Lo mejor es prevenir y no lamentar. Tanto por la buena salud en el ambiente laboral como por los derechos de las personas colaboradoras, las compañías deben cumplir con las normas y procedimientos de la legislación de Costa Rica.
Aunque la Defensoría de los Habitantes alertó que el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social requiere el doble de personal para las inspecciones, usted puede recibir una visita.
“Las inspecciones buscan verificar el cumplimiento de las normas mínimas o básicas, como pago de aguinaldo y de salario mínimo, así como de derechos que están por encima de esos mínimos legales”, dijo Joaquín Acuña, socio de la firma BDS Asesores, durante un webinar este jueves 10 de julio.
Entre 2021 y 2024, el Ministerio realizó casi 50.000 inspecciones, para una cobertura promedio de 70.000 personas y entre un 6% y 12% de las personas activas. De todas las visitas, un 20% de las empresas no cumplían las condiciones laborales.
¿Por qué se recibe una inspección laboral?
La ley constitutiva del Ministerio establece entre sus funciones la obligación de velar por el cumplimiento de los derechos laborales. Es un proceso que se deriva de los convenios y tratados internacionales firmados y aprobados por Costa Rica con entidades como la Organización Internacional del Trabajo (OIT).
“Los diferentes Estados deben fortalecer la inspección del cumplimiento de los derechos laborales”, recalcó Gabriel Carvajal, abogado de BDS.
¿Qué es una inspección?
La inspección laboral se regula por la legislación local y el Manual de procedimientos legales de la inspección de trabajo, el cual se puede iniciar mediante una denuncia ante el Ministerio, de oficio y de forma focalizada. En ellas, se solicita información y documentación relacionada con el empleo.
Tipos de inspección
1. A petición de parte: cuando una persona trabajadora presenta una denuncia ante el Ministerio. Si bien la denuncia es confidencial, si identifica quién la presentó, se debe evitar adoptar medidas de represalia.
2. De oficio: cuando el Ministerio realiza inspecciones programadas en una zona.
3. Focalizadas: cuando se realizan inspecciones en empresas de una industrias específica en una zona en particular (a empresas agroindustriales o de turismo de una región).
Procedimiento de la inspección
—La persona inspectora, que debe mostrar su identificación oficial del Ministerio, debe ser atendido y contar acceso a las instalaciones y diferentes áreas de trabajo.
—La persona inspectora solicita información y documentos según el formulario que presenta.
—La persona inspectora pedirá conversar con un representante patronal y con personas colaboradoras. Se recomienda disponer de salas y condiciones para estos efectos. Si hay diferentes jornadas, pueden solicitar conversar con las personas colaboradoras en esos diferentes horarios.
—La empresa no tiene la obligación de responder todas las preguntas y puede solicitar el cuestionario por escrito y brindar un plazo.
—Las empresas pueden recibir varias visitas en un plazo corto o mediano y los encargados deben estar preparados para recibirlas y atenderlos.
—La persona inspectora levanta y entrega un acta de inspección donde determina los incumplimientos o supuestas infracciones. También define un plazo para las correcciones. Aquí las empresas deben revisar si hay razón o no.
—Si la empresa determina que sí hay incumplimiento debe conversar con la persona inspectora para establecer la medida de corrección y luego enviar la corroboración o recibir una visita de reinspección donde se dé por satisfecho.
—Si la empresa considera que no hay razón de parte de la inspección se presenta un recurso ante la persona inspectora, quien debe elevarla a la asesoría legal del Ministerio de su región y ésta determina con lugar o sin lugar el recurso de revisión.
—Si se declara sin lugar, el inspector puede realizar otra inspección, darse por satisfecho si se corrigió o emitir un acta donde indique que se sigue sin cumplir para trasladar el caso a la vía judicial, donde se establece una sentencia y la sanción.
Tipos de procedimientos
—Presencial (se presenta a las instalaciones de la empresa) o virtual (solicita información y documentos a través del correo electrónico establecido para esos efectos).
—Por violación de instrumentos profesionales como convenciones colectivas y arreglos directos y laudos
—Por despido ilegal de una trabajadora embarazada o en periodo de lactancia sin seguir el procedimiento correspondiente.
—Por despido ilegal de una persona menor adolescente trabajadora, de 15 a 18 años de edad.
—Por denuncia de hostigamiento laboral, discriminación y hostigamiento sexual.
—Para certificación de cumplimiento de los derechos laborales.
Documentos
Los documentos que pueden pedir las personas inspectoras son los relacionados con el empleo (como planillas, pólizas de trabajo y comprobantes de pago) y la seguridad laboral.
—Planillas reportadas a la Caja Costarricense de Seguro Social (pueden pedir la última, las de los últimos seis meses o las de los últimos 24 meses).
—Planillas reportadas al Instituto Nacional de Seguros relacionadas con pólizas laborales.
—Planilla interna, si se tiene (en las microempresas normalmente no se tiene disponible).
—Comprobantes de pago
—Personería jurídica, cédula física o documento correspondiente.
—Póliza de hostigamiento sexual (que es obligatorio) y de hostigamiento laboral.
—Medio oficial (email) para recibir notificaciones, prevenciones y documentos que considere el Ministerio.
—También puede pedir en “otros” documentos que confirmen, por ejemplo, que se tiene sala de lactancia, copia de contrato de trabajo, copia de contrato de teletrabajo, o de las políticas relacionadas con el empleo, como los programas de compensación.
No pueden pedir información privada de la persona colaboradora, como dirección de domicilio o número telefónico, salvo si hay consentimiento expreso y si la denuncia se relaciona con las condiciones del teletrabajo.
Si la empresa no cuenta con póliza de riesgos de trabajo, el Ministerio puede ordenar el cierre de las instalaciones de forma inmediata.
Plazo
El Ministerio de Trabajo, tras una inspección, puede dar un plazo de 30 días hábiles para que la empresa cumpla con las correcciones. Esto necesita una visita de reinspección. Pero la persona inspectora puede dar un día en algunos casos de gravedad, incluso.
Si no hay corrección ni visita, la persona denunciante puede volver a presentar la denuncia, lo que llevaría a una nueva inspección del Ministerio.
Multas
En casos de incumplimientos, las multas van de uno a 3 a 23 salarios base mensuales, que para este año se fijó en ¢462.200. El máximo de multa podría ser de casi ¢10,7 millones.
En estos casos se determina en los tribunales laborales, donde un juez confirma si hay incumplimiento y la magnitud del mismo.
El incumplimiento de una orden del Ministerio y del juzgado puede acarrear mayores sanciones.
Causas comunes de infracción
—Incumplimientos en comprobante de pago: cuando no incluye nombre, salario, deducciones y otra información de interés.
—Hostigamiento sexual: cuando no hay política interna, falta su socialización y comunicación y no se cumple.
—Días feriados: cuando no se paga el doble salario a las personas que lo laboraron.
—Salud ocupacional: cuando no hay comisión u oficina que exige el Código de trabajo.
—Vacaciones: por no otorgar las vacaciones que le corresponden a las personas colaboradoras.
—Prohibición de fumado: por falta de señalización o rotulación de prohibición de fumado y de uso de dispositivos electrónicos de tabaco (vapeo).
—Propinas: por falta de pago efectivo de propinas (10% de servicio en mesa) en los restaurantes a los saloneros o a las saloneras, la distribución del monto entre personal que no es parte del servicio de mesa (a menos que el 100% de los saloneros estén de acuerdo en distribuirlas) o las deducciones por reposición o mejoramiento de vajilla y otros conceptos.
—Cambios de jornadas: cuando las empresas combinan en una misma semana diferentes jornadas laborales.
—Día libre: cuando las empresas no cumplen la obligación patronal de otorgar a la persona trabajadora el día de descanso completo después de cada semana o de cada seis días de trabajo.
Descuidos
—La empresa o el representante atiende de forma conflictiva a la persona inspectora.
—No alinear a jefaturas con las políticas internas y normas legales a nivel laboral.
—No saber cuál es el grado de cumplimiento de las políticas, condiciones y normas legales a nivel laboral.
—No cumplir con los plazos para corregir cuando se encuentran incumplimientos.
—No cumplir con los fueros establecidos e iniciar proceso de despido sin cumplir los procedimientos establecidos (mujeres en estado de embarazo o en periodo de lactancia, denunciantes de hostigamiento sexual, personas en licencia de paternidad y dirigentes sindicales, entre otros).
—Ignorar las recomendaciones y órdenes de Ministerio.
Recomendaciones
—Estar preparados: conocer el procedimiento de la inspección.
—Capacitar a las personas en posiciones de liderazgo sobre políticas y normas laborales.
—Realizar un autodiagnóstico para determinar si hay incumplimientos y corregirlos.
—Asesorarse legalmente en materia laboral.
—Conocer y cumplir las actualizaciones y modificación legales en materia laboral.
—Cumplir con los plazos y los procedimientos establecidos.
Casos particulares
—Cuando una persona se encuentra en un proceso laboral interno y adopta como represalia realizar una denuncia contra la empresa, la compañía debe demostrar que sigue un proceso disciplinario y las razones objetivas.
—Cuando se tienen contratistas y es esta firma la que incumple, la inspección debe identificar claramente al patrono y el representante legal de la compañía contratada, pero es conveniente que la compañía que contrata compruebe que las empresas contratadas cumplan los derechos laborales para evitar crisis públicas.
—Cuando la inspección es digital, el Ministerio y sus inspectores pueden solicitar información y documentos pertinentes mediante correos electrónico oficiales.
—Cuando es menor de edad, entre 15 y 18 años, se debe seguir la normativa correspondiente en casos de despidos con o sin responsabilidad patronal.
—Cuando es una empresa que trabaja en forma virtual y sin centro de trabajo, el Ministerio puede realizar una inspección virtual. Si hay una oficina y teletrabajadores, el Ministerio puede pedir que se presenten todas o unas personas colaboradoras en fecha y hora determinada.
