Por: .   18 julio
Esta es la portada del sitio web de las Juntas de Educación y de Administración del MEP. (Foto cortesía Fundación Gente)
Esta es la portada del sitio web de las Juntas de Educación y de Administración del MEP. (Foto cortesía Fundación Gente)

El tráfico que gane el sitio web de su empresa y que los clientes utilicen los servicios en línea, incluyendo las compras en línea, no dependen solamente de los buenos productos que usted ofrezca ahí.

Muchas páginas electrónicas pueden estar muy bien desarrolladas desde el punto de vista técnico, gracias al buen trabajo de los desarrolladores y diseñadores web. Eso no significa que los usuarios se sientan atraídos y tengan la comodidad suficiente para navegar.

Al sitio web de las Juntas de Educación y Juntas Administrativas, del Ministerio de Educación Pública (MEP), le ocurría algo parecido, por lo que en colaboración con la Fundación Gente y la Agencia Dint Digital se rediseñó con el propósito de hacerlo usable.

El reto iba más allá de la reconfiguración, pues el público meta es muy heterogéneo en cuanto a perfiles académicos, comunidades (urbanas y rurales), edades y habilidades para tener acceso a la tecnología.

El sitio web fue creado en el 2013 como una herramienta para que las juntas se comuniquen y realicen trámites relacionados con los centros educativos que representan en áreas como infraestructura, comedores escolares y compras de bienes y servicios.

“La mayoría de las visitas siguen siendo de Juntas del Gran Área Metropolitana. Ahora hay un crecimiento de usuarios y especialmente de zonas rurales”, afirmó Henry Cedeño, coordinador de proyectos de la Fundación Gente.

Este servicio atiende a 25.000 miembros de Juntas del MEP de 5.000 centros educativos. El rediseño implicó una inversión de $2.500 y se realizó en 18 meses. Fue lanzado en abril pasado.

¿Cómo lo hicieron?

El rediseño fue lanzado en abril pasado, tras año y medio de trabajo entre el MEP, Fundación Gente, Agencia Dint Digital y grupos de las Juntas de Educación y Administración. (Foto reproducción EF)
El rediseño fue lanzado en abril pasado, tras año y medio de trabajo entre el MEP, Fundación Gente, Agencia Dint Digital y grupos de las Juntas de Educación y Administración. (Foto reproducción EF)
1. Usuarios mandan

Antes el sitio web de las Juntas del MEP estaba desarrollado en función de los conceptos y necesidades técnicas del Ministerio.

“Era muy aburrido”, dijo Karla Umaña, directora de estrategia y planificación de Dint.

Ahora se replanteó en función de los usuarios a nivel de lenguaje, organización o estructura de los contenidos y de la interface.

El rediseño implicó reorganizarlo en distintas categorías y subcategorías, como un flujo o proceso.

2. Involúcrelos

La experiencia de navegación de los usuarios es el centro, lo cual implica involucrarnos y que participen en el proceso de rediseño.

Para eso, la Fundación Gente y la Agencia Dint realizaron dos tipos de consultas con ellos:

a-Ejercicio: se realizaron seis sesiones con hasta 15 personas de las Juntas del MEP en las cuales ellos sugirieron cómo organizar el sitio web. El resultado es un gráfico que permite una primera visualización.

b-Pruebas: en otras sesiones los usuarios realizan una serie de tareas asignadas de forma que se pueda ver y entender cómo usan el sitio web y los servicios en línea.

Muy importante: todos deben tener la mente abierta para determinar necesidades y lo que es posible.

Evite dar respuestas negativas a priori, pues para todo puede haber una solución. Lo que es importante para la empresa o institución, no necesariamente es lo más útil ni lo más relevante para los clientes o usuarios.

Así se veía la página de preguntas frecuentes en el sitio web antes del rediseño. (Foto cortesía Fundación Gente)
Así se veía la página de preguntas frecuentes en el sitio web antes del rediseño. (Foto cortesía Fundación Gente)
3. Sencillez

El mayor reto es traducir la jerga técnica (informática y de la institución o empresa) en un lenguaje amigable, sencillo y comprensible para los usuarios.

La tarea implica levantar o reunir los contenidos y después resolver cómo hacerlo útil, fácil y sencillo.

La inclusión de trámites en línea debe ser paulatina. En el caso del sitio de las Juntas del MEP se van sumando servicios poco a poco, en este caso en coordinación con el Ministerio.

4. Acompañe

No deje al garete a los usuarios o clientes del sitio web. Recuerde que es la herramienta para acercar a su público.

Organice mecanismos para consultas, atención y soporte, ya sea chats, correo de soporte y servicio o atención telefónica.

Asimismo puede realizar sesiones de seguimiento con los usuarios para obtener retroalimentación.

“Lo que más me impactó es la riqueza de la gente. Las Juntas son apasionadas por lo que hacen y por la educación de sus hijos”, dijo Umaña.

El rediseño implicó, en el caso de la página de preguntas frecuentes, una reorganización del material según lo recomendado por los usuarios. (Foto reproducción EF)
El rediseño implicó, en el caso de la página de preguntas frecuentes, una reorganización del material según lo recomendado por los usuarios. (Foto reproducción EF)
5. Vea resultados

Realice monitoreos continuos con datos de navegación para determinar objetivamente los resultados.

La información de visitas, consultas, ingresos al sistema y descargas de infografías, entre otros, son claves en este caso.

“Con los resultados, vimos que la gente sí tenía razón”, reconoció Cedeño. “En menos de mes y medio tenemos más de 1.300 usuarios y más de 1.200 infografías descargadas”.

La información también le mostrará si los visitantes al sitio web siguen el proceso de navegación diseñado.

El sitio de Juntas del MEP incluye contenidos como calendario (fechas relevantes), cursos en línea y contratación administrativa. Además, es información abierta al público.

6. Optimización

Recuerde que los sitos web deben seguir pautas de optimización, especialmente de Search engine optimization (SEO).

Las pautas deben facilitar las búsquedas de parte de los usuarios, tanto del mismo sitio web como de contenidos que se publiquen en él.

Los usuarios tienen a utilizar los buscadores como Google para encontrar información que requieran, incluso de páginas electrónicas que visitan usualmente.

La optimización de los sitios web y de sus contenidos facilitan que puedan encontrarlos.

La estrategia también incluye la publicación periódica de contenidos e información para mantener actualizadas las páginas del sitio y atraer audiencia en forma continua.