La Defensa Pública, una institución adscrita al Poder Judicial, todavía lucha por implementar un sistema informático que le permita contar con datos e indicadores que revelen con claridad la carga de trabajo que tiene cada abogado y sus resultados.

Esta entidad recibió ¢39.614 millones para operar este año, lo que representa el 8,5% del total del presupuesto del Poder Judicial. Su tarea es defender a quienes no pueden pagar un abogado para enfrentar procesos penales o sociales.

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La institución tiene 826 funcionarios de los cuales 556 son abogados en diferentes áreas. En 2018 esta dependencia atendió a 111.505 usuarios en las 44 oficinas que tiene en todo el país.

EF conversó con Diana Montero, jefa de la Defensa Pública, quien el pasado 3 jueves de octubre cumplió dos años en el cargo de manera interina.

Cambios graduales

— ¿Cuál el principal cambio que impulsó desde su llegada a la jefatura de la Defensa Pública?

— En una época de crisis económica como en la que estamos ahora, es muy difícil que nos otorguen recursos. Nos enfocamos en proyectos para maximizar recursos que nos permitan brindar un servicio de calidad y también que los defensores tengan cargas de trabajo razonables.

— ¿Qué tipo de proyectos?

— Tomamos la iniciativa, con recursos propios de la jefatura, de empezar a hacer un inventario de expedientes de las plazas penales con el fin de definir de dónde podíamos sacar plazas para trasladar a algunos lugares y reforzar el servicio en zonas en las que la carga de expedientes es muy alta.

— ¿Qué resultados ha tenido este sistema de traslado de plazas?

— Los resultados han sido exitosos, tanto que la Dirección de Planificación, al ver que logramos recuperar 11 plazas para fortalecer la Unidad de Ejecución de la Pena, comenzó a involucrarse en el proyecto.

En este momento cerca de 24 plazas han sido reubicadas en zonas y áreas en las que son requeridas.

— ¿La Defensa Pública mantiene el sistema de operación que utilizó la anterior jefa?

— Planteamos ante el Consejo Superior del Poder Judicial una nueva estructura. Con este nuevo organigrama queremos que la jefatura esté concentrada en la toma de decisiones estratégicas y no tenga que asumir el día a día de las regiones u oficinas alejadas. Se planteó la ubicación de los supervisores en cada una de las regiones, de manera que ellos puedan resolver las cuestiones operativas y logísticas.

— Sobre el nivel de rotación y la estabilidad de los defensores públicos, ¿qué cambios ejecutó?

— Gestioné que salgan a concurso las plazas que se encuentran vacantes, pero un punto muy valioso es el tema del reglamento de la carrera del defensor. El defensor público nunca ha tenido un cuerpo normativo que respalde su crecimiento profesional dentro de la institución.

El reglamento se hizo con un sistema participativo con todos los funcionarios, asociaciones y el sindicato, y se envió en noviembre del 2018 a Corte Plena y estamos esperando que lo aprueben, ojalá pronto.

El vacío de los datos

— Uno de los grandes vacíos de la entidad es la ausencia de estadísticas que permitan conocer las cargas y los flujos de trabajo reales de los defensores. ¿Ya se hizo alguna mejora?

— En este momento, el sistema de seguimiento de casos, que es una plataforma que tardó bastantes años para implementarse porque es relativamente compleja, ya se utiliza casi al 98% en todo el país. Le dimos capacitaciones al personal y el proceso avanzó más rápido.

— ¿Cómo fue el proceso de implementación con los funcionarios?

— Hay que comprender una situación: cuando un empleado ha rendido informes toda su vida con hojas de Excel, siempre existe una resistencia a esos cambios, y realmente a la gente a veces le cuesta asumir estas nuevas tecnologías. Tenemos oficinas que lo asumieron de manera total; a algunas les ha costado más, pero vamos por buen camino.

— ¿Cuándo empezaron a poner en marcha el sistema?

— Empezamos a finales del 2018. Es un proceso que inició con la instalación del sistema en cada oficina; luego se les pidió a los defensores públicos que lo alimentaran con los datos individualizados de cada funcionario y de cada expediente. Esa información se unificó con la plataforma de estadísticas del Poder Judicial, que se llama Sigma.

Cuando logremos ese empate perfecto entre ambos sistemas es cuando habremos alcanzado el nivel de optimización al que aspiramos llegar.

— ¿Qué datos se podrán obtener de esta plataforma?

— Nos va a permitir contar con datos actuales para la toma de decisiones. Ya tenemos algunos datos, pero en este momento estamos enfocados en que todo el mundo esté actualizando la información.

— Pero ¿cuáles datos se pueden extraer del sistema?

— Tenemos cantidad de expedientes recibidos, circulantes, cancelados y audiencias. Volvemos a lo que le explicábamos: estamos en ese proceso de insistir a los defensores en la importancia de registrar los expedientes y su estatus en el sistema.

— ¿Cómo utilizan esos datos para la toma de decisiones?

— Ahora tomamos las decisiones de movimientos de plazas con base en los datos; así es como hemos podido recuperar esas 24 plazas. Antes las estadísticas se generaban en plataformas ofimáticas, como Excel, que eran manipulables, pero ahora el sistema de seguimiento de casos extrae todos los datos por cada oficina.

— ¿Todos estos datos ya están disponibles?, ¿yo puedo solicitarlos?

— Algunos, porque van oficina por oficina.

— ¿Cuál es el promedio de casos que lleva cada defensor público?

— Según datos al 2018, el promedio es de 233 casos, pero son diferentes de acuerdo con el área de especialización. Los de materia agraria tienen un promedio de 103 casos que, aunque suena poco, requieren más tiempo porque implican visitar terrenos, mientras que contravencional tiene un promedio de 2.730 casos porque es un único defensor para esta área.

— ¿La Defensa Pública recibió más plazas en los últimos años?

— Desde hace tres años ya no hay aumento de puestos. La directriz presupuestaria del Ministerio de Hacienda, por toda la crisis fiscal, es una de no crecimiento en plazas.

Las últimas plazas creadas fueron las de abogados de asistencia social –74–, en julio del 2017, para cumplir con la Reforma Procesal Laboral.