La carencia de sistemas de predicción de ventas genera pérdidas significativas en las empresas por errores en pronósticos de demanda, los cuales causan falta de stock, exceso de inventario y oportunidades de ventas perdidas. Son ineficiencias que cuestan miles de millones de dólares anualmente a nivel global.
Muchas empresas aplican los diferentes métodos usuales para determinar cuánto venderán en cada época y temporada del año: la experiencia, aplicar un crecimiento del 10% en general o determinar ese porcentaje en una hoja de cálculo basándose en el histórico. Pero se estima que las empresas pueden tener imprecisiones en pronósticos del 20% al 50% en promedio al usar esas fórmulas.
En el comercio al detalle, por ejemplo, se estima que las pérdidas por falta o exceso de inventario alcanzan los $1,73 billones de dólares a nivel global, según la firma de investigación de mercados IHL Group.
Las grandes empresas resuelven esta situación con sistemas corporativos gerenciales (tipo ERP) o de gestión de clientes (CRM) para definir con certeza la producción y establecer las órdenes de compra de insumos enviadas a sus proveedores. Esos sistemas también ayudan a determinar la cantidad de productos a comercializar en cada momento y evitar los problemas de planificación, afectar la liquidez y deteriorar el flujo de caja.
Pero las pequeñas y medianas empresas (pymes) no tienen acceso a estas inversiones tecnológicas, enfrentan más dificultades para la gestión y toma de decisiones basadas en las estadísticas disponibles, y tienen complicaciones en el manejo administrativo, con un impacto directo en su propia supervivencia. La buena noticia es que hay soluciones para ellas.
En el mercado se puede recurrir a diferentes tipos de sistemas locales y globales para resolver la necesidad de una más efectiva proyección de ventas, de producción y de inventarios. La Asociación GS1, que impulsa diferentes estándares en la comercialización de productos, lanzó recientemente una solución que permite a las pymes realizar las proyecciones de la demanda en unos simples pasos. Al servicio lo bautizó como GS1 Forecast.
“La plataforma facilita el análisis de cada producto, identifica comportamientos relevantes y entrega resultados fáciles de interpretar, acompañados de métricas y gráficos que apoyan la toma de decisiones”, dijo Marianella Araya, gerente general de GS1 Costa Rica. “Además, cuenta con un asistente de IA que explica los resultados del pronóstico en lenguaje claro, ayudando al usuario a comprender qué significan las proyecciones.”
GS1 cuenta, además, con un amplio portafolio de servicios para empresas, incluyendo acompañamiento logístico y control de activos, códigos QR dinámicos y asesoría en analítica de datos, códigos de productos, estándares y comercio electrónico, entre otros.
A nivel local, existen otras soluciones tipo ERP, de CRM o de contabilidad para pymes como la de Alegra, DataCRM, Sofia, Cloud Biz y Softland que pueden ayudar en esa tarea. También se puede ver opciones globales como Streamline, Datup, HubSpot, Zoho CRM y Clari.
Estas soluciones integran, en la actualidad, tecnologías de inteligencia artificial (IA) para automatizar y personalizar el análisis y los reportes, con el propósito de facilitar las decisiones.
Cómo funciona
La elección del sistema que más le conviene a su pyme dependerá de los costos, la facilidad de uso, el acceso y la madurez de la empresa para aprovechar este tipo de herramientas.
Una pregunta clave que deben resolver antes de elegir una plataforma es: ¿dónde quedan, cuál es la seguridad y cuál es la privacidad de los datos de la operación y de ventas?
En el caso de GS1 Forecast se trata de una plataforma que permite, en pocos pasos, proyectar la demanda de productos, planificar compras, producción e inventarios y, así, mejorar su flujo de caja.
A partir de los datos históricos de ventas o información básica de mercado, la herramienta genera proyecciones claras que permiten visualizar cómo se comportarán los productos en los próximos meses.
Las empresas pueden ingresar, cargar sus datos con una hoja de cálculo (Excel de Microsoft o Sheets de Google) y comenzar a generar proyecciones de demanda.
El sistema no descarga los datos de la hoja de cálculo ni los aloja en ninguna plataforma. De esta forma se garantizaría el resguardo de la privacidad y seguridad de la información de la empresa. Cuando el usuario sale de la aplicación, la información utilizada queda eliminada en el sistema GS1 Forecast.
“El análisis viene con una explicación”, explicó Catalina Brenes, gerente comercial y de mercadeo de GS1. “No solamente son números crudos. Viene con una explicación para que sea más amigable para las personas que no son expertas”.
El principal impacto de este tipo de soluciones es la reducción de ineficiencias operativas. La proyección precisa de la demanda permite comprar y producir en forma alineada a la realidad, las tendencias y las temporadas del mercado evitando el exceso de inventario, reduciendo el riesgo de vencimientos e impidiendo tener capital inmovilizado.
La herramienta reduce las urgencias operativas y disminuye las compras de último momento, así como los costos adicionales por transporte de último momento para el abastecimiento de insumos y la entrega de productos. Además, baja el gasto por reprocesos y descuentos forzados por inventario sobrante. Todo esto se traduce en mayores márgenes de utilidad.
“Al contar con una proyección más precisa de la demanda, las empresas pueden comprar y producir de forma más alineada con la realidad del mercado”, enfatizó José Ugalde, ingeniero experto en GS1 Forecast. La entidad facilita el uso con capacitaciones gratuitas, guías y videos de tutoría.
Según GS1 de enero a abril se tenía un grupo de siete empresas con 15 usuarios probando la plataforma.
Qué debe hacer para usar el sistema
El proceso de utilización de la plataforma GS1 Forecast funciona de la siguiente manera:
—El servicio opera en la nube, por lo que las personas deben suscribirse y utilizar la plataforma en línea.
—El costo por mes de la membresía o suscripción es de $20 (menos de ¢9.000) por mes que se paga en línea con tarjeta.
—Para iniciar puede utilizar la opción de prueba (dura 30 días).
—Para obtener la proyección de ventas, se sube un archivo de hoja de cálculo (Excel de Microsoft o Sheet de Google) con los datos de ventas.
—La plataforma procesa la información y genera proyecciones de demanda por producto.
—El usuario obtiene resultados con métricas y gráficos.
—El usuario obtiene también una explicación de esos resultados apoyándose en el asistente de IA.
