Por: Carlos Cordero Pérez.   19 agosto, 2020
El sistema de Bmax permite integrar la información de los canales de venta y de los negocios que tenga la persona emprendedora. (Reproducción EF)
El sistema de Bmax permite integrar la información de los canales de venta y de los negocios que tenga la persona emprendedora. (Reproducción EF)

Muchas empresas empezaron la pandemia apenas con un sitio web informativo y alguna tímida presencia en redes sociales, o incluso sin nada, y menos con un sistema que integre la gestión y control de pedidos en línea con su contabilidad y con la facturación electrónica.

“Hemos encontrado negocios que lo que tenían era una hoja de calculo”, dijo Ricardo Arce, gerente general de la desarrolladora Bmaxim.

La firma lanzó su sistema en la nube, Bmax App 360, basado en la plataforma Azure de Microsoft, con una serie de módulos que se implementan según las necesidades de los negocios para la gestión de los negocios y puntos de ventas.

El foco inicial fue la integración del equipo y el sistema de punto venta (POS) y la adquirencia (pago con tarjetas de débito o crédito) con los demás sistemas administrativos en una sola solución, la cual se brinda como un servicio a través del cloud computing.

Recientemente dio un paso más, debido a las urgencias enfrentadas por muchas empresas desde marzo anterior e incorporó dos módulos adicionales para ayudar en la comercialización a través de tiendas en línea y otros canales digitales, como Facebook, Instagram y WhatsApp.

El paso a tener sistemas en la nube es un camino que siguen firmas de todo nivel.

Por ejemplo Nissan Motors Co. Ltd. está realizando, a nivel global, una migración de los software de diseño de productos y de simulación estructural que tenía en computadoras de alto rendimiento en sus instalaciones físicas al servicio de Cloud Infrastructure de Oracle.

La migración le permite a Nissan contar con la capacidad informática que necesitan sus ingenieros para ejecutar sus tareas y procesos de simulación, con una relación de precio y rendimiento mucho más acorde con los objetivos financieros de la compañía.

Johnny Alcazar, Ricardo Arce y Diego Arce, todos de la firma Bmaxim, en una presentación del sistema Bmax en enero anterior. (Foto Alonso Tenorio / Archivo)
Johnny Alcazar, Ricardo Arce y Diego Arce, todos de la firma Bmaxim, en una presentación del sistema Bmax en enero anterior. (Foto Alonso Tenorio / Archivo)
Para cada problema...

Cuando se implementaron las medidas de emergencia y de confinamiento ante la pandemia del COVID-19, las única salida para la mayoría de las empresas fue el comercio electrónico.

Para la venta en línea se recurrió a las apps de delivery o entregas, tiendas en línea, centros comerciales virtuales (marketplace) y redes sociales. De hecho, desde entones surgieron una amplia cantidad de plataformas para el ecommerce.

La estrategia de venta en línea siguió vigente cuando se inició el cierre temporal por cantones.

También cuando se permite la apertura de los comercios, pues los clientes cambiaron sus hábitos de consumo drásticamente.

Ahora los consumidores compran en línea y cuando visitan una establecimiento o tienda lo hacen para adquirir uno o varios productos específicos, ya tienen la decisión establecida y procuran no tardar mucho tiempo.

A los negocios no les queda otra alternativa que profundizar y fortalecer sus servicios de comercio electrónico.

El problema es que no son pocos los que, al impulsar las compras en línea, solamente llevan un control manual de las ventas en tienda física, en tienda virtual y en los canales digitales.

Eso les complica el control de inventarios, la atención de clientes y la entrega de pedidos, cuando deberían estar más enfocados en estrategias de generación de ventas y mercadeo digital.

En muchos casos hay tiendas que únicamente tienen una computadora para el punto de venta, en cajas, conectado al datáfono para los pagos con tarjetas y con algún sistema de facturación electrónica.

El control de inventarios y la contabilidad, incluso, no tienen conexión a ese sistema de POS y menos a los canales digitales.

“En muchos casos, tienen que ir a cada tienda a hacer el inventario y la contabilidad la levanta el contador con las facturas y la documentación existente”, afirmó Arce.

Es el procedimiento tradicional, solo que en lugar de realizar el registro de movimientos en un libro ahora se hace en una hoja de cálculo, siempre de manera manual.

Incluso cuando los negocios reciben un reporte del banco sobre los pagos realizados con tarjetas no tienen un control cruzado, lo cual las obliga a revisar factura por factura y chequear así el estado de cuenta.

El sistema inició con la integración de funcionalidades a nivel de puntos de venta. (Reproducción EF)
El sistema inició con la integración de funcionalidades a nivel de puntos de venta. (Reproducción EF)
...hay solución

La utilización de un sistema que integre todos los canales, áreas y puntos de venta, así como brinde visibilidad de todo el negocio, es clave para que una persona emprendedora pueda dedicarse a dos tareas claves: empujar las ventas e innovar.

Los negocios deben revisar las opciones disponibles en el mercado, incluyendo servicios de marcas como la misma Microsoft, Oracle o SAP para pequeñas empresas. Localmente firmas como GBM, Bmaxim y otras brindan sistema en la nube basados en las plataformas de esas compañías globales.

En todos los casos se cuenta con servicios y capacidades de infraestructura según las necesidades de los negocios.

La condición en que debe fijarse la persona propietaria del negocio, o su administrador y gerente, es que el proveedor le ofrezca y garantice el costo y la solución a su necesidad de integración de la información, soporte, mantenimiento, asesoría y respaldo tećnico.

La persona emprendedora con uno o varios puntos de venta, e incluso con varios negocios, debe poder tener visibilidad de cada uno en forma independiente y en forma integrada.

Eso implica ver los comportamientos de ventas y también de inventarios.

La visibilidad debe abarcar también los canales digitales y va más allá de ver los resultados, pues el sistema debe facilitar recibir las órdenes de compra y gestionar la atención del cliente hasta la entrega del pedido.

Arce indica que, al ser en la nube, soluciones como las desarrolladas por su firma pueden ser utilizadas incluso por pequeños comercios. Los costos varían según los requerimientos.

Una librería pequeña, una carnicería, un bufete de abogados, una gasolinera, una tienda de conveniencia, un consultorio médico o una ferretería pequeña, por ejemplo, podrían utilizar un servicio desde $50 hasta $140 por mes.

Para un negocio con dos puntos de venta físicos, una tienda virtual y bodegas el costo podría ser de hasta $380.

Al incluir en la solución el módulo de omnicanalidad se tiene un panorama completo de las ventas en tienda física y en los canales digitales. Se puede sumar la integración de inventarios, contabilidad y el sistema de gestión de clientes o CRM, por ejemplo.

En el caso de las tiendas en línea y de las redes sociales es posible integrar las pasarelas y los botones de pago, con lo que se automatiza hasta la generación de la factura electrónica.

Este tipo de soluciones también pueden ser utilizadas por empresas medianas y grandes.

“No hay límite”, subraya Arce. “Lo puede utilizar una mediana o una gran empresa también”.

Componentes
Los negocios pueden utilizar los módulos según sus requerimientos:
CRM: para gestión de clientes y con capacidad de inteligencia de negocios.
ERP: con funcionalidades de recursos humanos, logística, compras, contabilidad y finanzas.
Multi compañía: para gestionar en forma separada e integrar información de diferentes negocios.
PDV: para gestión de información de inventarios y facturación, así como integración con el Ministerio de Hacienda, de diferentes puntos de venta, en forma individual o general.
Teletrabajo: sistema de central telefónica, con grabación de llamadas, y respuesta interactiva de voz (IVR) integrada.
Medios: para comercio electrónico y pagos en línea.
Onmicanal: integración de canales.
Fuente: Bmaxim.