EscucharPocos temas generan más rechazo en nuestra cultura que cuando se trata de discutir asuntos de planificación patrimonial, ya sea para coordinar una sucesión generacional o para dejar ordenados los asuntos en caso de muerte.
Sin embargo, en pocos lugares resulta más importante dejar de lado esta costumbre que en el ámbito de las empresas familiares, ya sean negocios en marcha o las family offices.
Por esta razón, las empresas se deben proteger con una hoja de ruta que permita establecer una estrategia de planificación patrimonial familiar.
Mapeo general ¿Cómo estamos y qué tenemos?
Es fundamental responder las dos preguntas anteriores para iniciar la revisión de la empresa familiar y de su patrimonio. Es necesario tener claro cuál es la situación actual de la empresa, los activos que se manejan, dónde están esos activos y si esta fotografía calza con la noción de cómo se creen que están las cosas. En ocasiones, suele suceder que los activos o las participaciones sociales no están registradas a nombre de las personas dueñas de dichos activos, por distintas razones, como que no se cumplieron los pasos necesarios para formalizar los registros o traspasos correspondientes.
Es fundamental que la realidad se vea reflejada en la documentación legal y contable de la empresa, por lo que se deben revisar los archivos para verificar que todos los documentos estén actualizados y en regla. La fotografía familiar es el punto de partida para poder tomar cualquier acción correctiva e implementar planes estratégicos a futuro. Si bien ajustar la fotografía puede conllevar ciertos gastos, no corregir estos aspectos de la realidad de la empresa a tiempo, puede ocasionar mayores costos y contingencias a mediano o largo plazo.
Tenga claro su objetivo a largo plazo. ¿Cómo se verá la empresa en 10 o 20 años?
Al determinar la fotografía también se debe preguntar ¿Cuál es el objetivo de la empresa familiar? Independientemente de que se aspire a que el negocie sobreviva varias generaciones o que se prepare para una venta, es importante implementar un plan que deje reglas y valores familiares claros para las futuras generaciones o para la transición del negocio post venta. Este plan se vuelve todavía más importante cuando la empresa está compuesta por varios familiares que pueden tener desacuerdos sobre los pasos a seguir.
Es importante enfocar las acciones a tomar, como planificación a largo plazo y no medidas reactivas que solucionen los problemas del momento sin atacar los problemas de raíz. Hay eventos importantes para los cuales se tienen que definir a priori cómo se enfrentarán, por ejemplo: la sucesión generacional, la muerte de un miembro, problemas entre los miembros y hasta descubrir un fraude. La falta de comunicación clara y asertiva entre los miembros de la empresa y la planificación en el tiempo, pueden generar contingencias importantes para la empresa, especialmente cuando sus miembros no comparten los mismos valores y visión.
Identifique áreas de mejora. ¿Qué podemos simplificar? ¿Dónde están mis riesgos?
Una vez que haya concluido el ejercicio anterior, corresponde realizar un análisis minucioso de la meta y compararla con la fotografía que tomamos. ¿Refleja la fotografía mi plan para el futuro de la empresa?, ¿podemos encontrar debilidades?, ¿existe una mejor forma de hacer las cosas?
Contestadas estas preguntas, podemos repensar el modelo implementado, no sólo para proteger la empresa familiar, sino, para cuidar y conservar el patrimonio que se ha venido acumulando a través de los años. Lo más conveniente podría ser, según el caso, un modelo tendiente hacia la simplificación y eficiencia, pues estructuras complejas en ocasiones representan altos costos de mantenimiento, mismos que han venido en incremento por la implementación de normas regulatorias y esta es una tendencia que no parece que vaya a ceder en el corto plazo.
Debemos tener presente que las cosas cambian continuamente y que la fiscalización estatal se torna cada vez más estricta, con sanciones pecuniarias considerables que podrían ser reducidas si se tiene la asesoría profesional y los cuidados en el momento oportuno. A partir de este ejercicio de mapeo y análisis podemos visualizar claramente aquellas áreas o prácticas que constituyen un potencial riesgo o contingencia para la empresa familiar, que sin una planeación adecuada puede poner en riesgo el patrimonio familiar.
Valore sus opciones. ¿Cuál estructura se ajusta mejor a los objetivos/metas del negocio?
Al identificar las áreas de mejora o puntos débiles del modelo actual, se puede seguir adelante con el ejercicio planteado. Ahora procede, de acuerdo con las metas y objetivos de la empresa familiar, implementar el nuevo modelo de negocio y un plan familiar para el manejo de la compañía y su sucesión. Este plan dependerá de una amplia serie de factores y particularidades de cada empresa y de cada familia. El modelo que se implemente debe ser un traje hecho a la medida para la realidad de la familia y del negocio, pues es el que va a ayudar a definir qué hacer y cómo hacerlo.
Establezca un plan de ejecución, comuníquelo y revíselo
A partir de todo este análisis y escogiendo un camino a seguir, se debe definir un plan de acción para ajustar la empresa a las necesidades del negocio y de la familia. Este plan debe ser comunicado minuciosamente a todos los involucrados para que no existan dudas sobre su implementación. Finalmente, se debe revisar la estrategia escogida periódicamente para confirmar que sigue siendo la correcta para la empresa y para la familia.
Para asegurar una adecuada revisión e implementación de las medidas requeridas, los puntos anteriores se deben ejecutar siempre con la asesoría y acompañamiento de un profesional experto. La identificación de riesgos potenciales y medidas a tomar es una labor que se realiza mejor con un equipo interdisciplinario de profesionales, que aseguren el cumplimiento de todas las acciones y tomando todas las medidas que sean necesarias para que la empresa siga el camino idóneo.
Ricardo Güell P.
Socio de Deloitte Legal, Costa Rica.
