La mayoría de las empresas ha experimentado en este 2020 un año muy difícil, pero según las proyecciones de recuperación económica para el 2021, nos presenta el reto de tomar acciones para salir del bache de incertidumbre económica que la pandemia nos ha traído.

Para salir de estos momentos y aprovechar las oportunidades que se nos presenten en los próximos años, tenemos que trabajar en dos aspectos claves, los elementos estructurales y el compromiso de la gente.

En los elementos estructurales se debe considerar la estrategia, el mercadeo, ventas, finanzas, procesos y tecnología que se generan a partir de la inteligencia de los miembros de la organización. Estos elementos son críticos para el éxito de la organización, pero son solo la mitad de la ecuación. La otra parte contempla la claridad, la moral, productividad y confianza que crea el compromiso de los colaboradores con la organización y esta relacionado con el corazón. Cuando estas dos partes se complementan y se desarrollan en forma equilibrada hacia el logro de la misión y visión de la organización podremos decir que estamos en una organización saludable.

Trabajar en estos dos elementos es clave para acelerar la salida de la situación actual y más que nunca la organización debe realizar fuertes cambios de lo que anteriormente nos había dado resultado. Las fórmulas de trabajo que nos han dado resultado hasta ahora, denominado la zona de confort, deben ser rápidamente cuestionadas debido al cambio generado por la pandemia en términos del uso de la tecnología y los medios para llegar a los clientes. Es necesario salir de una forma planificada y ordenada de la zona de confort y comenzar a hacer las cosas de una forma diferente. Esto requiere de un esfuerzo adicional, requiere de incomodarnos y tomar riesgos que antes no tomábamos.

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Analicemos como estamos invirtiendo nuestro tiempo hoy en día. Cuánto dedicamos a administrar y supervisar los elementos estructurales y cuánto a liderar y facilitar para generar compromiso, motivar, inspirar, alinear, crear redes y conectar personas. Analicemos los aspectos que se deben reanalizar para afrontar los nuevos retos.

Organización Inteligente

La empresa debe revisar todos sus procesos de operación desde la planificación estratégica, la inteligencia de mercados, la revisión de sus procesos sustantivos y de apoyo.

• Plan Estratégico

Revisar la pertinencia de la misión, valores y visión, ya que este es el primer paso para buscar un cambio en la mentalidad de la organización. Recordemos que la definición de la visión permite identificar adonde desea llegar la empresa. Es establecer el norte o punto de llegada a la cual vamos a aspirar para los próximo tres años tanto en forma cualitativa y cuantitativa.

Posteriormente se debe asegurar que los pilares estratégicos sobre los cuales se va a establecer el crecimiento de la organización se adecuen a la nueva realidad. Los pilares de crecimiento se relacionan con la necesidad de crear un camino que aún no hemos caminado, y muestran el nivel de fe en el futuro. La fe es lo que muestran los empresarios y emprendedores cuando inician un nuevo proyecto y cifran su esperanza en el logro de este.

Seguidamente evaluar los objetivos, planes operativos y los factores críticos de éxito bajo los conceptos ágiles permiten a la organización ser más dinámica y responder rápidamente a los cambios en el entorno. La identificación de los factores críticos de éxito permite el establecimiento de indicadores de gestión alineados con los aspectos que necesitamos medir y orientar el cambio en forma expedita para alcanzar los objetivos establecidos.

Los objetivos que se generen para preparar la organización a los cambios venideros, consideran la perspectiva externa e interna.

• Perspectiva Externa

Inteligencia de mercados, para determinar las prioridades de los consumidores es necesario hacer una exploración general de los mercados en términos de los tamaños de los requerimientos de la población meta, indicadores económicos, políticas arancelarias, facilidades de comercialización y marcas en el mercado. Con el análisis de esta información la empresa puede identificar las prioridades a explorar y luego realizar una profundización en los aspectos específicos de cada mercado.

Tamaño del mercado. Investigar el mercado en términos de los principales actores de comercialización de los productos, con el propósito de identificar la oferta y demanda potencial del producto que se desea introducir en el mercado. Así mismo se debe hacer una exploración de los hábitos de consumo de los clientes en cada mercado.

Proyecciones de demanda, del producto y mercado permiten identificar la rentabilidad de los mercados prioritarios y enfocarse en aquellas oportunidades realmente beneficiosas para la empresa. Una estrategia de ingreso a nuevos mercados es mediante distribuidores y/o redes que permitan ayudar con la introducción en nuevos canales.

Perspectiva Interna

La revisión de los elementos internos para agilizar la empresa, requiere redefinir los siguientes aspectos:

Planificación de la organización. El cumplimiento de los planes de negocio requiere contar con una organización ágil y dinámica. Esto quiere decir, contar con las personas adecuadas, con las habilidades correctas, siguiendo el proceso correcto, en el momento adecuado, con el costo correcto y la actitud adecuada. La organización debe ser adaptada a las necesidades de estrategia del negocio mediante la redefinición de relaciones de reporte, niveles y ámbito de control, buscando minimizar las políticas para dinamizar la organización a las necesidades del cliente. Se debe planificar la asignación de funciones a las personas de acuerdo con sus capacidades, en una nueva realidad tecnológica, para ejecutar actividades específicas en grupos o individualmente.

Logística. Preparar la organización en su cadena de suministros para el cambio requiere generar iniciativas dinámicas en términos del manejo del almacenamiento de materias primas y productos terminados, ya que los requerimientos de la nueva realidad requieren de condiciones diferentes de embalajes y volúmenes de almacenamiento, para hacer llegar los productos a los clientes.

Capacidad de producción. Otro elemento que debe de revisarse cuidadosamente es la capacidad y tipo de producción ya que la empresa se estará comprometiendo a entregas que pueden poner en riesgo la disponibilidad de sus productos actuales en el mercado. Se debe planificar el crecimiento de la producción tanto en el corto como el mediano plazo.

Calidad de los productos. Junto con los aspectos logísticos y de producción, se deben de evaluar las materias primas en términos de los aspectos de calidad, oportunidad y precio. Como resultado la calidad de los productos puede generar diferencias con respecto a los productos actuales. Las condiciones de calidad y las condiciones de trazabilidad exigidas en los países y mercados metas.

Certificaciones. Como parte de las nuevas condiciones que el mercado requiere, ofrecer un alto nivel de calidad de los productos y generar una política de satisfacción de los clientes es una factor competitivo clave para el crecimiento. Inicie los procesos de certificación lo más pronto posible para asegurar a los consumidores el cumplimiento con la política de calidad ofrecida e incorpore además las certificaciones en el tema de responsabilidad social y ambiental que le posicione su marca en el mercado. También es importante la certificación tipo “esencial Costa Rica”, que tiene el objetivo de garantizar que las empresas bajo el sello Marca País representen los valores de excelencia, sostenibilidad, innovación, progreso social y origen costarricense.

Presupuesto de inversión. Como resultado de todos estos elementos se requiere de una cuidadosa planificación financiera de tal forma que se identifiquen los requerimientos económicos y las fuentes de financiamiento, lo cual impactará en la rapidez con las que se lleve a cabo el cronograma de cambio y crecimiento.

Organización Saludable

En las manos de los líderes está la creación de una cultura organizacional saludable y a pesar de que ningún gerente niega su importancia para el logro de los objetivos, es la respuesta más difusa cuando se pregunta qué acciones se toman para mejorarla o mantenerla. Este es el principal elemento por el cual las iniciativas de cambio pueden tener éxito o fracaso. Todos y cada uno de los factores arriba comentados requieren del compromiso y de las habilidades del recurso humano con el que cuenta la empresa. Los elementos que se deben revisar son:

Alinear a las personas con una causa común. El compromiso de los colaboradores con el proyecto es el factor critico de cambio en los nuevos planes de la empresa. Se refiere al compromiso que cada uno de los colaboradores adapta para cumplir con sus responsabilidades y generar el valor agregado para alcanzar los resultados esperados del negocio. Los nuevos retos requieren de un cambio en las creencias organizacionales y de tomar el reto de hacer las cosas diferentes para obtener resultados diferentes. En primer lugar debemos asegurar que nuestros líderes cumplan con las siguientes características: saber escuchar, generar empatía, ser un soporte, actuar con conciencia, convencer, conceptualizar, ser provisorio, amor por el servicio, compromiso con la gente y construir comunidad.

Motivar e inspirar. Una de las acciones más importante que los líderes deben realizar esta relacionado con mantener el nivel de actividad y logro que muestran los equipos. El mantener un ritmo para el cumplimiento de los planes requiere de un continuo esfuerzo de motivación y de refuerzo que permita mantener la energía enfocada.

Generar alta moral. Un equipo de liderazgo es un grupo de personas quienes en forma colectiva son responsables por lograr los objetivos de su organización. Una alta moral se crea en la organización a través de equipos fuertemente compenetrados y alienados. Requiere de cada miembro una decisión intencionada de ser parte y trabajar en conjunto por un objetivo común.

Desarrollar competencias. La generación de nuevos procesos generados por el trabajo a distancia y la tecnología, requiere la identificación, evaluación y desarrollo de nuevas habilidades y competencias necesarias para soportar los cambios en los procesos y la tecnología a nivel individual y grupal.

Crear redes. Para establecer una cohesión en el comportamiento y crear claridad en los objetivos comunes, se requiere generar un nivel de comunicación que conecte a las personas. Responder con claridad, repetida y en forma entusiasta a las preguntas que puedan crear en los colaboradores algún nivel de desconfianza.

Incrementar productividad. La generación de resultados es el fin último que persiguen los líderes, y para esto deben establecer algunos sistemas críticos para reforzar la claridad de cada proceso donde participa la gente. La generación de los indicadores de gestión a nivel organizacional, grupal e individual deben estar diseñados para recordarle a los colaboradores que es lo realmente importante. Estos deben impactar la evaluación del desempeño de los colaboradores y por ende los criterios de compensación variable del personal.

Cuando se han definido estos elementos y son compartidos adecuadamente en toda la organización, y se actúa en concordancia con ellos, se estará creando un nivel de compromiso de los colaboradores con la empresa. Lo importante de la definición de estos aspectos es que permite que cada colaborador decida si la empresa llena sus expectativas, si le interesan las mismas cosas y persiguen los mismos ideales. Solo mediante esta definición lograremos que los colaboradores realmente se comprometan y hagan suya la misión, ambición, visión y valores.

Por lo tanto, si deseamos colaboradores comprometidos, primero debemos de marcar el rumbo y los resultados claves esperados. La definición de quiénes somos, qué hacemos, cómo lo logramos y para cuando lo vamos a lograr, identifica un rumbo de la organización que debe ser vivida por todos los miembros y permitirá generar las sinergias que lleven a la organización a lograr objetivos insospechados para todos.