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Así es como una gasolinera en Tejar del Guarco automatiza el depósito del efectivo de las ventas (y ya no tiene que arriesgarse cada día)

Sistema fue instalado a principios de mayo y empezó a funcionar la primera semana de junio

Cuando un negocio acumula efectivo de sus ventas corre un doble riesgo: que lo asalten en el punto de venta o que asalten a sus empleados cuando se trasladan a realizar el depósito en la entidad financiera.

La situación puede ser más crítica cuando, como en las gasolineras, los pisteros pasan una buena cantidad de tiempo con el dinero y el servicio se brinda durante las 24 horas.

Para todos hay soluciones, sin embargo.

En la estación de servicio que tiene la Cooperativa Industrial de Servicios Múltiples El Guarco R. L. (Coopeinsermu R. L.) en El Tejar instalaron un equipo, en el cual cada pistero realiza el depósito en cualquier momento del día.

El monto se refleja inmediatamente en las cuentas de la empresa. Esos recursos empiezan a generar intereses y se pueden utilizar para pagos, compras, transferencias y otras necesidades operativas.

“Para nosotros es invaluable que no salgan los muchachos ni tener que estar planeando cómo salimos y cuál ruta tomar para ir a realizar un depósito. El tiempo ahora lo aprovechamos para tareas más efectivas”, dijo Guiselle Hidalgo, gerente Coopeinsermu.

El equipo fue instalado con el apoyo de la Mutual Cartago de Ahorro y Préstamo (Mucap) y la empresa de remesas Grupo Proval. También lo están utilizando dos gasolineras más en Cartago.

“Buscamos opciones en el mercado para reducir los riesgos”, señaló Jorge Fernández, jefe del centro de negocios de Mucap en Tejar.

El equipo se denomina Smart Cash y es una caja electrónica (como un cajero automático, pero sólo permite realizar los depósitos) anclada al piso.

Expuestos

En Coopeinsermu reconocían la exposición que corrían cada vez que acumulaban efectivo y cuando tenían que ir a depositarlo, en particular desde que se cerró una sucursal del extinto Banco Crédito Agrícola de Cartago en la zona.

La cooperativa fue fundada hace 38 años por un grupo de madereros. Su sede se ubica en el distrito de Guadalupe, a cuadra y media del Parque Industrial de Cartago.

Iniciaron con un aserradero y fueron creando negocios que en un principio estaban orientados a brindarles servicios y después ampliaron su público.

En la actualidad cuentan, aparte de la gasolinera, con ocho lubricentros (incluyendo uno para vehículos pesados), tiendas de conveniencias, venta de gas LP y alquileres. Pronto abrirán una tienda de suministros para vehículos.

En la gasolinera, cuando tenían que realizar un depósito, tenían que disponer de varios de los colaboradores, planear una ruta distinta, ver en cuál vehículo realizar el traslado y definir cuáles medidas de seguridad adoptar. Además, había que pagar una póliza.

Pese a todas las medidas adoptadas habían sufrido dos asaltos, en la misma gasolinera y en otra ocasión cuando se iba a realizar uno de esos depósitos de efectivo.

Aunque los asaltantes no obtuvieron un gran botín (“era muy poquito”) les preocupó, aparte del daño sufrido en uno de los asaltos, el peligro para los colaboradores.

Hidalgo cuenta que en un evento de la Cámara de Empresarios de Combustible habían visto el Smart Cash. Realizaron el análisis junto con Mucap, que incluyó estudiar los procesos de la operación.

El equipo fue instalado a principios de mayo. En la gasolinera se habilitó un espacio para instalarlo. Además, requiere conexión a Internet y la instalación de videocámaras.

Antes los pisteros entregaban el dinero de las ventas que realizaba a una caja central.

Ahora, cuando alcanza el máximo de efectivo que puede tener en su canguro, cada uno tiene un código asignado para realizar el depósito, como en un cajero automático.

Es tan sencillo que ni siquiera tienen que ordenar los billetes. Además, detecta billetes falsificados automáticamente, para lo cual utiliza cámaras y sensores internos.

El Smart Cash emite un voucher de respaldo que indica el monto depositado y la cantidad de billetes por denominación.

El dinero aparece inmediatamente en las cuentas de la empresa en Mucap. El sistema puede integrarse a un sistema empresarial (de contabilidad o de gerencia y finanzas tipo ERP). También, se puede descargar un archivo (en formato de hoja de cálculo o en otros).

El sistema permite realizar cortes en cada turno (en la gasolinera son tres turnos) para hacer cruce de información de ventas totales y por pistero.

Para facilitar el uso del Smart Cash se realizó un entrenamiento de los colaboradoras.

Opciones

Las empresas que generan altos volúmenes de efectivo en sus puntos de venta, como supermercados y ferreterías, pueden elegir entre tres tipos de equipo, que se diferencian por el tamaño y se ajustan al requerimiento de cada una.

Puede ser utilizada en centros comerciales.

A la entidad financiera le permite brindar servicios complementarios. Por ejemplo, en el caso de Mucap el dinero se deposita en una cuenta distinta a la corriente y con tasas de interés escalonadas según el saldo.

Los equipos se instalan en arriendo, desde $700 por mes, lo que cubre además el costo del remesero, el mantenimiento (preventivo y correctivo cuando sea necesario) y los insumos (el papel y la tinta de los voucher).

Según Fernández, de Mucap, el 80% de ese alquiler se compensa con los intereses generados y es menor a los costos que implicaba el traslado y el depósito de dinero.

La Mutual ya negocia con una cadena de gasolineras de la Zona Sur la instalación de Smart Cash, pues el servicio se brinda a nivel nacional.

El traslado del dinero a Mucap ahora es responsabilidad de Grupo Proval, que va a cada empresas tantas veces por semana como lo exija el volumen de efectivo que se genere.

En la gasolinera de Coopeinsermu ya no tienen que enviar a nadie a realizar los depósitos y no tienen que estar pensando en nuevas rutas ni cambiar el vehículo en el cual trasladarse cada día para irlo a realizar.

Se ahorraron, además, otros gastos. “Ya no pagamos la póliza de dinero en tránsito”, dijo Hidalgo.

Carlos Cordero Pérez

Carlos Cordero Pérez

Carlos Cordero es periodista especializado en temas tecnológicos. Escribe para El Financiero y es autor del blog "La Ley de Murphy".