Cada uno de los 200 ingenieros informáticos de GBM debía dedicar, como mínimo, 15 minutos a la semana para realizar el reporte de horas trabajadas en cada proyecto a su cargo.

El informe es imprescindible para la gestión de los proyectos que se implementan en empresas e instituciones que son sus clientes y para efectos de cobro.

El tiempo total dedicado por los ingenieros a esta tarea era de 50 horas cada semana, 200 horas cada mes y 2.400 horas en un año.

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Cuando llegaba el momento de hacer el reporte, como cuando se efectúa la liquidación de los viáticos, había que acordarse –aún con el paso de los días y hasta de las semanas– de la hora de inicio y la hora de finalización. Una de esas tareas que no emocionan a nadie.

Usualmente los formularios o sistemas para cumplirlas tampoco son sencillos y distraen al equipo de labores más estratégicas.

Había otra situación: ¿cuál es el costo de ese total de horas, cómo se contabiliza y quién lo asume?

“No era práctico”, dijo Adrián Montero, consultor de ventas de software de GBM. “Queríamos que estuvieran generando valor, no haciendo trámites”.

La firma comercializa e implementa soluciones tecnológicas de diferentes marcas globales en una amplio abanico de campos e industrias en Costa Rica y en la región, desde sistemas gerenciales tipo ERP hasta de seguridad informática.

Solución

Los mismos ingenieros buscaron una solución. Un equipo de ellos empezó a trabajar a finales de agosto del 2018 en una aplicación utilizando las mismas tecnologías que la compañía tiene a disposición para sus clientes.

En octubre de ese mismo años se empezó a utilizar la app, la cual fue bautizada como CROP.

Ahora cada ingeniero le dicta a la app, descargada en su móvil, las horas dedicadas a cada proyecto a su cargo.

La aplicación trabaja con la tecnología de inteligencia cognitiva de Watson, creada por IBM y de la que GBM es socio distribuidor regional.

La aplicación utiliza tecnología de lenguaje natural, que reconoce la información dictada por medio de la voz de cada persona para convertirla en texto y datos numéricos.

La información es tomada por un componente de software de automatización o de Robotic Process Automation (RPA) para registrarla en el sistema gerencial o ERP que usa GBM.

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El resultado es tener información actualizada constantemente, además de haber liberado a los ingenieros del tedio de llenar formularios de reportes.

“Aplicamos las mismas facilidades para el negocio”, reitera Montero.

A nivel local seis de cada 10 empresas de tecnología y servicios offshore tenía planes pilotos o estaba en algún nivel de automatización, según un estudio de la Comisión Asesora de Alta Tecnología (Caatec) publicado en febrero del 2018.

La RPA permite que un “robot informático” emule e integre las acciones de una interacción humana en sistemas digitales para ejecutar una tarea operativa o comercial.

Los robots emplean la interfaz de usuario para capturar datos y manipular aplicaciones existentes del mismo modo que los humanos. Además, realizan interpretaciones, activan respuestas y se comunican con otros sistemas para operar en una amplia gama de tareas repetitivas.

La firma de investigación de mercados tecnológicos, Gartner, estimaba que en 2019 se invertirían unos $1.300 millones en software de RPA, especialmente en bancos, compañías de seguros, empresas de telecomunicaciones y empresas de servicios públicos.

Gartner enfatizó que esta tecnología acelera las iniciativas de transformación digital en las compañías e instituciones, al tiempo que desbloquean el valor asociado con las inversiones en tecnología pasadas.

El pronóstico incluye cambios en la oferta de soluciones en los próximos tres años, pues se espera que las grandes firmas tecnológicas como IBM, Microsoft y SAP se asocien o adquieran proveedores de software RPA, favoreciendo un mayor alcance de la tecnología.

Al mismo tiempo, los nuevos proveedores están aprovechando la oportunidad de adaptar las capacidades de RPA para las demandas comerciales digitales, como el procesamiento de flujo de eventos y el análisis en tiempo real.

Áreas de uso

El mercado también evoluciona hacia otras tecnologías de automatización, como el reconocimiento óptico de caracteres y la inteligencia artificial.

Tal evolución favorece que las soluciones de RPA pasen de implementarse a nivel corporativo a compañías y emprendimientos de otros niveles del parque empresarial.

La robotización en las empresas a nivel interno se viene implementando en tareas que normalmente son rutinarias, de escaso valor, utilizando este tipo de tecnologías, plataformas y herramientas de software.

Por ejemplo, en contabilidad puede aplicarse para automatizar los cierres, las entradas o registros de los asientos contables, conciliación de cuentas, procesamiento de órdenes de compra y recepción de facturas electrónicas.

En el centro de servicios corporativos de Cargill se utiliza para registrar automáticamente las facturas remitidas por los proveedores en una hoja de cálculo, en lugar de que un operador tenga que incluirlas una a una, con riesgo de errores involuntarios de digitalización.

La tecnología cognitiva tiene la capacidad de recibir una factura en formato PDF, leerla y tomar la información para ingresarla en los sistemas corporativos.

Lo mismo se puede aplicar para las órdenes de compra.

En atención del cliente en los bancos cuando una persona solicita un estado de cuenta en la plataforma de servicios el ejecutivo debe abrir varios sistemas.

Con RPA se digita el número de cédula y el sistema se encarga de buscar la información en unos segundos, mientras el ejecutivo puede informar al cliente de nuevos productos o brindar un trato más personalizado.

En talleres de reparación de automóviles y en servicios de mantenimiento puede servir para el registro de horas dedicadas, reparaciones realizadas, repuestos usados, cumplimiento de tareas, entre otros.

Los colaboradores pueden enfocarse así en corroborar los datos y, especialmente, al proceso.

En el caso de los ingenieros de GBM el primer impacto fue de alivio.

Aunque el enfoque era agilizar el registro de las horas trabajadas, también es posible obtener retroalimentación de la productividad, del avance del proyecto y para la gestión de cobro a los clientes.

Montero afirmó que la RPA permite desarrollar las aplicaciones de robotización o automatización con rapidez, así como facilita la corrección de pulgas, pues -además- se basa en metodología de desarrollo Agile, que habilita soluciones en corto tiempo.