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pymes@elfinancierocr.com
No se acumula en cajas o en ampos. No hay que ir a dejarlas al cliente ni correr a ver qué se hace si se perdió o si se traspapeló. Y, además, con la factura digital o electrónica no se gasta en papel.
“Para el contador no hay cambio, todo sigue exactamente igual”, dijo Germán Morales, socio de impuestos de Deloitte. “Solo que en vez de contar con documentos físicos de facturas, se cuenta con documentos electrónicos”.
La factura electrónica es un sistema es opcional en la actualidad, pero se espera que a partir del mes de diciembre del 2012 el Ministerio de Hacienda empiece a hacerla obligatoria para grandes contribuyentes y servicios profesionales. Luego seguirían todas las demás empresas.
“Es algo que viene. Tarde o temprano será obligatorio para todos los contribuyentes en Costa Rica. Lo mejor es planificar bien, para -en un periodo corto- poder contar con un sistema de factura electrónica y estar en la libertad de hacer la inscripción en Hacienda”.
¿Qué es la factura electrónica?
En Costa Rica hay tres formas para emitir facturas. Una de ellas es cuando el contribuyente va a una imprenta autorizada, y solicita facturas con los requisitos establecidos en las leyes. En este caso solo se puede ir a imprentas autorizadas por Hacienda y además, la factura física se emite tanto para el cliente, como para el respaldo contable.
En segundo lugar, están los contribuyentes, que tienen su propio programa de cómputo que emite facturas a partir de una hoja en blanco e imprime la factura en su propia impresora; es lo que se llama un POS, igualmente en este caso la factura se imprime tanto para el cliente, como para el respaldo contable.
Y en tercer lugar, ahora contamos con la factura electrónica (la llamaría desmaterializada), que se refiere a un programa de cómputo adicional que debe tener el contribuyente, en donde, como en el punto dos anterior, se confecciona la factura, pero no se imprime.
En el caso de la factura electrónica hay varias alternativas para el contribuyente, puede ser solo autorizado como emisor de factura electrónica, o emisor y receptor de factura electrónica.
En ambos casos, la autorización es para que no tenga la obligación de imprimir la factura, sino que su obligación está en tenerla archivada electrónicamente, en un formato XLM, que sea seguro y confiable.
¿Cuáles negocios deben operar con factura electrónica y a partir de cuándo?
Todo contribuyente puede solicitar el sistema de factura electrónica. Estar en el sistema es opcional, y se espera que a partir del mes de diciembre del 2012 se emitan resoluciones por Hacienda, haciendo obligatorio la factura electrónica a ciertos tipos de contribuyentes, posiblemente a grandes contribuyentes, y los que prestan servicios profesionales.
¿Qué tiene que hacer una empresa para tener factura electrónicas?
Primero, haber desarrollado, comprado, o alquilado un sistema especial de cómputo para tener la factura electrónica guardada en formatos XLM, y solicitar su inscripción ante Hacienda.
No hay marcas o programas específicos y puede ser cualquiera, en tanto Hacienda lo revise y le dé su autorización.
¿Cómo guardo las facturas que emito para cobrar a clientes y cómo guardo las facturas que recibo para pagar a proveedores?
Usted puede ser solo emisor o receptor y emisor a la vez. Todo depende de lo que solicite en la inscripción.
Se guardan en el mismo sistema de computo de la empresa, pero en formato XLM.
En algunos casos, Hacienda va a ofrecer su propio programa de cómputo, para que sea usado por los contribuyentes y que se guarde la factura en el servidor de Hacienda.
¿Cuál es la validez ante Tributación?
Mediante las resoluciones emitidas por Hacienda, se indica que todo documento que se emita por medio de estas resoluciones, se entienden que son como si se hiciera en el documentos físicos.
Así, tienen toda la validez ante Hacienda y ante cualquier instancia.
¿Significa que Tributación conocerá mis negocios en forma automática? ¿Cómo se garantiza la confidencialidad del negocio?
Tributación va a tener facultades para solicitar documentos en forma electrónica, facultades que vienen dadas por el Código Tributario, y puede hacer revisiones con base en herramientas electrónicas. Esto no es nuevo.
La confidencialidad está totalmente asegurada con técnicas propias de la informática, como niveles de acceso y uso de palabras clave de ingreso.
¿Cuáles son las recomendaciones para operar con factura electrónica?
La factura electrónica tiene una gran cantidad de ventajas financieras de reducción de costos y eficiencia, así como seguridad en el momento de procesar, porque no se tiene que hacer sumas u operaciones a mano.
Nuestra recomendación, es que primero se invierta en contar con un muy buen sistema contable, y a partir de ahí, no hay diferencia entre el sistema de emisión de facturas que use el contribuyente.
