Guía para diagnosticar si su lugar de trabajo es seguro y está listo para la reapertura

¿Cuánto se deben transformar los lugares de trabajo tras el confinamiento por coronavirus en Costa Rica? Los cambios llegarán, pero las herramientas para aplicarlos deberán adaptarse a las necesidades específicas más que a las tendencias.

Es cierto que el objetivo común debe ser evitar los contagios por COVID-19 que pudieran relacionarse con la operación de oficinas, empresas y similares, pero a esa meta se puede llegar por múltiples caminos, algunos muy costosos, como transformar por completo las instalaciones actuales, y otros menos onerosos, como la adopción del teletrabajo permanente, pero que requieren acciones estratégicas en seguridad, cultura y otros puntos claves.

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El mapa hacia la respuesta correcta parece estar en plantearse preguntas correctas y así diagnosticar las necesidades y, también, las posibilidades reales de cada negocio o empresa. (Vea: Retos)

Un estudio de la firma Gensler, aplicado en Estados Unidos, encontró que hasta el 70% de la gente quiere volver a la oficina durante al menos tres días de la semana, pero siempre que se apliquen “cambios críticos”.

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¿En qué quieren modificaciones? De entrada, en la posibilidad de mantener la distancia segura de 1,8 metros durante toda su jornada laboral mientras se mantiene el contacto directo con sus compañeros de trabajo y la “comunidad” de la oficina. (Vea: En busca de contacto)

Especialistas en industria inmobiliaria, arquitectura y estrategia consultados por EF aseguraron que el mercado nacional ofrece opciones para implementar esos cambios.

Cuestionario base

En el regreso a los centros de trabajo, lo que se busca es seguridad para el personal y todas las personas que tengan acceso a las instalaciones.

Gadiel Sánchez, director de Property y Facility Management de la firma inmobiliaria NKF, afirmó que antes de tomar una decisión, se debe tener claridad sobre qué se quiere obtener específicamente, para hacer las inversiones en forma adecuada.

“Los planes se deben desarrollar para obtener cambios físicos y de comportamiento: hay que recordar que la gente ha venido usando las instalaciones de una forma probablemente durante años y ahora deben cambiar su comportamiento. Eso se debe abordar desde la cultura de la empresa y como parte de las modificaciones”, explicó Sánchez.

La división de Estados Unidos de NKF desarrolló una herramienta de autoexamen que parte de cuatro preguntas base:

• ¿Cómo cambiará el acceso al edificio para empleados, visitantes y proveedores?
• ¿Es necesario usar máscaras y equipo de protección al ingresar al lugar de trabajo?
• ¿Cómo se limpiarán y mantendrán los espacios compartidos, como vestíbulos, ascensores, salas de conferencias, baños y áreas de descanso?
• ¿El personal de limpieza está debidamente capacitado en protocolos de seguridad y métodos de limpieza para ayudar a prevenir una mayor propagación del virus?

Es posible que las respuestas varíen entre departamentos y funciones, así que el análisis debe ser completo e incluir tomadores de decisiones de alto nivel.

Fabiola Suárez, arquitecta y directora de la firma Dual Arquitectura y Construcción, aseguró que las cinco áreas más sensibles de todos los lugares de trabajo son:

• Recepción o lobby.
• Cafetería.
• Áreas de colaboración e impresión.
• Puestos de trabajo.
• Sistemas de ventilación.

Para cada caso, se debe resolver cómo se proporcionarán superficies de fácil limpieza, prácticas, métodos o tecnologías que faciliten una experiencia sin contacto, el distanciamiento que piden las autoridades y espacios de comunicación estratégica de marca, o branding, que permitan entregar el mensaje de seguridad mientras colaboran a los objetivos de negocio y la cultura de la empresa, o la relación con sus públicos.

Por ejemplo, algunas recomendaciones básicas de Suárez para la recepción de un edificio son:

• Puertas automáticas para evitar contacto.
• Alfombras de hule con desinfectante para los zapatos.
• Dispensadores de alcohol en gel en las entradas.
• Sistemas de escaneo y digitalización de acceso donde se evite el intercambio de documentos.
• Rediseños para lograr la separación mínima deseable.
• Coordinar horarios de visitas para evitar aglomeraciones.
• Habilitar un espacio independiente para atender proveedores.

“La reconfiguración de espacios debe ser oportuna, esta “nueva realidad” estará presente por muchos meses y es necesario recordar que no todas las personas tienen a su disposición una oficina ergonómica en su casa, ni la conexión a internet deseada por lo que el regreso pausado o estratégico ya es es una realidad”, advirtió Suárez.

En este proceso, un factor clave es la comunicación previa al regreso. Álvaro Cortés, Office Tenant Representation Broker en Cushman & Wakefield | AB Advisory, afirmó que esta debe ser constante y transparente.

“Los líderes deben procurar comunicarse de forma regular y transparente con los colaboradores, con el objetivo de dar seguridad para disminuir la ansiedad y el temor. Brindar los protocolos para los distintos puestos de trabajo es fundamental”, enfatizó Cortés.

La fórmula que promueve esta firma contiene otras cinco consideraciones básicas para resolver antes de comenzar la nueva normalidad.

La primera es preparar el edificio (con las modificaciones físicas y de flujo de personas que se definan tras un diagnóstico).

Trabajar con los colaboradores para mitigar la ansiedad, mediante políticas claras e información directa y fluida. Como tercer punto definir el control de acceso.

Crear un plan de distanciamiento social adecuado y como quinto punto reducir los puntos de contacto e implementar estrictos protocolos de limpieza.

¿Todos pueden cambiar?

La posibilidad de cambio es abierta, pero la realidad de diferentes industrias y negocios hace que existan operaciones donde:

1. No están en la capacidad de hacer inversiones para adecuar sus espacios de trabajo.
2. Carecen de espacio suficiente para acomodar a su equipo siguiendo las normas de distanciamiento.
3. Prefieren no firmar contratos de arrendamiento a largo plazo, ante la incertidumbre o malas experiencias previas, pero necesitan volver a trabajar.

A estos escenarios se pueden unir otros que dependen de la naturaleza de cada negocio, pero es ahí donde los propietarios de espacios comerciales y de oficinas para alquiler deben dirigir su atención: la flexibilidad es la clave.

Esto se presenta como una oportunidad para modelos de negocio de espacios compartidos, en el que la empresa estadounidense WeWork es líder mundial. La operación de Costa Rica afirmó que el diseño de una nueva realidad les abre oportunidades con al menos esos tres tipos de clientes, que no quieren, no pueden o prefieren delegar en un tercero los temas de infraestructura, sin perder los espacios para crear comunidad.