizarían los beneficios fiscales del régimen, como cualquier otra empresa tradicional no tendrían que someterse a ningún procedimiento especial.

2. Impulsar una reforma para modificar el artículo 104 del reglamento de zonas francas: el proyecto incorporaría al artículo otro equipo mobiliario y de cómputo que se requiere para realizar teletrabajo, por lo que ya no serían solo las computadoras y se convertiría en una medida permanente.

Si ese plan se aprueba y se implementa, las empresas podrían adquirir los equipos exentos de impuestos y sacarlos sin necesidad de notificarlos a la aduana de control.

“Mientras el proyecto no esté aprobado, y en caso de que se supere la pandemia, la única forma de sacar activos (que no sean laptops), sería comprándolos pagando los impuestos, es decir sin hacer uso del beneficio del Régimen de Zonas Francas en esas compras”, explicó el gerente de Impuesto y Servicios Legales de Deloitte.

¿Cómo ejercer seguridad y control de los activos?

En el caso de las empresas que se encuentran dentro del Régimen de Zona Franca, es clave mantener un inventario para asegurar sus activos. No obstante, también lo es para cualquier empresa que haya implementado la salida de equipo para sus empleados.

Este debe contener el número, descripción y características principales de cada bien; datos del colaborador que los tiene asignados; y lugar específico donde se autoriza su traslado para teletrabajo.

Asimismo, de manera obligatoria deben informar a las autoridades aduaneras sobre el inventario, con el fin de reportar y mantener el control del ingreso y salida de activos.

“Es clave que los trabajadores firmen un acuerdo de entrega de activos, incluidos, eventualmente, los vehículos de la compañía, donde se detallen las obligaciones y condiciones de uso definidas por parte de la compañía para cada uno de los bienes”, expresó Laura Navarrete, gerente senior del área de Derecho Laboral de EY Law.

Ahora, no solo las empresas de zona franca tienen que garantizar la seguridad de su equipo o mobiliario cuando salen del espacio físico habitual. También, existe una mayoría de compañías del régimen tradicional que tienen sus activos en diferentes partes del país.

Fernando Gamboa, asesor ejecutivo de Eulen Seguridad explicó que lo primero que deben hacer las compañías es valorar una estrategia de análisis y riesgos de sus activos.

Asimismo, el establecer cartas de compromiso con los colaboradores; mantener los activos asegurados; contar con una red virtual privada (VPN, por sus siglas en inglés) para controlar la actividad de los empleados, van a minimizar el riesgo al que se pueda exponer el equipo.

Además, en el caso, de que un trabajador tenga bajo su responsabilidad el vehículo de la empresa, se debe instalar sistema de monitoreo por GPS para asegurarse que el automóvil esté en funcionamiento las horas que corresponden y en los sectores asignados.

Por otra parte, Guillermo Smith, presidente del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, mencionó que actualmente existe una modalidad de arrendamiento, donde los proveedores le ofrecen el servicio de alquiler del equipo de oficina a las empresas.

“Esta modalidad ofrece prácticamente el soporte auxiliar para que la empresa contratante se desligue. Tienen la facilidad de llevar hasta la puerta de la casa del empleado todo el menaje necesario para habilitar una oficina que pueda brindar seguridad para el desempeño apropiado, lo que conlleva la silla, el escritorio, computadora, teléfono, entre otros”, dijo Smith.

Inclusive los proveedores, pueden tener la obligación de reemplazar el equipo si se daña, o si se termina el contrato, de retirarlo de la casa de los colaboradores.

Sin embargo, la compañía debe tener control para poder determinar si el servicio brindado por el proveedor se cumple.

Recomendaciones
1. Política definida y divulgada.
2. Procedimientos de entrega, mantenimiento y retiro.
3. Arqueos o inventarios.
4. Reforzar sistema de control interno y revalidación por parte de la auditoría interna.
5. Contrato de alcance, uso y mantenimiento del manejo del activo por parte del colaborador (debe ser
firmado como entendido y sus fines) sobre todo en el tema de Tecnologías de Información, en relación
con el uso de las herramientas tecnológicas para asuntos propios de la empresa, que minimice el riesgo
de una posible exposición de temas de clientes.
6. Manual de uso de los activos, y contrato de uso firmado por el colaborador.
7. Póliza de seguro de activo y sobre posibles contingencias con los clientes.
Fuente: Guillermo Smith, presidente del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica.
Nicole Pérez

Nicole Pérez

Periodista de El Financiero y excolaboradora del proyecto #NoComaCuento de La Nación.