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Empezamos la semana y la lista de tareas simplemente es más extensa de lo que quisieramos o esperabamos. ¿Priorizar, centrarse en lo importante, definir lo urgente? El tiempo sigue corriendo.
Algunos tips pueden ser útiles para navegar en la marea alta de pendientes:
Defina las tareas: Debe empezar por decidir cuáles son las tareas estratégicas, las prioritarias y urgentes; y cuáles no lo son. Concéntrese en las estratégicas y prioritarias.
Subcontrate y delegue: Defina cuáles tareas no estratégicas puede delegar a un colaborador externo o interno, ya sea mensajero, asesor, contador o abogado. Mantenga el control para supervisar y verificar la calidad y el cumplimiento de la tarea.
Antes de subcontratar o delegar: Tenga claro lo que va a solicitar, los objetivos y metas, y la tarea concreta. Pida una cosa a la vez y asegúrese que el colaborador lo apuntó como Usted lo pidió. Luego revise con cada colaborador lo realizado con base en el apunte de ambos. Cualquier cambio debe ser anotado -y verifique que sea correctamente anotado- de la misma forma.
Concéntrese en una tarea a la vez: La multitarea puede llevar a la dispersión. En lugar de hacer malabarismos con múltiples proyectos a la vez, programe su tiempo definiendo cuándo debería hacerse cargo de aquellos que ameritan su atención central.
Las urgentes a primera hora : Al inicio de cada día realice las tareas urgentes para el día y la semana para que pueda dedicarle de seguido a las estratégicas y prioritarias.
Identifique su tiempo más productivo: Cada persona tiene un momento donde es más productiva. Identifique cuál es el suyo, en cuál momento del día siente que puede resolver los asuntos estratégicos con mayor creatividad, ánimo y espacio.
Mire otros puntos de vista : Un socio, su mentor, el asesor o entrenador, un amigo o un colaborador le permite obtener diferentes y nuevas perspectivas sobre cada asunto.
Entre en modo bunker : Elimine la distracciones externas para concentrarse en el momento que requiere concentrarse en los temas y tareas estratégicas. Que no lo distraigan otras personas, correos electrónicos, llamadas telefónicas, redes sociales, programas de televisión (la final del campeonato). Déle la máxima energía a lo que es estratégico en su empresa.
Busque soluciones de largo plazo : Si resuelve los problemas o urgencias para salir del paso ("mientras") se encontrará con el mismo problema antes de tiempo. Busque soluciones de largo plazo, duraderas y efectivas.
¿Cuál es la emergencia? Tenga sangre fría: no todo es una prioridad ni urgente. Enfoquese en lo que realmente importa. Dediquele a la planificación para determinar las tareas más importantes y concentrarse en ellas. Tendrá chance de ver lo demás y la flexibilidad para atender lo imprevisto.
Tenga una lista de tareas: Haga su lista de tareas para ordenarse, definir prioridades y empezar. Vaya subrayando o asignándoles un color o símbolo para identificar si es estratética, prioritaria, urgente, a las que delegó y a las que ya están realizadas.
Capacite a los colaboradores : Un colaborador capacitado -así sea un familiar para responder el teléfono en la casa, cuando es una microempresa- puede ser de gran ayuda y ahorra tiempo. Prepare a sus colaboradores para que puedan resolver situaciones menores y para realizar las tareas que Usted les asigne.
Evalúe: Cada día debe revisar lo realizado y lo obtenido, rehacer su lista y redefinir las tareas, incorporar nuevas, quitar las realizadas y determinar cuáles deben tener seguimiento. Lo mismo al final de cada semana. Retoma la lista al iniciar la nueva jornada.
