Cuando Yacxel Cruz se encontraba en una boda, cuya organización le habían contratado, se daba cuenta que en algún momento la pareja o un familiar tenía que correr a conseguir licor, no se tenían previstas las bebidas de cada momento del evento o compraban más de la cuenta.
“Me partía el corazón verlos metiendo aquellas cantidades enormes de licor en las cajuelas de los carros, porque al final era un montón de plata que habían gastado”, dice Yacxel.
Se lo comentó a su esposo Jose Chaviano, un informático especializado en análisis y datos. Pensaron entonces en un nuevo negocio: Lico Eventos, un servicio para la elección y la logística de los licores para eventos.
Yacxel nació en Liberia, Guanacaste. Al cumplir dos años su familia se trasladó a Alajuela. Ella estudió en la escuela Manual Francisco Carrillo. Luego completó la secundaria mediante bachillerato por madurez.
Se decidió por administración de empresas en la Universidad de Turismo. El paso siguiente la empezó a empoderar en la organización de eventos.
Empezó a trabajar en el Hotel Palma Real, en Sabana Norte. Ahí pasó de ser anfitriona del restaurante a supervisora de eventos sociales y corporativos. El siguiente puesto fue de ejecutiva en esta área. A los cinco años realizó un paso más.
Ingresó a Café Britt, siempre como ejecutiva de eventos sociales y corporativos, así como en el área de mercadeo. “Fue una escuela para mí”, dice Yacxel.
El mismo tipo de puestos ocupó cuando estuvo en su siguiente trabajo: el hotel Aloft, ubicado en Lindora.
Fue cuando fundó su primer negocio hace diez años.
El negocio es sobre planificación de bodas: Creative Lights Wedding Planner. Incluía una división de organización de eventos, llamada Corporate Event Planner. A la par de la experiencia acumulada, Yacxel se fue preparando.
Realizó cursos nacionales e internacionales sobre eventos, eventos corporativos y etiqueta y protocolo.
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José es oriundo de Cartago. Igual que a Yacxel, su familia se trasladó a Alajuela cuando todavía era muy niño. Tenía apenas tres años. Él tenía problemas respiratorios y el clima alajuelense le beneficiaba.
La primaria la hizo en la Escuela República de Guatemala y la secundaria en el Colegio Redentorista, dos años, y después en el Colegio Técnico Jesús Ocaña. Allí obtuvo un técnico en informática. Esa sería la carrera que seguiría después.
Ingresó al Colegio Universitario de Alajuela (Cuna) y luego a la Universidad Hispanoamericana, donde obtuvo la ingeniería en sistemas.
A partir de ahí fue acumulando una rica experiencia en firmas como Mutual Alajuela (en la actualidad Grupo Mutual), HP (en el área de sistemas empresariales fabricados por la compañía alemana SAP) y Florida Ice & Farm Co. (Fifco).
En Florida estuvo en cargos de arquitecto de sistemas, en desarrollo de plataformas de ventas y distribución y luego en inteligencia de negocios, en particular del área financiera.
A los cinco años fue contratado por la firma EY (antes Ernst & Young). Su nueva área lo colocaba también de cara a las nuevas tecnologías.
En EY fue gerente de automatización. En esta división se hacían cargo de proyectos de Robotic Process Automation (RPA), que permite digitalizar y automatizar tareas rutinarias a nivel administrativo. Los proyectos se desarrollaban en América Latina, Estados Unidos, el Caribe y España.
Estuvo también en otras implementaciones de inteligencia de negocios y de creación de Data Warehouse, que son plataformas para recolectar y analizar información proveniente de diferentes fuentes. Ahí estuvo cinco años.
Regresó a Fifco como gerente de arquitectura, durante otros cinco años.
En la actualidad, trabaja como gerente de arquitectura y de datos en Establishment Labs, una firma costarricense de desarrollo de implantes mamarios y de dispositivos médicos con presencia en la bolsa tecnológica Nasdaq de Nueva York.
“Entendí cómo funciona lo del suministro de productos y que vale la pena iniciar el nuevo negocio”, dice José.
Yacxel y José se conocieron hace dos décadas cuando tenían 21 y 22 años de edad, respectivamente, en un gimnasio del centro de Alajuela.
“Fue un flechazo”, dice Yacxel.
A los ocho años de noviazgo se casaron. Juntos terminaron de estudiar, se acompañaron en sus respectivas carreras. También cuando Yacxel inició su primera empresa.
Ella sentía que tenía la experiencia y la preparación requerida para dar el paso. Cuando inició se dio cuenta que no era tan sencillo.
Ahora no tenía vacaciones. El salario no llegaba puntual cada quincena. Tampoco tenía aguinaldo. Pero ella es perseverante y muy exigente consigo misma. Poco a poco el negocio prosperó.
Se dio a conocer y los clientes que tenía en ese momento, los clientes nuevos y los proveedores le tomaron confianza. Las puertas se abrieron.
Hubo retos.
En las empresas su labor fue más administrativa. El negocio demanda, empero, mucho de creatividad. Empezó a desarrollarla y las ventas despegaron.
Con su empresa incluso ha organizado capacitaciones sobre organización de eventos a los que trae expertos internacionales, con el aval de universidades locales.
Es una industria en evolución. En los eventos hay mucho aspiracional, de estatus y de prestigio. Las personas no quieren más de lo mismo.
“Los eventos sociales son muy importantes para las personas”, dice Yacxel. “Ya no es como antes que le encargaban la boda o una actividad a la tía o a la prima. Hoy quieren servicios profesionales. Eso incluye el licor: la gente no quiere que le haga falta en un evento”.
Yacxel detectó que en las actividades se produce un ciclo de consumo de bebidas: se inicia con poco consumo, aumenta, se llega a un máximo y luego baja.
Otra situación es que, por falta de experiencia o desconocimiento, no saben cómo calcular la cantidad de licor que se consumirá ni tienen en cuenta los gustos de los invitados.
Tampoco tienen en cuenta las gamas de las marcas que deben tener disponibles para invitados o para la mesa principal, de forma que no incurran en gastos excesivos.
A muchas personas les pasa que salen a comprar cuando ven que el licor se está acabando. Pero es justo antes de que inicie el bajón y no lo saben.
Y los lugares que encuentran abiertos no son precisamente los de mejores costos. Al final se quedan con cajas de bebidas sin consumir y el dinero gastado.
Yacxel y José vieron la oportunidad de negocio, que le diera seguridad a las personas mediante una cotización y un contrato del servicio.
Se requería a alguien que estuviera pendiente del consumo, con capacidad para volver a suministrar licor según la demanda y sin que eso implique que los organizadores, o la pareja que se está casando, tenga que preocuparse o salir corriendo a comprar y, al final, a hacer el inventario.
Otra tarea es planificar la cantidad y el tipo de bebidas para el cóctel, para el brindis, para la cena y para la fiesta.
“Se requiere alguien que se haga cargo de toda esa logística”, dice Yacxel.
En el momento en que lo pensó se encontraba en el primer piso de la casa. Subió al segundo piso, donde estaba José, y le preguntó si quería ser su socio en un proyecto.
Se lo comentó y lo iniciaron: crearon un sitio web, conversaron con diferentes actores del mercado, visitaron exposiciones y ferias, negociaron con compañías de distribución.
Una madrugada Yacxel se levantó y encontró a José frente a la computadora.
—Venga para que vea esto— le dijo José.
Le mostró una hoja de cálculo con una gran cantidad de columnas y filas llenas de cifras, operaciones y resultados. Estaba aplicando lo que había aprendido de datos e inteligencia de negocios. Para él no es extraño emprender tampoco.
Siempre lo ha considerado. Incluso más de una vez le dio vuelta a varias ideas. Algunas las quiere implementar a futuro. No están descartadas.
Desde el momento en que Yacxel le planteó su idea, José empezó a buscar información y a procesarla. Revisaron si había una oportunidad.
Exploraron diferentes modelos de ingreso. Vieron lo que se iba a necesitar para que funcionara. Hasta que tomaron la decisión.
“Vamos para adelante”, se dijeron.
El servicio de Lico Eventos permite elegir los licores favoritos (vinos, cervezas y destilados) y obtener una cotización (basada en un monto por hora, persona o consumo libre).
La entrega al hotel o al sitio donde se realiza el evento también está a cargo de Lico Eventos, así como el manejo del stock adicional en caso necesario.
“Esto se traduce en una inversión acertada y el disfrute del evento, sin preocupaciones por faltantes o sobrantes”, asegura José.
El servicio se ofrece en todo el país. Fuera del Área Metropolitana se suman costos de transporte.
El mercado para este tipo de servicios incluye a turistas o extranjeros residentes, así como empresas que lo requieren para sus eventos corporativos.
Una ventaja de Yacxel y José es que, como pareja, sus habilidades, conocimientos y competencias son complementarias.
Ella es creativa, está atenta a los diseños, las texturas, los colores.
José procesa la información, la analiza, la estructura y la conceptualiza, determina los tiempos de entrega, el inventario necesario para cada evento.
“Soy muy analítico”, se explica José. “Si voy a hacer algo, quiero tener los datos que me respalden para hacerlo. Quiero entenderlo a nivel de números”.
El sueño de José es seguir en sus trabajos en firmas en el área de analítica de datos, al tiempo que pueda impulsar iniciativas, siempre con la misma metodología: basándose en información.
Si llegara el momento para independizarse, sería con una empresa en esta área. Asimismo, espera ayudar a otras personas a lograrlo.
Yacxel, por su parte, ve a Lico Eventos como un complemento indispensable en el negocio de bodas y eventos.
No es el único que, por su experiencia y conocimiento en esta industria, seguro tiene a la vista.
