Gerencia

Seis claves de la gestión de vehículos de entrega de pedidos o transporte en su pyme

El 70% de los recursos y el tiempo que Usted le dedica a sus vehículos debe ser en mantenimiento preventivo

¿Usted brinda servicios de entrega o de transporte a través de las apps o plataformas como Didi Foods o Uber? ¿O su negocio tiene su propia flotilla de vehículos para agilizar las entregas de los pedidos en línea? ¿Cuál es el cuidado que le brinda a las unidades?

El incremento de las ventas en línea, ya sea a través de apps o de tiendas en línea, exige recurrir a aplicaciones, herramientas, sistemas y servicios de gestión de toda la cadena o proceso de comercialización, incluyendo el transporte de los paquetes, mercaderías o insumos.

Ya sea un microempresario, un trabajador o profesional independiente, una empresa de distribución de productos o una firma dedicada a transportes la gestión del transporte y de los vehículos no se puede dejar al azar. Ni siquiera la definición de rutas, para lo cual hay que recurrir a sistemas que van desde el uso simple de apps como Waze, que permite conocer el estado de una ruta al instante.

La gestión de las rutas, vehículos y flotillas va más allá de eso. Como en todas las demás áreas del negocio, la planificación, la utilización de los protocolos de cuidado y mantenimiento de los vehículos, incluyendo el uso de servicios técnicos de los talleres mecánicos de confianza o de los proveedores de maquinaria, automóviles o motocicletas.

“El detalle con los vehículos es la planificación, especialmente si se tiene una flotilla”, advirtió José Andrés Acosta, gerente de Car Club Firestone. “Se debe tener una plataforma de coordinación, un presupuesto y ser precisos con los puntos de mantenimiento, que es lo que permite extender el rendimiento y el tiempo de las unidades”.

Las empresas del sector automotriz también cuentan con servicios, asesoría y financiamiento para adquirir vehículos e incluso flotillas que permitan aumentar la seguridad, eficiencia y la rentabilidad de sus unidades de transporte.

“El negocio puede mejorar tiempos de productividad, eficiencia y ahorrar costos a través de diferentes servicios, soluciones y asesorías personalizadas”, dijo en setiembre pasado Steve Fonseca, gerente comercial de CreditQ. Grupo Q había anunciado un servicio dirigido a empresas para administración de flotas, compra de vehículos y financiamiento.

La firma Detektor recomienda también adoptar herramientas y servicios de gestión de datos (como SmartWork), sistemas de posicionamiento global (GPS, por sus siglas en inglés) y de inteligencia para la administración de las flotas. “Esta solución permite gestionar a sus colaboradores y su productividad”, afirmó Lizbeth Gómez, líder de soluciones tecnológicas de Detektor.

Los especialistas recuerdan que en Costa Rica los usos, las rutas, las cargas, los desgastes y el estado de las carreteras y caminos sufren constantes variaciones y alteraciones, lo que obliga a estar muy pendientes.

El 70% de los recursos y el tiempo que Usted le dedica a sus vehículos debe ser en mantenimiento preventivo. Si le está dedicando más recursos y tiempo a reparaciones, tiene un problema en la gestión de su unidad o su flotilla de transporte.

El mantenimiento preventivo incluye rutinas de chequeo diario, de revisión técnica en los tiempos recomendados por los fabricantes y de gestión del personal a cargo. Pero la gestión debe ir más allá.

1. Chequeo diario

Esta es una labor que se delega normalmente a los conductores e incluye inspección externa y visual (chasis, carrocería y cajón, espejos, puertas, pito, luces), mecánico (funcionamiento de motor, frenos, escobillas), combustible, llantas y repuestos, herramientas y sistemas del vehículo, incluyendo de comunicación, entre otros.

En este caso, se recomienda contar con formularios en línea o en papel donde la persona va siguiendo la lista, haciendo checking (marcando lo revisado y en buen estado), realizando observaciones y generando alertas inmediatas de correcciones necesarias. También se aconseja realizar la misma tarea al final de la jornada, incluyendo anotación de incidentes durante el día, para las decisiones correspondientes.

2. Mantenimiento en tiempo

Se realiza periódicamente y según cronograma recomendado por fabricante con proveedor local de servicios mecánicos (autorizado y capacitado por la marca) o taller propio —si el tamaño de la empresa y la cantidad de unidades lo permite— del vehículo, la cual abarca revisión de aceites, frenos, llantas, baterías, motor, escobillas, y sistemas electrónicos, entre otros.

3. Llantas

Buena parte de la rutina diaria o de las revisiones técnicas periódicas se centran en el motor y los sistemas electrónicos, pero uno de los factores que influyen más en los costos de las unidades y en el control de riesgos es el estado de los neumáticos.

Se debe hacer la revisión de su estado, la presión de la llanta y el rodamiento, así como recomienda su rotación periódica para evitar el desgaste de los neumáticos que tienden a desgastarse más (especialmente las traseras en vehículos de carga). “En Costa Rica un juego de llantas tiene una vida útil de 25.000 kilómetros, pero se puede lograr hasta 60.000 kilómetros con el mantenimiento preventivo y al rotarlas”, aseguró Acosta.

Una clave en este capítulo son los servicios o soluciones como el renovado o reencauche puede triplicar el tiempo de vida de una llanta. “Si se tiene el adecuado mantenimiento, se asegura que el casco se pueda renovar hasta tres veces y tenemos casos de cascos que se han renovado hasta cinco veces”, aseguró Orlando González, gerente de mercadeo comercial de Bridgestone Latinoamérica Norte. Bridgestone ofrece un servicio denominado Renovado Bandag.

Según la firma, al contar con llantas en óptimas condiciones se reduce la fuerza de rodamiento y eso genera ahorros de combustible de hasta 5%, pues el vehículo no se ve forzado para poder avanzar.

4. Conductores

Los sistemas de gestión permiten monitorear hasta la forma de conducir del personal a cargo de los vehículos y, con ello, el impacto sobre el vehículo. Además, la mayoría de los incidentes y de los accidentes ocurren por deficiencias en el mantenimiento preventivo (descuidos con los frenos o de las llantas, por ejemplo) y en la conducción de los vehículos.

Los incidentes y los accidentes provocan incrementos de costos tanto por reparaciones como por el factor de siniestralidad que afecta lo que se paga por pólizas.

La capacitación de los conductores y el control mediante sistemas de gestión de vehículos que le reporten estadísticas de manejo le permitirán una gestión más eficiente. No es necesario estar vigilando ninguna pantalla durante todo el día. Los sistemas le generan reportes según la periodicidad deseada.

5. ¿Cuántos vehículos necesita?

Un factor clave para el control de costos de los vehículos es determinar la cantidad de vehículos que requiere realmente. Los sistemas de gestión de vehículos y de control de ventas, pedidos y entregas le ayudan a determinar si tiene unidades subutilizadas o si hay quejas por entregas que no se realizan en el tiempo óptimo o prometido.

En el primer caso, probablemente tiene más unidades que las que requiere; en el segundo, es posible que le falten. Tal vez tiene unidades de sobra en el transporte de materia prima, pero faltan en la entrega de producto terminado a los clientes. ¿Cuál es la solución lógica?

Para definirlo e implementar la medida correctiva requiere datos. También para saber el costo de combustible o el costo de una unidad por kilómetro recorrido. ¿Lo sabe? ¿Qué medidas adoptaría?

6. Decisiones basadas en datos

La información es clave para todas estas decisiones. ¿Cómo optimizar el rendimiento de su vehículo o de su flotilla? Se estima que la gestión del vehículo o de la flotilla le puede generar ahorros de hasta 10%. Eso sí no lo puede hacer con una revisión visual. Requiere datos, ya sea que Usted los vaya registrando en una hoja de cálculo o con un sistema o servicio en la nube.

Los sistemas le deben permitir:

a. Control y pronóstico de gastos.

b. Control de localización de los vehículos.

c. Monitoreo de tiempos de traslados y entregas.

d. Disponibilidad de unidades y de la flotilla.

e. Control de costos por viaje.

f. Control de costos de combustible, aceite y otros.

g. Control de mantenimiento: diario y periódico.

h. Monitoreo de conducción y de sanciones y multas.

i. Gestión de personal mecánico y de conducción.

10 pasos del reencauche
Cómo obtener más provecho de las llantas con el reencauche o renovado:
Inspección inicial: se realiza la inspección visual de las siete áreas de la llanta, mediante maquinaria especializada a través de un arco eléctrico, para detectar penetraciones no visibles a simple vista.
Shearografía: determina las condiciones internas del casco y las somete a un vacío, mientras las cámaras con láser detectan si existe presencia de aire atrapado entre las capas.
Raspado: se retira la superficie desgastada de la banda de rodamiento, dando un balance adecuado para la aplicación de la nueva banda.
Cardeo: se retira material dañado o suelto, hasta dejar el hule sólido, restaurando la vida útil del casco.
Reparaciones: se sustituye una parte del armazón con un parche, sin afectar sus factores de seguridad, como: soportar presión de aire, carga y torque
Relleno: una capa de hule sin vulcanizar es extruida contra la superficie preparada del casco.
Embandado: la nueva banda de rodamiento se aplica derecha y centrada en el casco.
Encamisado: la llanta con la nueva banda de rodamiento se encamina y se prepara para la vulcanización.
Vulcanizado: el proceso de vulcanizado controla presión, tiempo y temperatura, la cual alcanza 99°C, asegurando la adhesión de la banda con el casco.
Inspección final: se repite una inspección visual y manual para cumplir con especificaciones de calidad.
Fuente: Bridgestone, Reencauche Bandag.
Carlos Cordero Pérez

Carlos Cordero Pérez

Carlos Cordero es periodista especializado en temas tecnológicos. Escribe para El Financiero y es autor del blog "La Ley de Murphy".