De la noche a la mañana, la pandemia del coronavirus ha expandido el límite de las políticas de flexibilidad en las empresas hasta un punto que nunca se consideró posible. Incluso en aquellas que se rigen bajo una cultura de trabajo más tradicional, tal como los servicios públicos y las universidades, están coordinando a su personal de manera remota para mantener la salud de sus empleados y ayudar a reducir la propagación del virus.

Para las empresas de todas las latitudes y de las diferentes industrias, la interrupción de operaciones en sus instalaciones físicas puede ser inevitable. Serán solo aquellas que puedan manejar la interrupción las que estarán bien posicionadas no sólo para superar el brote sin interrumpir actividades, sino también para enfrentar futuras crisis. En la medida que los empleados se acostumbran a tener sus laptops en ubicaciones remotas, los profesionales de recursos humanos, especializados en temas de conductas organizacionales y bienestar emocional, juegan cada vez un papel más importante, tanto en configuración de la cultura de la empresa como en la productividad laboral.

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Los siguientes son consejos que sirven para garantizar que los empleados tienen las herramientas y el soporte técnico que necesitan para desempeñarse de manera productiva y les sea posible mantener una buena conexión al trabajar vía remota.

1. Priorizar la salud y el bienestar por encima de todo. A medida que el COVID-19 se extiende y alcance niveles mayores o de contención, la máxima prioridad de cada organización debe ser la de proteger la salud de su talento, clientes, proveedores y colaboradores.

Si bien enviar empleados a trabajar bajo el resguardo de sus hogares mantiene a salvo a un gran segmento de la población laboralmente activa, ¿qué hay de aquellos que no pueden cumplir sus funciones de manera remota? Algunas organizaciones han tomado la medida de poner en cuarentena las operaciones de áreas fundamentales que deben permanecer en funcionamiento, acondicionando espacios físicos donde estos empleados pueden realizar su trabajo sin entrar en contacto con otras personas.

2. Construir la infraestructura adecuada para el trabajo remoto. En esencia, un lugar de trabajo virtual comparte muchos de los elementos que hay en un espacio físico: lugares dispuestos para la colaboración, el intercambio de ideas y la ejecución del trabajo. Sin embargo, puede significar un esfuerzo titánico asegurar que cada empleado cuente con la tecnología mínima para ser efectivo en ese entorno virtual: laptops, una red privada virtual (VPN), una plataforma virtual para intercambio de archivos, acceso a software especializados, un teléfono celular y hasta wifi de alta velocidad.

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Además de esta infraestructura básica, las organizaciones deberán proporcionar acceso a las herramientas adecuadas de colaboración y comunicación para trabajar vía remota. Diseñar nuevos lugares de trabajo casi que equivale a diseñar “vecindarios” para que las personas, en sus equipos de trabajo se sientan cercanas unas de otras.

Puede ser útil asignar un gerente responsable de monitorear el espacio virtual de colaboración remota o un equipo de soporte técnico que apoye al personal en su transición.

3. Combatir la falta de productividad/compromiso con iniciativas de cultura virtuales. En esta nueva realidad cuando, incluso las cafeterías y bares pueden estar aún cerrados, trabajar desde casa con sólo un poco de interacción en persona, aunque sea por pocos días, puede hacer sentir solitarias a algunas personas, lo cual puede favorecer la disminución de la productividad y el compromiso.

Las organizaciones deben mantener una postura proactiva ante esta situación para combatir su impacto, tomar medidas para garantizar que los empleados aún se sientan conectados, incluso si no se encuentran cerca. Las charlas virtuales, los “Happy Hours” o los clubes de lectura, junto con los juegos y la socialización basada en avatares pueden ser de gran ayuda para lograr ese objetivo. Probablemente no sean el sustituto perfecto para reemplazar a las salas de reuniones, cafeterías y eventos sociales, pero ofrecen una buena experiencia de oficina y pueden aportar ese “sentido de comunidad” tan necesario y hasta regresar a la normalidad.

Al pensar en formas para reforzar la cultura organizacional, es importante reconocer la variedad de desafíos que los empleados enfrentarán durante el distanciamiento social de COVID-19. Un empleado soltero y extrovertido que trabaja solo desde su departamento puede sentir una profunda soledad, mientras que otros que sean padres de familia pueden estar bajo una intensa presión por cuidar a sus hijos pequeños o padres, además de vigilar de cerca las clases virtuales de sus hijos en horarios de jornada laboral.

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Como tal, el deseo de participar en eventos culturales virtuales puede diferir, pero todos los empleados pueden beneficiarse con llamadas telefónicas o de video regulares con sus equipos directos sobre asuntos relacionados al trabajo y herramientas de colaboración digital que facilitan su interacción.

4. Explorar sitios de trabajo alternativo más allá del hogar y la oficina. En algunos casos, los empleados no podrán ingresar a la oficina de la empresa como de costumbre, pero trabajar desde casa tampoco es una opción.

Es por eso que algunas organizaciones están evaluando espacios alternativos de trabajo, como centros de coworking esterilizados. Si se considera esta opción, es importante tener muy claros los nuevos procedimientos y horarios de funcionamiento, y conocer quiénes más tienen acceso a esas instalaciones. A más largo plazo, más organizaciones reconocerán el valor de contar con una red de espacios de trabajo alternativos donde los empleados puedan continuar con sus funciones y ser productivos durante situaciones de emergencia. Y estos espacios, pueden ser las mismas oficinas acondicionadas por razón de la pandemia.

5. Manejar la comunicación es de vital importancia. Mantener una comunicación clara es esencial para proporcionar transparencia durante este tiempo de grandes cambios. Establezca protocolos y pautas de comunicación para informar a los empleados y proveedores sobre sus planes de acción ante brotes de enfermedades infecciosas. Una Intranet podría facilitar acceso a cualquier información que los empleados estén buscando sobre las políticas y actualizaciones sobre el COVID-19 en el trabajo.

Reconozca que los empleados tendrán mucha inquietud sobre el impacto que esta situación tendrá sobre su jornada laboral, y sobre las implicaciones a largo plazo en la economía y su puesto de trabajo. Es aconsejable comunicarse con ellos de manera regular para informar sobre los impactos de la pandemia en su negocio y las expectativas al respecto de su desempeño durante este período.

¿Cómo cambiará la forma de trabajar por el COVID-19?

Es imposible predecir las implicaciones a largo plazo del repentino y masivo cambio al trabajo remoto que vivimos actualmente, pero es posible predecir algunos resultados.

Uno de ellos es que los empleados y líderes empresariales abrirán los ojos ante el valor que se puede activar cuando cada individuo tiene la libertad de trabajar donde y cuando le haga más sentido, y eso puede suceder desde casa al menos una parte del tiempo. Sin embargo, es igual de probable que terminemos este período deseando la interacción cara a cara que tanto se ha echado de menos, y con una mejor comprensión de cómo el espacio físico influye en la forma como todos nos sentimos y trabajamos.

Socio Director / Costa Rica, Cornerstone International Group