La incripción de la marca de su negocio ahora se puede realizar en línea con el servicio que lanzará este 16 de setiembre el Registro Nacional.

El nuevo servicio se une a otros dos dispuestos por la entidad para el registro de propiedades y personería jurídica, así como de licencias de software en gobierno central.

“El registo de marcas es muy funcional para pequeñas empresas y para abogados, especialistas en la materia, que manejan una gran cantidad de clientes”, afirmó Fabiola Varela, directora general del Registro Nacional.

La funcionaria adelantó que se está trabajando en la completa renovación del sitio web para enfocarse en una navegación más amigable para el usuario.

El nuevo portal estará en diciembre de 2020. El actual tiene ya ocho años.

Marcas

El servicio de inscripción de marcas es sin costo y Usted lo encuentra en la página del Registro Nacional en la pestaña de Recepción en Línea de Signos Distintivos.

Para realizar el trámite se debe contar con firma digital y debe tener su usuario y contraseña para ingresar a la plataforma.

La firma digital se tramita en alguna de las entidades autorizadas por el Banco Central de Costa Rica.

El usuario y la contraseña de la plataforma se obtiene cuando el usuario se registra.

Para registrar la marca y los signos distintivos de su negocio se completa un formulario en línea y se adjunta el entero bancario.

Si la persona, un abogado por ejemplo, está realizando el trámite para un tercero, debe adjuntar también el poder especial.

Y eso es todo. Bueno, casi todo.

Los documentos llegan a un funcionario del Registro, un registrador del área de propiedad intelectual, quien revisa si todo está completo o si debe corregir o aportar alguna información.

Si se aprueba o si debe corregir o agregar datos, la persona recibe una notificación en su correo electrónico.

En el primer caso, si se aprueba, deberá proceder a la publicación en La Gaceta (la cual tiene un costo entre ¢18.000 y ¢23.000. De seguido, envía el comprobante de pago por medio del mismo sistema del Registro Nacional.

En el segundo caso, realiza las correcciones o incorpora la información solicitada. Una vez aprobada, recibe la notificación, realiza la publicación en La Gaceta y envía el comprobante de pago.

Para la renovación se utiliza la misma plataforma y paga el importe de $50.

Varela indicó que el sistema se convierte en un repositorio digital, pues la persona puede verificar tanto el estado de su trámite como el histórico de los trámites realizados.

El servicio se ampliará posteriormente al registro de patentes, el cual requiere más documentación de los interesados, especialmente en el caso de medicamentos. En este momento se están realizando los cambios necesarios del sistema.

Si la persona requiere asesoría, Varela indicó que los funcionarios pueden orientarlos, empezando con el estudio de si hay alguna marca ya registrada.

La funcionaria recordó que la marca permite proteger los productos de una empresa, así como los productos adicionales y accesorios asociados a esa marca que se generen para su comercialización: souvenirs, ropa, gorras, llaveros, lapiceros u otros.

El servicio en línea para inscripción de marcas y otros signos distintivos utiliza un sistema denominado WIPO File, donado por la Organización Mundial de la Propiedad Intelectual (OMPI).

Notarios

Los notarios también pueden realizar diferentes tipos de trámites y sus clientes verificar el estado del trámite a través de la pestaña de Ventanilla Digital.

Por ley la inscripción de nuevas propiedades o traspasos de bienes muebles (vehículos), inmuebles y personerías jurídicas son realizados por notarios.

Tradicionalmente el trámite implica que el profesional debe trasladarse a una oficina del Registro. Ahora se puede realizar en línea.

Igualmente requiere firma digital y tener su usuario y su clave de la plataforma. No tiene costo.

Cuando el notario inicia el trámite, el cliente le pide la cita de presentación, la cual incluye: el tomo (que corresponde al año) y el asiento (un consecutivo).

El cliente también se registra en el sistema y obtiene su usuario y contraseña.

Con todo eso puede ingresar en línea y verificar si el abogado realmente inició el trámite, si se devolvió por algún error (y puede ver de quién es el error) y cuál es el estado de la inscripción.

“Ha sido muy exitoso”, dijo Varela.

El sistema empezó a operar oficialmente el 14 de noviembre del 2019. A la fecha es utilizado por más del 50% de los notarios (de los 8.000 que habrían en total en el país), con lo que la mitad de los trámites se realizan mediante esta plataforma.

Varela indicó que se han realizado un total de 166.852 trámites de escrituras públicas y documentos en forma digital.

Como en el caso anterior, se le notifica al notario si lo enviado tiene algún defecto.

El trámite culmina con la emisión del título de propiedad, para lo cual también se notifica al correo electrónico el número del consecutivo. Por ahora sí se recoge el documento en oficinas, pero el Registro Nacional planea enviarlo a través del servicio de Correos de Costa Rica.

Software legal

Otro de los sistemas que el Registro Nacional lanzó en los últimos 10 meses es el de Legalización del Software.

La institución destacó que este sistema, junto con dos reformas legales que impulsó, permitieron que Costa Rica saliera de la lista negra de los países bajo vigilancia por delitos contra la propiedad intelectual, donde había estado desde 1995.

El Reporte Especial 301, emitido en abril anterior por la Oficina del Representante de Comercio de Estados Unidos, confirmó que el país fue eliminado de la lista de vigilancia de naciones que no cumplen con el respecto a la propiedad intelectual.

Según el informe, Costa Rica dio pasos concretos para abordar el uso del software sin licencia en el gobierno central, implementar un sistema de registro en línea y mejorar el régimen de propiedad intelectual.

De esta forma, el país cumplió un pendiente de 25 años y uno de los acuerdo del Tratado de Libre Comercio con EE. UU., así como cumplir la ley de derechos de autor.

Una de las reformas realizadas fue en la Ley de marcas y otros signos distintivos (N° 7978), en el tema de indicaciones geográficas, que identifica el país origen de un producto.

Se trata precisamente del Sistema de Legalización del Software que desarrolló el Registro Nacional.

Varela explicó que una de las tareas y obligaciones de la institución es verificar que las 94 instituciones del gobierno central (ministerios y entes adscritos) tengan y utilicen programas informáticos con las respectivas licencias de los fabricantes.

Con el sistema el encargado que designe cada institución –normalmente el encargado de informática o de tecnologías de información– suba los datos de los equipos de cómputo y las licencias de todo el software que utilizan.

El encargado, que tiene su usuario y contraseña para realizar este trámite en línea en la plataforma del Registro Nacional, da fe de la veracidad de la información.

Anteriormente las entidades enviaban los datos en diferentes formatos y en fechas distintas, complicando el levantamiento de la información y su registro. Ahora se llena un formulario.

El sistema empezó a operar en mayo anterior.

“La mayoría de las instituciones ya han completado la información. Ha sido de buen recibo, porque simplificó el trámite”, afirmó Varela.

Tanto el sistema para notarios como el de registro de software fue desarrollado por el departamento de tecnología del Registro Nacional con personal y presupuesto ordinario.