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Cómo se impulsa y hacen ajustes de trámites para la ventanilla única, que acelera la creación de negocios en Costa Rica

Plataforma es desarrollada y administrada por Procomer e integra ministerios, municipalidades y otros entes relacionados con los permisos para abrir un negocio

El calvario que es en Costa Rica abrir una empresa o instalar una operación podría empezar a quedar en el pasado en este año 2020.

En las próximas semanas se espera la aprobación de una serie de reglamentos que oficialicen los nuevos procedimientos para los trámites de creación de empresas en el país.

La publicación de las nuevas normas permitiría habilitar la Ventanilla Única de Inversión (VUI), la cual estará en el portal de gobierno digital y digitaliza inicialmente 12 trámites relacionados con la apertura de negocios.

“La liberación se hará de forma progresiva”, explicó Pedro Beirute, director ejecutivo de la Promotora de Comercio Exterior (Procomer), que administra la plataforma.

En la VUI el inversionista o la persona emprendedora completa un formulario con sus datos y el sistema funciona como un disparador de procesos en las distintas entidades.

Cada institución involucrada recibe la respectiva notificación.

El siguiente paso que deben dar es revisar la parte que les corresponde, empezando por el uso de suelos de la municipalidad, el permiso veterinario de operación del Servicio Nacional de Salud Animal (para veterinarias, por ejemplo) o el permiso sanitario del Ministerio de Salud.

En el sistema de la Administración Tributaria Virtual (ATV), de seguido, se verifica el cumplimiento de las obligaciones correspondientes y en el Instituto Nacional de Seguros se genera la póliza de riesgos del trabajo.

El inversionista o emprendedor firma digitalmente los documentos respectivos y realiza las transferencias o pagos que se exigen, ya sea mediante el Sistema Nacional de Pagos Electrónicos (Sinpe) o también con tarjetas de crédito o débito.

Optimizar

Procomer trabaja desde hace tres años con una amplia diversidad de instituciones para identificar, reducir, simplificar y registrar los trámites exigidos localmente a emprendedores e inversionistas locales y extranjeros.

El proceso involucró a 19 entes públicos, 13 ministerios, 20 municipalidades, 49 procedimientos y 10 bloques de trámites.

En Costa Rica, pese a algunos esfuerzos realizados anteriormente, la apertura de un negocio o la instalación de una empresa tarda hasta 400 días.

Ese tiempo está a años luz de Dubai (se dura un día) y lejos de vecinos como Colombia (3 días) o Panamá (7 días).

Ranking para crear empresas
Posición y calificación de principales países con mejor índice de total de 190:
1. Nueva Zelanda (86,8)
2. Singapur (86,2)
3. Hong Kong (85,3)
4. Dinamarca (85,3)
5. Corea del Sur (84)
6. Estados Unidos (84)
7. Georgia (83,7)
8. Reino Unido (83,5)
9. Noruega (82,6)
10. Suecia (82)
59. Chile (72,6)
60. México (72,4)
61. Puerto Rico (70,1)
67. Colombia (70,1)
71. Jamaica (69,7)
74. Costa Rica (69,2)
Fuente: Banco Mundial, Doing Business 2020

Instalar una firma en zona franca tarda hasta casi 200 días, lo que para un inversionista es incomprensible. Tampoco entiende la cantidad de entes involucrados.

El proyecto se realiza con el auspicio de un consejo integrado por la Unión Costarricense de Cámaras y Asociaciones del Sector Empresarial Privado (Uccaep), el Consejo de Competitividad y la Presidencia de la República.

Antes de digitalizar procedimientos y trámites, la tarea fue optimizarlos, eliminar excesos, apoyándose en metodologías y estándares internacionales a nivel gerencial, de calidad y de eficiencia, lo que implicaba primero contar con un mapeo de lo que se hacía.

Marcela Brooks, directora de asesoría legal de Procomer, indicó que se realizaron ejercicios de revisión y análisis con clientes o usuarios de los servicios.

Así se pudo detectar que un trámite de uso de suelo se trababa tres meses en las municipalidades porque el permiso obligatoriamente tenía que ser aprobado, luego de la revisión por los funcionarios, en el concejo municipal.

La revisión se efectuó en la Caja Costarricense del Seguro Social, la Dirección General de Migración y Extranjería, la Dirección General de Aduanas, el Ministerio de Comercio Exterior, la Casa Presidencial, el Ministerio de Salud y las municipalidades, entre otras.

En Salud se identificó que para obtener el permiso sanitario de funcionamiento se tardaba hasta 90 días.

En enero del 2019 se aprobó un decreto que establecía el plazo en una semana, tras la revisión de procedimientos y protocolos asociados al trámite. “Hoy se entrega en siete días”, aseguró Priscilla Herrera, directora general de salud.

El Ministerio también trabaja con los permisos de sistemas de tratamiento de aguas residuales, gestor de residuos, calderas, radiaciones ionizantes, registro de productos de interés sanitario, establecimientos de salud y afines, y autorizaciones sanitarias.

En cada caso se analiza la pertinencia o necesidad del trámite, si tiene sentido, la identificación de cuál es la mejor forma para hacerlo, cumpliendo las leyes y dar el paso a la digitalización en la plataforma del VUI.

Herrera indicó que actualmente están en la capacitación de los funcionarios de las diferentes sedes de la institución para cuando la Ventanilla esté en operación plena.

Otros casos

Parte de la tarea ha sido impulsar el cambio cultural en las instituciones, que los funcionarios identifiquen cuáles otras tareas podrían realizar una vez liberados de los trámites eliminados, y cómo implementar la mejora normativa y la mejora continua.

En este trabajo se fue de institución en institución.

En la Caja se reduce de 31 a 10 días el tiempo para la inscripción patronal; la Imprenta Nacional pasa de 20 a tres días para realizar las publicaciones; y en Migración obtener un permiso ya no tarda 37 días, sino únicamente 14 y la idea es que quede en un día.

En la Secretaría Técnica Nacional Ambiental (Setena) los permisos para proyectos de alto riesgo tardan usualmente 195 días. Aquí el tiempo se redujo a 25 días y la idea es que estén otorgados en 48 horas, para lo cual se espera se publique pronto un decreto que lo autorice.

En todos los casos la misión es no digitalizar procesos que son ineficientes, que no son claros y que generan muchas dudas e incertidumbre en los funcionarios, así como reubicar la inspección (en lugar de hacerla antes se pasó a realizarla a posteriori).

La plataforma de la VUI integra 23 servicios web y los sistemas de las instituciones para facilitar la verificación de los datos de las personas, que no tengan que ir de entidad en entidad solicitando, pagando y esperando que les entreguen las certificaciones.

De acuerdo con Procomer lo más complejo no ha sido la integración tecnológica. Incluso que algunas municipalidades estén atrasada en sus desarrollos informáticos facilita introducir las soluciones que se requieren.

“Se desarrolló un módulo para las que no tienen plataformas tecnológicas”, dijo Nancy Monge, encargada de tecnologías de la información de Procomer.