Quienes emiten facturas deben estar atentos a los cambios que aplicará la autoridad tributaria en este año.
A partir del próximo 1.° de junio empezará a regir el nuevo sistema de facturación electrónica conocido como 4.4, el cual es un paso importante en la modernización tributaria y forma parte de la estrategia de digitalización de la Dirección General de Tributación. El principal objetivo de esta actualización es mejorar la trazabilidad de las operaciones comerciales y la fiscalización por parte del Ministerio de Hacienda.
Esto se logra mediante la incorporación de nuevos campos y requisitos en los comprobantes electrónicos. Por eso, este nuevo esquema incorpora 146 cambios con respecto a la versión 4.3.
Por otra parte, la nueva versión permitirá una mayor automatización de procesos, reduciendo la carga administrativa para los contribuyentes. Además baja la posibilidad de errores en la emisión de comprobantes, al solicitar información más detallada.
La versión 4.4 será obligatoria para todos los contribuyentes, tanto personas físicas o jurídicas, dependiendo de su actividad. Por eso, para que los cambios no lo tomen desprevenido a usted y a su empresa, El Financiero, en conjunto, con especialistas en temas tributarios, le explica los principales cambios a tomar en cuenta.
Principales cambios
El nuevo sistema introduce modificaciones significativas en todas las secciones de los comprobantes electrónicos, incluyendo el encabezado, detalle de la mercancía o servicio, resumen, monto total e información de referencia.
A partir de junio se agregarán dos nuevos tipos de identificación de quien emite la factura, además de la cédula (física o jurídica), Dimex y NITE (Número de Identificación Tributaria Especial), que se utiliza con contribuyentes que tienen características o regímenes especiales dentro del sistema tributario. Ahora, aparecerán también las categorías de extranjeros no domiciliados y no contribuyentes del régimen tributario.
Se debe especificar también quién proporciona el software o plataforma que se utiliza para generar la factura electrónica, así como a qué se dedica la empresa o persona que recibe la factura. Este código, que se basa en una clasificación oficial, ayuda a Hacienda a tener un mejor control y análisis de las actividades económicas en el país.
“El principal objetivo de la Administración Tributaria con estos cambios es implementar mayores controles sobre los emisores, los receptores y las pertinentes transacciones que se ven relacionadas a la facturación electrónica de cada contribuyente. Esto lo puede conseguir al implementar los nuevos campos y nodos de condición obligatoria que requieren de información valiosa sobre las transacciones y el manejo de las mismas”, indicó Esteban Paniagua, gerente de impuestos de PwC Costa Rica.
También aparecerá un nuevo apartado que se denomina “recibo de pago”, como un nuevo comprobante electrónico para dos situaciones: ventas a crédito con pago del Impuesto al Valor Agregado diferido a 90 días y control interno de contabilidad. En ambos casos, este recibo debe estar enlazado a una factura electrónica.
“Yo soy un contribuyente que emite por ejemplo una factura de ¢30 millones, es un IVA muy importante para mi operación, la factura la hago a 90 días de crédito y la normativa establece de que ese IVA que yo voy a cobrar relacionado a los ¢30 millones, yo se los dé al fisco en el momento en que me paguen. Ese va a ser el mecanismo que la Administración va a utilizar para saber que yo ya recibí el dinero de esa factura y por ende le traslado el IVA a ellos”, explicó Bryan Mora, Socio de Impuestos y Servicios Legales en Deloitte Costa Rica.
Mora añadió que otro caso similar puede ser cuando se trate de pequeñas o medianas empresas que tengan transacciones con el Estado, pueden utilizar el recibo de pago dado que el Estado suele pagar a plazos más largos. Según el especialista, por el momento, esta opción no aplica para grandes contribuyentes.
Cambios en métodos de pago
La nueva factura va a incorporar dos nuevas casillas para detallar los métodos de pago de la transacción: se trata de Sinpe Móvil y plataformas digitales de pago. Estas se suman a las que ya existen: transferencias, tarjeta y efectivo.
La incorporación de la casilla de Sinpe Móvil es una estrategia también que utilizará Tributación para tener datos más certeros de cuántas transacciones se hacen realmente por esta plataforma. Dicho de otra forma, a partir de junio, se tendrá que avisar a Tributación cuando una operación se realice por medio de este sistema de pago.
También, se incorpora un nuevo apartado para las empresas que vendan productos en combos o paquetes, como por ejemplo los supermercados. La versión 4.4 establece un apartado completo en factura electrónica para poder identificar quién es el la empresa que hace el combo y además se tiene que identificar por separado cada producto que compone este paquete especial.
Así mismo hay cambios cuando el contribuyente vende productos que tengan un descuento especial. Hay alrededor de 11 nuevos espacios en el comprobante. Según el experto de Deloitte, se agregan casillas como descuento de temporada, por volumen, o comercial, entre otros.
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Si usted desea conocer más detalles sobre las nuevas incorporaciones de la factura electrónica, puede repasar aquí el decreto MH-DGT-RES-000-2024 que incluye la totalidad de cambios.
De acuerdo con el Colegio de Contadores Privados, alrededor de 450.000 contribuyentes deberán tener implementada la versión 4.4 de los comprobantes electrónicos en sus sistemas a partir de junio. Sin embargo, desde el 1 de abril, las versiones 4.4 y 4.3 convivirán para facilitar la transición. Por ello, es clave que los contribuyentes busquen la asesoría de un contador para entender y aplicar correctamente las nuevas disposiciones.
Sanciones por incumplimiento
El Código Tributario establece varios tipos de sanciones para los contribuyentes que no cumplan con los comprobantes electrónicos y varían según la gravedad de la falta. Por ejemplo, no emitir facturas ni comprobantes ni entregarlos al momento de la transacción comercial, implica una multa de dos salarios base, o sea, ¢924.400.
Además, se aplicará una multa por el incumplimiento en la presentación de la información dentro de los plazos establecidos, tanto de la declaración completa como por la omisión de registros. El porcentaje de la sanción se determinará según la proporción de registros omitidos en relación con el total que debía ser reportado. Esta multa será de un mínimo de 2% de los ingresos brutos del período del impuesto sobre las utilidades anterior al que se produjo la infracción, lo que equivale a 3 salarios base (¢1.386.600), y un máximo de 100 salarios base (¢46.200.000).
“Escoger un buen proveedor de comprobantes electrónicos, que esté al día, que acompañe al contribuyente en este proceso de cambios, que se ponga de acuerdo en cómo se van a implementar los cambios y probar que se hayan hecho de forma correcta, es importante. Acérquese a su auditor o a su contador que le puede ayudar a revisar si su sistema está cumpliendo con la normativa”, recomendó Dunia Zamora, presidenta del Colegio de Contadores Públicos.
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Por último, si hay una reincidencia en no emitir o entregar los comprobantes electrónicos, se procederá con el cierre del sitio donde se realice la actividad comercial hasta por cinco días naturales.
