Cooperativa de café de Naranjo migró sus sistemas a la nube y empieza a ver la cosecha

La Cooperativa de Productores de Café de Naranjo (Coopronaranjo) abrió el 15 de marzo un punto de venta de su supermercado en Sarchí, Alajuela.

Tener los sistemas informáticos que necesitaban en el sitio no fue un problema. Estuvieron a tiempo.

Esa posibilidad se debe a que la cooperativa ahora tiene sus sistemas informáticos bajo la modalidad de servicio, utilizando la tecnología de computación en la nube.

Coopronaranjo utiliza las versiones más recientes del sistema gerencial tipo ERP, base de datos y aplicaciones de Oracle y que se implementaron con el apoyo de la firma Daytona Soft.

Es un paso más que significativo para la organización, que enfrenta la competencia de otros supermercados en su propia comunidad, y que debe cumplir con las exigencias de calidad del café para exportar a Estados Unidos, Europa, Australia y Asia.

Entre sus clientes se encuentra Starbucks, que incluyó la marca Café Naranjo en su formato premium de Starbucks Reserve.

“La plataforma nos prepara para el crecimiento”, destacó Alexander Monge, gerente general de Coopronaranjo.

En especial, por la posibilidad de disponer de información y de atender con rapidez a los productores asociados y a los clientes locales y en el exterior.

“Tenemos unidades comerciales trabajando en forma permanente, sin problemas de bases de datos, sin que se desconfiguren los inventarios, sin errores de precios y que los productores reciban los pagos sin contratiempos”, agregó Monge.

La idea es automatizar desde la asesoría a los productores y la recepción de café hasta las ventas en sus cuatro supermercados, dos ferreterías, la exportación con la marca de Café Naranjo y el coffee tour.

Este se realiza en la finca Espíritu Santo, a tres kilómetros del centro de Naranjo.

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“La nube permite que todo tipo de empresas adopten una transformación digital asertiva”, aseguró Leandro Ramírez, gerente general de Oracle de Centroamérica. “El tiempo en que las soluciones vanguardistas eran para un determinado nicho quedó atrás”.

De hecho muchas startups y empresas de diverso tamaño se apoyan en los servicios en la nube de Amazon Web Services, Azure de Microsoft, de IBM y de Oracle, entre otras, en diferentes países.

Límites para crecer

Como cualquier otra empresa, Coopronaranjo utilizaba sistemas instalados (on premise)... hasta el año 2005.

La cooperativa había sido fundada hace 50 años y tiene actualmente 2.300 asociados de Naranjo, Sarchí y Zarcero.

En 2006 se dio el paso a una intranet, en donde utilizaban los sistemas necesarios en las distintas operaciones y servicios.

Fue un avance, pero habían muchas limitaciones de tiempo y costos para contar con las más recientes actualizaciones o lo último en tecnología, para desarrollar aplicativos, para obtener datos o un reporte específico, o para realizar cualquier corrección técnica.

El nivel de respuesta en el servicio al cliente tampoco era el óptimo, tanto con los compradores del supermercado o a la ferretería como con los productores cuando entregan sus cosechas y hay que cancelarles. El procesamiento era lento.

Y, por supuesto, cuando los agrónomos visitaban a los agricultores no disponían de la información que requerían para asesorarlos.

La tecnología existente entonces era una seria limitante para el crecimiento de las operaciones, en una cooperativa que instaló su propio cajero automático a principios de los 90, cuando todavía muchos bancos, mutuales y otras cooperativas no tenían ni uno.

La opción era migrar a la nube. Aunque la cooperativa no tenía resistencias para dar el paso, el problema era que el proveedor de la conectividad sólo brindaba enlaces “de mala calidad”: de cobre y asimétrico (velocidades distintas para bajar y para cargar datos).

El cambio

Hubo varios factores que facilitaron, finalmente, el salto a la computación en la nube.

Uno de ellos fue la disponibilidad en el mercado local de servicios de enlace con fibra óptica en el mercado, para velocidades simétricas.

El segundo, la consolidación de la oferta de los servicios en la nube, que permitía actualizar sistemas con hasta 16 años de uso en Coopronaranjo.

En Costa Rica, según un estudio de Deloitte para EF, las empresas han avanzado más en el uso de los servicios en la nube para aplicativos de correo electrónico, oficina y repositorios de archivos.

Donde más rezagadas se encuentran es en aprovechar la nube para sistemas gerenciales ERP o de clientes tipo CRM.

Coopronaranjo es de las que sí han avanzado en utilizar la nube en el área gerencial. Y ahora las condiciones de competitividad y eficiencia son distintas.

La cooperativa actualmente cuenta con las más recientes versiones de las plataformas y de la base de datos; los sistemas se adaptan a los distintos dispositivos (computadora, tableta o móvil); y hay mayor velocidad de procesamiento y de respuesta a los clientes.

El sistema es capaz de procesar sin contratiempos unos 500.000 registros de datos al día de todas sus operaciones.

Así cuando los productores hacen entregas de café cada cuatro meses se pueden hacer los 200.000 registros de información sin problemas.

También se puede hacer adelantos a los productores del pago de la cosecha en forma más rápida o realizar ajustes de preliquidación conforme se concretan las ventas de la cosecha en el exterior.

“Normalmente el agricultor requiere el dinero de forma inmediata y con estas plataformas se puede hacer”, dijo Monge.

Los productores también pueden solicitar que una compra en el supermercado o la ferretería se cancele de ese monto.

Todo esto gracias a la “transaccionalidad en línea” que permiten los servicios en la nube.

La cooperativa también desarrolló una app para que los agrónomos realicen registros y dispongan los datos de cada productor en el campo, cuando brindan la asesoría técnica.

Así se puede disponer del historial de entregas, los pagos realizados y también los insumos y recetas que se les ha recomendado apliquen en sus cafetales.

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En un día

La cooperativa estima que tienen una participación del 50% en el mercado de supermercados de su región.

La posibilidad de tener debidamente preparado un punto de venta se debe a que el sistema es escalable y se puede ampliar a nuevas unidades sin contratiempos.

Incluso Coopronaranjo realizó una feria en las bodegas de suministros, ubicadas en San Rafael de Naranjo. Ahí, en el parqueo, instalaron un toldo de ventas de insumos para los productores, artículos de la ferretería y del supermercado, y las cajas para que los compradores realizaran sus pagos.

También hay beneficios relacionados con los costos de la tecnología.

“A nivel de soporte se bajaron los costos”, aseguró Henry Carvajal, jefe del departamento de informática de Coopronaranjo. “Se hacen cambios y ajustes en la noche, en pocas horas, y al día siguiente todo sigue normal. Los usuarios ni se dan cuenta”.

Rápida respuesta

La gerencia también puede disponer de los datos de la operación en tiempo real, para ver el comportamiento de los puntos de venta o dar respuesta inmediata a una solicitud de la junta directiva.

Incluso, para atender un pedido específico de un cliente en el exterior.

Una empresa cliente de EE. UU. pidió a Coopronaranjo que le buscara productoras. El 40% de la membresía de Coopronaranjo son mujeres. Su propuesta era pagar un plus por el café que les compraría a ellas.

“El cliente pedía que la información estuviera de inmediato”, recordó Monge. “Con los sistemas se hizo el filtro para tener la lista de las que cumplían con los requisitos. Fue muy sencillo, en menos de una hora”.

Lo mismo pasa cuando están en una negociación con los compradores de Café Naranjo en otro país. Si ellos solicitan un tipo de café o piden entregas para determinadas fechas, el gerente puede ingresar al sistema esté donde esté, ver los datos y responder ahí mismo cuándo y en qué cantidad pueden hacer entregas.

Otra facilidad que se obtiene es que se puede ver los días y horas de más afluencia de compradores a los supermercados y a las ferreterías. Así se puede planificar los descansos del personal y la cantidad de cajas que se deben disponer.

También los colaboradores de la cooperativa tienen acceso a los sistemas fuera de las oficinas.

Para la cooperativa el valor de la disponibilidad de la información es superior al costo de contar con la plataforma.

En cajas, por ejemplo, se bajó a una tercera parte el tiempo que se dura atendiendo a un cliente.

“Fue sustancial”, dijo Monge. “Hoy la realidad no es la misma a hace 20 años. Los cambios son más acelerados. Gana la empresa que tenga las herramientas tecnológicas para lograrlo”.