Después de más una década trabajando con organizaciones prominentes para corregir sus reuniones improductivas, he aprendido que muchas pueden explicarse a partir de una simple y errónea suposición.

Asumimos que la resolución intuitiva de problemas, que suele ser una labor individual, demostrará –en el contexto de las reuniones– ser igualmente efectiva para los grupos. Sin embargo, a menudo no es así.

Individual

Cuando los individuos resuelven problemas intuitivamente, el resultado es mágico.

Hay cinco etapas en la solución intuitiva de problemas:

Etapa 1: Definir el problema

Etapa 2: Generar soluciones

Etapa 3: Evaluar soluciones

Etapa 4: Elegir una solución

Etapa 5: hacer un plan

Podría suponer que al resolver problemas nos movemos secuencialmente entre estas etapas. Sin embargo, en las últimas décadas, los psicólogos han descubierto que sucede lo opuesto.

En lugar de avanzar en orden a través de las etapas, tendemos a hacerlo en una forma menos secuencial.

Por ejemplo, digamos que está ordenando comida en línea. Comienza generando rápidamente una solución —cocina mexicana (etapa 2)— y tan pronto ese pensamiento entra en su mente, evalúa (etapa 3) y recuerda que pidió comida mexicana ayer. Así que genera otra solución (etapa 2): comida hindú.

Tras evaluarla (etapa 3), teme que no está de ánimo para comida sustanciosa. En este punto, da un paso hacia atrás y define el problema (etapa 1), preguntándose: “¿Qué clase de comida me dejaría satisfecho, pero no excesivamente lleno?”

Una mejor pregunta lleva a una mejor respuesta: sushi (etapa 2). Hace una revisión rápida con su intuición para garantizar que realmente quiere sushi (etapa 3) y ordena la comida (etapas 4 y 5).

Esto es conocido como “solución intuitiva de problemas” y nos resulta tan natural que no nos damos cuenta de que lo estamos haciendo.

Todo lo que necesitamos es poner nuestra atención en el problema y, de forma similar a la transmisión automática de un automóvil, nuestro cerebro cambia las velocidades por nosotros.

Como resultado, la solución intuitiva de problemas es marcadamente eficiente. Incluso mágica.

En grupos

Cuando los grupos resuelven intuitivamente los problemas, el resultado suelo ser caos.

La solución intuitiva de problemas es tan efectiva para nosotros como individuos que asumimos que funcionará igualmente bien para grupos de personas.

Cuando tenemos una junta, nos reunimos alrededor de una mesa, ponemos nuestra atención colectiva en el problema y dejamos que nuestras transmisiones automáticas queden a cargo. Sin embargo, muy a menudo, esto resulta ser un error.

Para que los grupos colaboren con efectividad y las personas no hablen ignorando a los demás, todos los miembros deben estar simultáneamente en la misma etapa de la solución del problema.

Sin embargo, ya que las intuiciones son internas, los asistentes a las reuniones no pueden discernir fácilmente en qué etapa de la solución del problema está cada uno.

Por lo tanto, involuntariamente los participantes comienzan la reunión con personas en diferentes etapas de la solución de problemas.

Para resolver problemas como grupo, debemos abrazar un enfoque más metódico, uno con sólo una etapa de solución de problemas para cada tema a discusión.

Cómo realizar reuniones metódicas

En una reunión metódica, los miembros eligen y completan una etapa de solución de problemas para cada tema que necesita discutirse.

Para convertir una reunión intuitiva en metódica, tome la agenda de su reunión y escriba una etapa de solución de problemas a la derecha de cada punto de la agenda que lo ayudará a acercarse a una solución, al igual que el correspondiente resultado medible para esa etapa.

Dedique partes de la reunión para lograr los diferentes resultados. Una vez que lo hagan, muévanse al siguiente punto.

Al decidir la etapa de solución de problemas, considere lo siguiente:

¿Entiende el problema que enfrentan? Si no puede explicarle el problema a alguien más, es probable que usted no lo entienda tan bien como cree. Si ese es el caso, antes de comenzar a generar soluciones, considere dedicar esta parte de la reunión a definir el problema (etapa 1) y terminar con una declaración del problema por escrito.

¿Tiene varias soluciones potenciales? Si el grupo entiende el problema, pero todavía no han producido una serie de soluciones potenciales, generar una lista es el siguiente paso. Concéntrense en generar tantas opciones viables como sea posible (etapa 2).

¿Conoce las fortalezas y debilidades de las diferentes soluciones? Suponga que ya han generado soluciones potenciales (etapa 3). Libere a los asistentes de la obligación de llegar a una decisión final —podrían no estar listos para hacerlo— y permita que se enfoquen en desarrollar una lista de pros y contras para las diversas alternativas.

¿El grupo ya ha pasado tiempo debatiendo las diversas soluciones? Si la respuesta es sí, simplemente elija una (etapa 4) y póngalo por escrito.

¿Ya han seleccionado una solución? De ser así, enfóquese en desarrollar un plan de implementación (etapa 5). Si logran terminar la conversación con una amplia lista de acciones y fechas de entrega, puede celebrar un resultado positivo.

Al Pittampalli es el fundador de la Modern Meeting Company