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Si usted está pronto a iniciar su empresa, la tecnología puede ser su aliada para trabajar mejor, ser más productivo y dar a conocer su emprendimiento a potenciales clientes.
En muchos casos, ni siquiera le costará dinero. Algunas de las herramientas que no deberían faltarle a su empresa son:
1. Correo electrónico con el nombre de su empresa
Aunque no pueda tener lista su página web desde que la empresa entra a operar, sí puede comprar un dominio —que identifica al sitio en la red— y adquirir también el servicio de correo elecrónico.
Por ejemplo, imagine que compra el dominio www.emprender.com. Usted puede utilizar el correo electrónico gerente@emprender.com, aunque aún el sitio web no esté habilitado.
Existen diferentes sitios para comprar servicios de correo electrónico con un dominio propio. Allan Rojas, CEO de Proinsa, sugirió usar el sitio directnic.com.
“En esa dirección, en un solo paso se puede comprar el dominio y de una vez un servicio de correo electrónico que es por 5, 10, 25 cuentas de correo electrónico”, indicó Rojas.
Al usar el nombre de la empresa u organización en su correo muestra mayor seriedad y quizá credibilidad que usar los correos de Gmail, Hotmail, Yahoo u otros.
Tenga en cuenta que un correo de estas otras direcciones puede ser bloqueado en algún servidor de seguridad de las empresas o instituciones, de forma que un potencial cliente no recibiría su mensaje y perdería posibilidades de hacer un negocio.
2. Un sitio web adecuado
Es necesario que su empresa desarrolle un sitio web en el cual dé a conocer información de su empresa.
En ese sitio puede indicar en qué consiste su negocio, los servicios o productos que ofrece, sus datos para que lo contacten (teléfono y correo de la empresa) y también puede habilitar una tienda en línea cuando corresponda.
Manténgalo actualizado y cuide su diseño.
3. Software para compartir archivos
A veces el estar mandando correos a sus colaboradores con información que requieren puede resultar tedioso.
Entonces, puede emplear instrumentos como Dropbox o Google Drive, para compartir archivos, de manera que ciertos documentos sean visibles para todos y que se puedan utilizar cuando se ocupen.
En esos repositorios virtuales se pueden colocar presentaciones, brochures, listas de precios, propuestas de negocios, cotizaciones, órdenes de compra o de venta, contratos y —de una manera segura— se pueden dar a conocer a otras personas de la empresa, proveedores e incluso clientes.
En esos servicios se tiene la última versión actualizada y se pueden dar posibilidades a las otras personas para solo leer, editar (modificarlo) o para hacer observaciones.
4. Aplicaciones de videoconferencias o llamadas
Skype, Viber, Line son algunas aplicaciones gratuitas que le pueden generar ahorros en su empresa, pues permiten realizar videollamadas, llamadas simples o conversar por chat.
Esto es especialmente útil cuando algún colaborador sale del país o se debe contactar a alguien en el extranjero.
Whatsapp y Facebook también brindan las posibilidades de chatear y de hacer llamadas con sus contactos de forma gratuita (el único costo es el del servicio de Internet).
5. Las redes sociales
Al usar las redes sociales como Facebook, Twitter, Instagram, puede dar a conocer aún más a su empresa y establecer una relación más estrecha con sus clientes.
Pero, es importante que si las va a usar les dedique tiempo y que esté actualizándolas periódicamente.
“La red social por sí sola no te garantiza nada, algo importante es estarla alimentando constantemente y puede ayudarte en que ahí mismo podés hacer publicidad”, señaló Rojas.
El manejo de las redes sociales implica diseñar una estrategia para llegar a sus clientes, de publicación de contenidos y de respuesta a las personas que envían mensajes o hacen comentarios.
6. Aplicaciones que asignan tareas a los colaboradores
Hay programas para llevar el cronograma de las tareas que les asigna a sus colaboradores.
Por ejemplo, uno de ellos se denomina Producteev.
La misma herramienta se encarga de estar mandando correos electrónicos cuando hay atrasos en las tareas y también envía reportes.
Otra facilidad es que realiza asignaciones por proyectos: para los encargados de ventas, para los de contabilidad o para los asistentes de administración.
"Son herramientas colaborativas”, dijo Rojas.
