Poptails crea tres helados cócteles que disparan sus ventas apenas los lanzó: ¿cuál es la fórmula de su atractivo?

Natalia Conde, fundadora de Poptails y quien creó tres tipos de cóctel como helados, tiene claro que su objetivo es llevar su emprendimiento más allá de Costa Rica para lo cual recibe cada día el empujón de la inesperada aceptación en el país.

“Es un producto para todas las ocasiones”, dice Natalia. “Funciona en todo lado: en bodas, eventos, cualquier tipo de fiesta, reuniones entre amigos, en la playa, en cualquier lado del país por el verano tan prolongado”.

Poptails viene de la combinación de las palabras en inglés de paleta de helado (popsicles) y cóctel (cocktail).

Natalia es oriunda de Valencia, Venezuela, y vive en Costa Rica con su familia desde hace 15 años. Aquí terminó la secundaria en el Saint Mary High School, en Guachipelín, y siguió con la carrera de relaciones públicas en la Universidad Latina de Costa Rica, de donde se graduó en 2013. De inmediato empezó a acumular experiencias en el campo laboral y profesional.

Trabajó en compañías distribuidoras de automóviles y de desarrollo inmobiliario que se especializan en reconocidas marcas, en el primer caso, y proyectos comerciales, de oficentros, residenciales y en zonas costeras, en el segundo. Solo que a Natalia no le interesaba estancarse.

Se fue a estudiar a Madrid, España, una maestría en recursos humanos, un área a la que siempre ha estado vinculada a través de su padre Juan Francisco, quien es especialista en ese ámbito.

Allá obtuvo el postgrado en la EAE Business School y empezó a trabajar en una firma llamada The Key Talent. Le ofrecieron la oportunidad de quedarse.

Natalia lo valoró, pues en Costa Rica tenía a su familia, a su novio y a sus mascotas. Había una opción: traer la empresa al país, creando una sede local. Así lo hizo.

En conjunto con la firma española y con su padre crearon The Key Talent Costa Rica hace cinco años para brindar servicios especializados con plataformas en la nube, las cuales permiten la digitalización de los procesos de recursos humanos de las compañías (desde reclutamiento hasta desarrollo y evaluación del personal) y que se integran con soluciones de firmas como Oracle o SAP.

De la filosofía y de la propuesta de The Key Talent, Natalia también extrajo algunos fundamentos que le sirven en Poptails. Por ejemplo, cómo hacer los procesos más llamativos y atractivos, cómo generar enganche o engagement, cómo hacerlo con efectividad y rapidez, cómo basarse en los datos. Ella tenía la idea de hacer algo propio. Sin embargo, tuvo que esperar.

Hace un año retomó el proyecto. Como en todo, el negocio surgió de su misma experiencia.

A Natalia le gusta salir y pasear. Ella es de tener muchas amistades y de conocer gente, además. Cuando va a la playa le encanta disfrutar un trago o un cóctel.

Pero eso implicaba cargar un topper o un envase en el que llevaba los ingredientes, el limón o las naranja partidas, las bebidas, el hielo, los vasos.

En Europa ella había visto los helados con licor. “Me pareció que para Costa Rica era una idea perfecta”, dice Natalia. “Yo quería darle mi toque. No quería que fuera simplemente la versión europea en Costa Rica. Sería un helado como un cóctel en un empaque con una tapita que se abre para consumirlo”.

Retomar el proyecto implicaba resolver varias situaciones y en eso Natalia sabía que debía apoyarse en personas especialistas, incluyendo familiares y amistades. La primera: cómo producir el cóctel.

Natalia se puso en contacto con una amiga, María Fernanda Malavassi, quien es tecnóloga de alimentos. Juntas pensaron cómo producirlo, pues Natalia no quería hacerlo casero. La otra situación era la de los empaques.

Contactó a una empresa en China. Era la principal inversión, la contratación fue en forma remota y el proveedor solo le había enviado unas fotos de cómo sería el empaque. La ventaja era que ella tenía muy claro lo que iba a pedir.

Desde el inicio se planteó iniciar con tres tipos de helados cócteles con sabores conocidos, de consumo normal y con un sabor reconocible en el mercado local.

Pensó en uno que lleva guaro tradicional, limón y kólita: otro con ron blanco, maracuyá, hierbabuena y limón; y, el tercero, con vodka, mora, jengibre y limón. Cada uno tiene 5% de alcohol. Los bautizó como Guaro Sour, Passion Mojito y Moscow Mule.

Lo mismo haría al ingresar a otros países: crear productos tropicalizados al gusto de los consumidores. Por ejemplo, con ron en caso de ingresar a República Dominicana.

Con su hermana, Daniela y quien es diseñadora y publicista, Natalia trabajó el logo y ella misma definió la paleta de colores de los empaques, que debían reunir varios requisitos: que el producto se vea atractivo y muy fresco, según los colores de sus ingredientes, que generen energía y alegría, en concordancia con su personalidad.

Llegó el momento en que todo estaba listo para el lanzamiento. Pero, como en todo, no dejan de presentarse inconvenientes:

La fórmula ya estaba elaborada.

El logo estaba diseñado.

El diseño de los empaques se había enviado a China para la fabricación.

Ya tenía la máquina de empacado y sellado, que había mandado a fabricar con otro proveedor de China.

El proveedor de empaques había enviado el primer pedido vía área, para evitar los problemas de logística marítima que se vienen dando desde el año 2020.

El lanzamiento había sido anunciado utilizando los diseños digitales en Instagram el lunes 7 de marzo de 2022 y aún así la gente empezó a escribir: de un momento a otro le hicieron 25 pedidos.

Tenía contratada la sesión de fotografías para el viernes 11 de marzo, con la idea de hacer el lanzamiento en redes sociales de los productos. Necesitaba los empaques.

Pero los empaques seguían sin salir de aduanas. Natalia no podía quedarse esperándolos.

El jueves 10 de marzo le dijo a su esposo, Alejandro Villalobos, que iba a comprar los ingredientes según las recetas y fórmulas que le dio la tecnóloga de alimentos.

De camino iba llamando por el celular a la empresa que transportó los empaques desde China. Su única salida era que ese mismo día se los entregaran.

Por eso Natalia preguntaba a la compañía a qué hora —no cuándo— se los iban a llevar. Las llamadas telefónicas las hacía mientras se trasladaba para recoger varios encargos: un mostrador de plástico para ofrecer los helados en diferentes eventos y que ella quería utilizar en la sesión de fotos; el ingrediente que permite que el helado mantenga la contextura; las etiquetas para las cajas de las entregas de los pedidos.

Y tenía que devolverse para empezar a producir los helados con apoyo de su familia. Pero los empaques seguían sin salir de la aduana.

Pasado el mediodía, Alejandro le envió fotos del vehículo de UPS que estaba frente a la casa para entregar los 6.000 empaques solicitados en el primer cargamento, 2.000 para cada sabor y calculados para seis o siete meses. Ahora Natalia tenía otra preocupación.

Quedaba por ver si los empaques venían bien o si eran los que ella necesitaba. Había sido una apuesta de alto riesgo por todo lado, pues la inversión se realizó con fondos aportados por su padre Juan Francisco, que así ingresaba como socio de Poptails.

En la tarde toda la familia estaba ayudándola. Su padre armando las cajas de los pedidos, su hermano Juan Ignacio contestando mensajes con base en unas plantillas preparadas de antemano, y la esposa de su padre, Tania Bracho, y la misma Natalia produciendo los cócteles.

La respuesta fue inesperada. Natalia había hecho números, por supuesto. En las estimaciones el escenario era que vendería 400 Poptails por mes. Las ventas alcanzan alrededor de 1.800 helados cócteles mensuales.

Cuando se dieron cuenta en tres meses del primer cargamento quedaban solo 1.000. Tuvo que hacer el segundo pedido de empaques, esta vez de 18.000 unidades. Cuando se lo entregaron había cajas por toda la casa. Alquiló una bodega en Santa Ana. No fue lo único que tuvo que hacer para atender la demanda.

El congelador no daba abasto. Los helados no se congelaban al 100% o duraban más días en congelarse. Natalia decidió comprar otro cuando la invitaron al Fan Fest que se realizó en el Estadio Nacional el 14 de junio, por el partido de repechaje entre la Selección de Costa Rica y la de Nueva Zelanda en Qatar, pues tenía que llevar 1.000 helados.

Con dos congeladores ahora tiene listos helados en 24 horas.

Aquellos primeros pedidos los entregaron su padre y ella misma, acompañada de su hermano. Natalia no podía salir de su asombro.

Cuando pensó en crear el negocio, ella calculaba que los pedidos le llegarían de conocidos y de vecinos del oeste de San José. Sin embargo, las compras en línea empezaron a llegar desde Poás de Alajuela y San Rafael de Heredia, entre otras localidades.

La cantidad de compras la obligó a contratar a una persona para las entregas y a recurrir a Uber Flash, el servicio que la compañía estadounidense tiene disponible para llevar productos de las pequeñas empresas a sus clientes.

La producción actualmente se realiza en una empresa que alquila espacios de cocina a emprendedores. Natalia la hace sola y cuando el volumen es mayor se apoya en una familiar que también tiene el curso de manipulación de alimentos. La empresa ha seguido al ritmo de las ventas.

Tras la inversión inicial ($7.000) para importar los primeros empaques desde China, los abogados, el registro y la tecnóloga de alimentos, las ventas ya cubren los costos del segundo pedido de empaques. No es lo único.

También se cubre la compra de más cajas, de la materia prima, del segundo congelador, la publicidad en redes sociales (tres pautas de ¢10.000 cada una cuyo resultado es que actualmente alcance más de 8.200 seguidores en Instagram) y la logística.

Los mismos clientes colaboran en ese crecimiento, a través del boca a boca. Un día Natalia publicó un mensaje en su cuenta personal de Twitter con información del emprendimiento y fotos de los productos. Lo que vino después la dejó impactada.

De repente el tuit empezó a recibir likes y seguía recibiendo más y más likes. Llegó a sumar 2.659 me gusta, 31 comentarios, 467 retuits y casi 30.000 visualizaciones.

—Yo solo tenía 20 seguidores— dice Natalia.— Me dormí ese día como a las 11 p.m. y habían 500 likes. Me levanté y había mucho más.

—¿Le sorprenden estos resultados?

—Fue una impresión enorme. Había hecho una proyección de ventas por mes —pensando que iba a ir a paso lento pero seguro, creciendo y aprendiendo— y de repente me piden el doble para un solo evento o para una graduación y a eso hay que sumarle los pedidos que entran directamente en la página web.

—¿A qué se debe?

—Es un producto llamativo, innovador y muy aspiracional: es un producto de calidad, con un precio muy accesible (¢1.300, menos de la mitad del costo de un cóctel en un bar). Todavía hay detalles que estamos afinando. Cada día aprendemos algo nuevo. Cada día le damos cabeza a qué otro sabor vamos a traer y qué otro tipo de productos vamos a sacar, porque no me quiero quedar únicamente con helado.

—¿En cuál etapa está ahora?

—Estoy en la etapa de industrializar para ingresar en supermercados. Mi idea es disminuir la compra directa y que las personas puedan adquirir los productos en los puntos de venta.

—¿Y el futuro?

—La expansión a otros países. Lo ideal es República Dominicana y Panamá, que lo tenemos al lado. Incluso llevarlos a Miami. Estar en puntos donde el turismo es importante. Ya estamos hablando con empresas que organizan bodas de extranjeros en playas, que están muy de moda con el destination weddings o bodas de destino. Tenemos un paquete especial.

En la mira también están los festivales, las fiestas y los eventos que se realizan en Costa Rica, las graduaciones y otras actividades que ahora se realizan en cualquier momento, más allá del fin de año, y en particular las zonas de playas, como en Guanacaste, o cualquier sitio y cualquier momento donde el calor abrume.