La gestión de proveedores es un área que no se puede descuidar. Encontrar el mejor suplidor y obtener las mejores cotizaciones implica evitar costos y mejorar la rentabilidad.
Las situaciones más comunes son la falta de búsquedas exhaustivas de empresas a las que se pueda comprar, que se compre al primero que encuentran cuando urge o depender de un mismo proveedor para adquirir equipos, maquinaria, insumos o materia prima. También hay problemas en la gestión de cadenas de suministro (o SCM, por sus siglas en inglés).
Por ejemplo, en un hotel se descubrió que su encargado de compras elegía a la misma suplidora de aceite de oliva porque por cada pedido de cierto monto le entregaban como regalía un electrodoméstico. El encargado había completado el menaje de su casa y giraba órdenes de compra aunque la bodega estuviera repleta de aceite de oliva.
Otra empresa necesitaba un repuesto cada mes y pensaba que el proveedor al que siempre compraba era el único distribuidor autorizado por el fabricante para Costa Rica. Sin embargo, descubrió que había otra firma autorizada que ofrecía un precio 80% inferior.
“Siempre andan corriendo, apagando incendios”, dijo Florencio Marchelli, fundador y CEO de Proveedores de América, una iniciativa para conectar compañías suplidoras y compradoras.
Se trata de una plataforma con tecnología propietaria que utiliza una base de datos SQL y grandes modelos de lenguaje (LLM) como Gemini y Anthropic. Básicamente, es una tienda en línea para negocios Business To Business (B2B), basada en el concepto del Business Framework, una batería de herramientas para las compañías proveedoras y compradoras.
“Somos como un Uber”, explicó Marchelli. “No tenemos productos ni servicios. Solo le damos las herramientas a las empresas que están en la plataforma para que hagan negocios entre sí”.
Los estudios de firmas especializadas en SCM estiman, según la revista The Economist, que las empresas pueden perder hasta 15% de sus ingresos por retrasos, deficiente calidad, sobrecostos y problemas operativos en sus procesos de compra de insumos, materia prima, equipos y servicios.
Apagando incendios
La plataforma de Proveedores de América surgió con la intención de conectar la oferta y la demanda empresarial de productos y servicios. Antes, se había lanzado una aplicación para que las empresas aprovecharan el Sistema de Compras Públicas (Sicop).
Una pequeña o mediana empresa puede, utilizando esta plataforma, aprovechar tecnologías de inteligencia artificial (IA) y otras herramientas que por sí solas no podría implementar debido a la alta inversión que esto requeriría y sin tener que pasar por la curva de aprendizaje.
Otra de las situaciones comunes es que los departamentos de proveeduría consuman mucho tiempo para encontrar suplidores, procesar cotizaciones y decidir a cuál empresa comprar cuando requieren hacer una compra. Si solo fuera una… pero normalmente deben procesar 10 o hasta 50 solicitudes de compra de los diferentes departamentos (papelería, insumos de aseo, materia prima, herramientas, repuestos, equipos, servicios).
A los proveedores también se les dificulta darse a conocer, identificar prospectos y ganar clientes corporativos, incluyendo instituciones. Con esta plataforma pueden participar en licitaciones privadas B2B y en ruedas de negocios virtuales en Costa Rica y en toda América Latina.
Este tipo de iniciativas se impulsan desde hace más de 15 años a nivel local y regional, pero aquí no existía la madurez necesaria en el mercado para realizar compras B2B en línea y algunas experiencias carecían de mecanismos de transparencia.
Cómo funciona
Proveedores de América, que localmente opera como Proveedores de Costa Rica, tiene una amplia cantidad de herramientas y facilidades a disposición de las empresas compradoras y proveedoras.
Por ejemplo, con IA puede convertir una información escrita en una hoja manuscrita en un documento de procesador de texto (Word), en una hoja de cálculo (Excel o Sheet) o en una pantalla de una solicitud de compras. El sistema extrae los datos para generarla.
La plataforma procesa una gran cantidad de órdenes de compra y varias cotizaciones en cada caso para identificar las mejores. A una institución le permite procesar compras pequeñas que, por el bajo monto, no se contratan a través del Sicop.
Además, opera con asistentes virtuales que brindan atención a los clientes durante las 24 horas del día, “como si fueran personal de la empresa”, y envía la información requerida a la dirección de correo electrónico o al número móvil para WhatsApp que se le indique.
Una vez elegida la mejor opción, se confirma el pedido y la dirección física de entrega. El pago lo realiza directamente la empresa compradora a la firma proveedora.
También se realizan ruedas de negocios y eventos de relacionamiento (networking) donde se pueden generar referencias y acuerdos, con la ventaja de que un agente IA realiza seguimiento —mediante recordatorios a ambas partes— del envío de información que fue acordado.
La plataforma cuenta con un mentor de IA que apoya a los emprendedores, empresarios y profesionales con estrategias de mercadeo, precio, negociaciones, organización contable y recursos humanos, entre otros.
Tiene otras facilidades adicionales como notificación de nuevos proveedores a través de correo electrónico, optimización para que las firmas destaquen en buscadores web y en sistemas de LLM como ChatGPT, Gemini, Grok, Copilot, Claude y Perplexity.
En el catálogo de firmas se encuentran empresas del sector educativo y de alimentos, materias primas, tecnología, maquinaria industrial, servicios de consultoría en ingeniería para certificaciones (por ejemplo, ambiental o de medición de aire y de calidad del agua), de artículos de oficina, de aseo y limpieza, y de ferretería, entre otros.
Tanto compradoras como proveedoras se registran en línea. Cada una, sin embargo, debe cumplir varios requerimientos.
Las empresas compradoras deben realizar un mínimo de 20 compras mensuales (una cantidad que, según Marchelli, se supera con facilidad de hasta 10 veces en una empresa mediana).
Las empresas que son suplidoras, por su parte, deben aportar una serie de datos (incluyendo referencias) que permitan realizar, durante una semana, un due diligence antes de otorgarle un sello virtual de proveedor verificado. Después, pueden publicar los productos o servicios que ofrecen en la tienda B2B.
Hay empresas que son compradoras y suplidoras a la vez: por ejemplo, bancos que requieren proveedores y que también subastan bienes (maquinaria o vehículos) embargados.
Marchelli indicó que cuando una empresa compradora envía una solicitud de información para una compra, todos los proveedores registrados en la categoría —con los productos y servicios y con cobertura en el país o región indicada— reciben la notificación respectiva.
De forma complementaria, la solicitud no puede eliminarse y la plataforma confirma que la opción elegida sea la mejor (por precio, calidad, tiempo de entrega, soporte y otros requerimientos).
La plataforma, que tiene una suscripción anual de $970 (más IVA), permite que empresas de diferentes países de la región identifiquen a proveedores en Costa Rica.
“Lo que estamos haciendo es llevar proveedores al resto de América Latina”, dijo Marchelli. “Ya tenemos una vitrina de 10.000 empresas aquí”.
