La entrada en vigencia de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas y que trae consigo el nuevo Impuesto de Valor Agregado (IVA) significa para las empresas cambios en sus sistemas de gestión tipo ERP.

Los cambios en materia fiscal que comienzan a regir a partir del próximo 1.° de julio tienen que verse reflejados en los sistemas ERP para reducir los reprocesos y adoptar con éxito las normativas correspondientes.

Durante este 2019 es necesario que las empresas se adelanten al cumplimiento y validación de las plataformas para que realicen ajustes en tasas, control de créditos fiscales, capacitación de personal y cambios en los procedimientos.

El cambio más significativo de esta nueva Ley es la sustitución del Impuesto de Venta por el nuevo IVA, que mantiene en 13% la tarifa más alta para gravar el consumo de bienes y servicios.

Los riesgos que corre una empresa al no actualizar sus sistemas van desde multas, pérdidas de dinero e incluso problemas con proveedores y clientes.

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Reajuste sus sistemas

Para comenzar con el proceso de cambio es necesario tomar en cuenta cuatro aspectos:

1. El sistema de gestión debe tener periodos de cierre fiscal flexibles, que contemple los periodos especiales que la ley impone entre 2019 y 2020, además de los nuevos periodos a partir del 2021.

2. El software debe contemplar las transacciones de ingresos y egresos, así como la posibilidad de manejar las condiciones y excepciones que la ley contempla en manejo del IVA.

3. La herramienta debe facilitar el cálculo de la fórmula de proporcionalidad, para el reconocimiento de los créditos fiscales cuando la empresa no facture todos sus ingresos a tarifa plena.

4. El producto debe proporcionar reportes y análisis que la Dirección General de Tributación está anunciando a partir de la nueva legislación, incluyendo los cambios en documentos electrónicos.

“Si no tienen un asesor fiscal a la mano es importante que puedan estar leyendo los periódicos acerca de cómo se consume el IVA porque cada compañía tiene que aplicar esa reforma de acuerdo a su giro de negocio. No existe una receta única para todas las compañías, cada una tiene que hacer una evaluación de cómo compra y vende y las tarifas”, afirmó Pedro Bonilla, gerente de producto de Softland Costa Rica.

Las principales recomendaciones para las empresas ante los cambios que trae la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas es configurar los distintos módulos donde se puedan registrar ingresos o egresos para que el reflejo del IVA sea el correcto, considerando las excepciones y tarifas reducidas que contempla la ley.

Además brindar un mecanismo a los clientes para que la transición del 30 de junio al 1.° de julio (cuando empieza a regir el IVA) sea lo más transparente y automática posible.

Así como brindar un mecanismo a los clientes para que los análisis y reportes requeridos sean claros y fáciles de obtener.

El incumplir con las obligaciones del nuevo IVA traerá como consecuencia una multa equivalente al 50% de un salario base, es decir aproximadamente ¢215.500.

La declaración del IVA deberá efectuarse durante los 15 días posteriores al cierre de mes calendario. Por ejemplo, al cierre de cada mes, las compañías tendrán dos semanas para presentar su declaración.

“Es necesario adelantarse al cumplimiento, aunque existan aspectos que aún podrían cambiar. Las organizaciones deben validar que los sistemas estén habilitados para cambiar las tasas y controlar los créditos fiscales, capacitar a su personal y cambiar los procedimientos”, manifestó Gonzalo Sandstad, director regional de ventas de Softland.

Otro cambio para el sector tecnológico es que se tendrá que pagar el IVA por la compra de productos informáticos, tales como software y servicios tecnológicos o digitales.

Como por ejemplo, servicios de mantenimiento de equipos, servicios de desarrollo de programas a la medida, desarrollos de aplicaciones y mantenimientos de red.

Asimismo, en el artículo 30 de la reforma fiscal se establece que quedarán gravadas las “compras de servicios por medio de Internet o cualquier otra plataforma digital, que sean consumidos en el territorio nacional”.

"Al tratarse de un impuesto de valor agregado, las empresas no se verán afectadas. La persona física que adquiere tecnología sí verá aumentado el precio de lo que adquiere”, explicó Hubert Arias, presidente de la junta directiva de la Cámara de Tecnologías de la Información y Comunicación (Camtic).

Los cambios implicarán ajustes en la forma en que se registra, contabiliza, calcula y reporta la información y los procesos asociados, así que revise si sus sistemas cumplen y le agilizarán los procesos que conllevan los cambios fiscales.