Por: María Luisa Madrigal.   7 julio
CAByS factura electronica (Reproduccción EF)
CAByS factura electronica (Reproduccción EF)

El nuevo catálogo de Bienes y Servicios (CAByS) entrará en vigor el próximo 1º de diciembre. Con seis meses de tiempo disponible, la tarea de etiquetar los distintos bienes y servicios que un negocio venda con base en lo que detalla el catálogo no parece sencilla y más bien parece ser un reto contrarreloj.

La tarea es minuciosa pero además depende de varias partes involucradas. No solo cada negocio deberá localizar el código para cada bien o servicio que venda, sino que deberá asignarlo para que en la factura electrónica este se identifique.

¿Qué es el CAByS?

Es una codificación estándar de los bienes y servicios que se venden en el país. El catálogo agrupa los productos en 10 categorías distintas y brinda un código único para cada producto o bien específico. Este número consta de 13 dígitos para cada producto.

Dentro de las categorías del catálogo, las primeras cinco, con excepción de prendas de vestir y medicamentos, corresponden a un clasificador internacional llamado Clasificación Central de Productos (CCP).

¿Para qué sirve?

El objetivo es estandarizar. Todos los bienes y servicios que vayan a la Dirección General de Tributación a través de una factura electrónica lo harán con una misma codificación.

Para el Ministerio de Hacienda el punto primordial del catálogo es mejorar los mecanismos de control y fiscalización que tiene la administración tributaria y a la vez, identificar los bienes y servicios que tienen tarifas diferenciadas para el cobro del Impuesto de Valor Agregado (IVA).

La agrupación de los bienes y servicios en categorías también facilita los cálculos y el análisis de estadística que le corresponde realizar al Banco Central de Costa Rica (BCCR).

¿Qué tiene que hacer el contribuyente?

Aunque no es un control para el contribuyente, este sí debe realizar parte importante de la tarea. En resumen, buscar uno por uno, cada código por cada producto dentro de la base de datos de la administración tributaria y asignarlo a cada producto o servicio que venda.

Después de eso es necesario cruzar estos datos con el programa de factura electrónica que maneje para que el código estándar de producto o servicio esté incluido en la factura en cada venta que se realice.

Para realizar el proceso del CAByS el paso a paso es importante y un poco complejo aunque no es necesario crear ningún usuario. Primero, la base de datos disponible en la actualidad es un Excel de 20.274 líneas de información y 19 columnas. El documento no permite ningún tipo de edición, por lo que es imposible aplicar filtros para hacerlo más manejable y facilitar la búsqueda.

Así luce una parte de la hoja de excel con la base de datos del CAByS. El documento tiene más de 20.000 líneas. Reproducción EF
Así luce una parte de la hoja de excel con la base de datos del CAByS. El documento tiene más de 20.000 líneas. Reproducción EF

Un primer paso para facilitar el proceso, de acuerdo con Silvia Castro, contadora pública y experta tributaria, es copiar toda la hoja de Excel y crear un nuevo documento propio, en el que sí se puedan aplicar filtros, ampliar columnas y otros.

Una vez que tiene el excel, se debe prestar más atención a las últimas tres columnas que son: código del bien o servicio que es el número de 13 dígitos–, la descripción del bien o servicio –es importante buscar el producto que se venda, el servicio que se presta o sinónimos– y la última columna que dicta el impuesto correspondiente.

Entonces, se debe buscar, uno a uno los productos e identificar cada código.

Después debe verse el proceso de facturación, ya sea interno o con un proveedor externo. Se le debe entregar el código de cada producto al administrador de la factura electrónica para que éste configure en el documento digital cada código estándar que se está asociando a cada producto. Ese espacio se llama “Código de producto/servicio”.

Una vez que ya se tenga esto, los códigos están asociados y listos. Sin embargo, cada vez que se actualice el inventario, se debe actualizar la factura electrónica con el código nuevo.

La complicación recae en buscar, uno a uno, los productos. Por ejemplo, una ferretería deberá buscar el código de cada herramienta que ofrezcan y esa búsqueda se puede hacer más engorrosa cuando los nombres de las cosas no coinciden.

Al finalizar el proceso en la factura ahora aparecerá el código estándar. Pero, si la factura no tiene el código o tiene uno erróneo, Tributación rechazará el documento. Esto a partir del 1.º de diciembre.

Hay una segunda manera de realizar el proceso y es a través del buscador web del CAByS. En esta página el usuario puede buscar por nombre de producto o servicio y acceder a cada código. Sin embargo, de acuerdo con Castro, la búsqueda se puede complicar porque los nombres de las actividades son amplios y no necesariamente los mismos que la persona tiene para cada producto.

El buscador web del CAByS permite buscar por palabras para obtener el número de 13 dígitos y agregarlo en la factura electrónica. Reproducción EF.
El buscador web del CAByS permite buscar por palabras para obtener el número de 13 dígitos y agregarlo en la factura electrónica. Reproducción EF.

Por ejemplo, buscando la palabra “Tornillo” aparecen más de 30 resultados y no todos acordes al bien. Por el contrario, cuando se busca “Turismo”, la búsqueda solo arroja un resultado relacionado con vehículos. En consecuencia, se deben buscar sinónimos, por ejemplo “Esparcimiento”.

Otra opción de búsqueda es empezar a revisar categoría por categoría para llegar a un servicio o bien específico.

“Es bastante el trabajo y no puede dejarse para última hora porque se puede convertir en una pesadilla. Es un proceso que se debe hacer con calma y con tiempo. Puede llevar varios minutos por producto para hacerlo bien”, explicó Castro.