En un mercado laboral cada vez más globalizado, las empresas buscan nuevas formas de contratar talento en distintos países sin establecer de inmediato una estructura corporativa local. Una de ellas es el employer of record (EOR, empleador de registro o legal), un modelo mediante el cual un tercero asume formalmente la condición de empleador y gestiona determinados aspectos de la relación laboral en nombre de la empresa que recibe los servicios.
Esta figura puede resultar atractiva para compañías que buscan agilizar procesos de contratación, ingresar a nuevos mercados o mantener equipos durante procesos de reorganización corporativa. También puede facilitar la continuidad de determinadas operaciones mientras una empresa transforma o cierra su estructura jurídica local.
Sin embargo, la eficiencia operativa debe ir de la mano de una adecuada valoración de las implicaciones laborales de un modelo EOR. Esto supone analizar tanto la estructura contractual como la forma en que la relación se desarrolla en la práctica.
En Costa Rica, la implementación de modelos de employer of record debe analizarse en el marco de la legislación laboral vigente y de los principios que rigen las relaciones de trabajo. Entre ellos se encuentran la protección de los derechos laborales, la irrenunciabilidad de derechos, la continuidad de la relación laboral, la buena fe y la razonabilidad, así como el principio de primacía de la realidad.
Este último principio resulta especialmente relevante. El Código de Trabajo establece que, independientemente de la denominación que se utilice, existe un contrato de trabajo cuando una persona presta servicios bajo dependencia y dirección, a cambio de una remuneración. También establece una presunción de existencia de la relación laboral entre quien presta el servicio y quien lo recibe.
Por ello, que un tercero figure formalmente como empleador no necesariamente determina, por sí solo, cómo debe analizarse la relación laboral.
Imaginemos una empresa que decide cerrar su entidad jurídica en Costa Rica, pero desea conservar al mismo equipo mediante un EOR. Las personas trabajadoras continúan realizando funciones similares, reciben instrucciones de responsables de la empresa beneficiaria y mantienen dinámicas de trabajo semejantes. El cambio principal estaría en la estructura contractual y administrativa.
En un escenario como este, adquieren relevancia preguntas como: ¿quién ejerce las facultades de dirección?, ¿quién controla la jornada?, ¿quién aprueba vacaciones?, ¿quién participa en la evaluación del desempeño? o ¿quién interviene en una eventual terminación de la relación laboral?
Estas preguntas importan porque la subordinación jurídica constituye uno de los elementos centrales de la relación laboral. Por ello, al diseñar un esquema EOR es necesario definir con claridad qué funciones corresponden al empleador formal y cuáles mantiene la empresa beneficiaria.
El artículo 3 del Código de Trabajo contempla la figura del intermediario y establece responsabilidad solidaria del patrono en los supuestos previstos por la norma. Esta disposición resulta relevante cuando un tercero interviene en la contratación de personas que prestan servicios en beneficio de otra empresa.
El análisis adquiere mayor importancia cuando el EOR se utiliza para trasladar a personas que ya trabajaban para una entidad local. En estos casos, la empresa debe valorar cuidadosamente la forma en que se realizará la transición.
Una posibilidad es recurrir a la sustitución patronal. En términos generales, esta figura permite modificar la identidad del empleador sin que necesariamente desaparezca la relación laboral. El cambio debe preservar los derechos de las personas trabajadoras y exige revisar las responsabilidades que puedan subsistir entre el empleador anterior y el nuevo.
El artículo 37 del Código de Trabajo regula esta figura y establece que la sustitución del patrono no afecta los contratos de trabajo existentes en perjuicio de las personas trabajadoras. Por ello, antes de utilizar esta alternativa es importante analizar sus efectos sobre la antigüedad, los derechos adquiridos y las obligaciones laborales existentes.
Otra posibilidad consiste en terminar las relaciones laborales vigentes y contratar posteriormente al personal mediante el EOR. Este escenario puede formar parte de una reorganización corporativa, pero implica considerar las consecuencias de la terminación, incluyendo el pago de las prestaciones laborales correspondientes y el cumplimiento de los derechos adquiridos.
En ambos casos, la decisión no debería limitarse a determinar quién aparecerá como empleador en el contrato. También es necesario evaluar cómo funcionará la relación en el día a día.
Una implementación adecuada requiere definir las responsabilidades de cada parte, establecer los mecanismos de gestión y supervisión del personal y documentar correctamente la transición. También resulta indispensable verificar el cumplimiento de obligaciones relacionadas con salarios, jornadas, vacaciones, aguinaldo, cargas sociales y riesgos del trabajo.
En este último ámbito, el artículo 193 del Código de Trabajo establece la obligación de asegurar a las personas trabajadoras contra los riesgos del trabajo y contempla reglas aplicables cuando intervienen intermediarios.
Para las empresas que atraviesan procesos de expansión, reorganización o transformación, el EOR puede ser una herramienta para gestionar talento en distintos mercados y adaptar estructuras corporativas a nuevas necesidades. Su utilidad, sin embargo, depende de que exista claridad sobre las responsabilidades que asume cada parte y de que la estructura elegida sea coherente con la forma en que se desarrolla la relación laboral.
El crecimiento de estos modelos refleja una transformación en la manera en que las compañías organizan sus operaciones y gestionan el talento. A medida que las estructuras empresariales se vuelven más flexibles y transfronterizas, también adquiere importancia contar con modelos de contratación que consideren desde el inicio sus implicaciones laborales.
El EOR puede aportar agilidad a determinados procesos corporativos, pero esa agilidad debe acompañarse de planificación y claridad jurídica. Para las empresas que evalúan esta alternativa, la pregunta no debería ser únicamente quién figurará como empleador, sino cómo estará estructurada y gestionada realmente la relación laboral.
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La autora es gerente legal de la firma EY, es abogada especialista en materia laboral.
