Por: Jéssica I. Montero Soto.   26 julio
Registrar procedimientos y recopilar pruebas se ha convertido en un reto para las empresas. Foto: Shutterstock para EF
Registrar procedimientos y recopilar pruebas se ha convertido en un reto para las empresas. Foto: Shutterstock para EF

El primer año de aplicación de la Reforma Procesal Laboral demostró el reto que plantea un proceso de cambio dentro de las empresas: prácticas comunes, como acuerdos verbales o casuales han metido en problemas a más de 300 empleadores.

¿La razón? Falta de capacitación transversal: muchas organizaciones invirtieron en la reconversión de sus departamentos de recursos humanos, pero quedaron descubiertos en otras áreas tan o más sensibles, como las jefaturas y mandos medios.

Cinco especialistas en derecho laboral compartieron con EF sus experiencias con clientes y resaltaron que la capacitación será clave para proteger los intereses de las empresas.

“Así se ha hecho siempre”

A pesar de los avisos y de que ya ha pasado un año desde la entrada en vigencia de los cambios al Código de Trabajo, los asesores han detectado empresas que mantienen prácticas contrarias a la ley o de alto riesgo, como gestiones verbales o criterios poco claros por parte de las jefaturas a la hora de otorgar reconocimientos, ascensos y similares.

Laura Montero, directora legal de Deloitte, relató que las empresas han tenido problemas para pasar de gestiones verbales a procesos estandarizados y documentados.

“El mayor problema ha sido la falta de capacitación de todo el personal, concientización y cambio de cultura organizacional, especialmente respecto a temas de discriminación”, aseguró Montero.

Blindar a la empresa en este tema es clave y es el reto mayor, pues la ley incluye 14 formas de discriminación y las empresas deben evitarlas, pero también deben tener la capacidad de probar que las evitaron.

El remedio preventivo es generar machotes para todos los procesos: desde políticas y protocolos generales hasta documentos modelo específicos, como las entrevistas de reclutamiento o las cartas de despido.

“Sin prueba es casi imposible defender cualquier argumento que se presente, por parte del patrono, en un proceso judicial”. Laura Montero, Directora legal de Deloitte

Pero el cambio documental ha probado ser poco útil para empresas que mantienen las conductas anteriores, aunque apliquen procesos nuevos.

Osvaldo Madriz y Carolina Soto, del bufete Consortium Legal, recomendaron aplicar un análisis integral de la situación de la compañía, para verificar las condiciones culturales y así poder aplicar un plan de modificación de situaciones de riesgo.

“Nos hemos encontrado con varias empresas que a pesar de haber recibido capacitación sobre los cambios que conllevaba la entrada en vigencia de la Reforma, aún no documentan, por ejemplo, el desempeño de sus colaboradores y luego al querer terminar la relación de empleo, se encuentran retos importantes derivados, por ejemplo, de indicios de discriminación”, dijeron.

Documentar mejor

La Reforma Procesal Laboral (RPL) exige más planeamiento, mejor control y documentación, y mayor especialización. Marco Durante, socio director de BDS Asesores, advirtió que algunas empresas han chocado con pared al insistir en prácticas de antaño.

“Todavía hay un número importante de empresas en Costa Rica que no han comprendido que el manejo de las relaciones laborales es, por excelencia, preventivo”, enfatizó.

Muchas veces los problemas comienzan desde un incorrecto diseño de entrevistas o con un contrato de trabajo poco claro en su redacción, pero otras veces se trata de temas más sensibles, como otorgar un ascenso por “instinto” del jefe inmediato y que ese criterio subjetivo sea interpretado como discriminación.

“Las empresas han visto reducida significativamente la aplicación del régimen de libre despido”. Paola Gutiérrez, Lex Labor

Estos casos han disparado su presencia en procesos judiciales y ya hay despachos que están dando citas para 2020, es decir, una empresa puede entrar en procesos legales extendidos, costosos y desgastantes e incluso en la obligatoriedad de reincorporar a un colaborador que ha sido despedido pero considera injusta su salida. (ver recuadro: Los riesgos de un despido sin documentación).

El Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS) aseguró a EF, mediante su departamento de prensa, que las empresas siguen fallando en el manejo documental, por ejemplo, la entrega de cartas de despido sin responsabilidad patronal.

“Que sean hechos puntuales y debidamente fundamentados, pues únicamente las causales señaladas en la carta de despido se podrán alegar en sede judicial”, recalcó Geovanny Díaz, jefe de la oficina de prensa y comunicación del MTSS.

Las sanciones y las vacaciones, deben tener respaldo por escrito, porque en un proceso judicial no es de recibo que el jefe asegure haberle “llamado la atención” a un subalterno en repetidas ocasiones, si no cuenta con documentación que lo respalde.

También la empresa puede verse obligada a pagar vacaciones cuyo disfrute no pueda probar. Y aunque parezca obvio, las horas extras se deben administrar con rigurosidad.

“La ausencia o el incorrecto pago de las horas extra continúa siendo motivo de demandas laborales por varios millones de colones. Las empresas no solo deben preocuparse por pagarlas correcta y puntualmente sino que también deben poder demostrar su cancelación mediante la entrega de los comprobantes de pago”, subrayó Paola Gutiérrez, de Lex Labor.

En el segundo año de la RPL, que se cuenta a partir del 25 de julio de 2018, se espera que se genere jurisprudencia que permita una mejor comprensión de los alcances de la reforma, y que le de a las empresas un marco de ejemplos reales, para tomar las mejores prácticas y evitar los errores.Mientras tanto, las empresas deben tomar preparación preventiva y sensibilización hacia los movimientos sindicales, negociación colectiva y huelga, temas hasta ahora casi desconocidos en la empresa privada pero que se podrían ver potenciados en el tiempo gracias a las condiciones que plantea la RPL.

“El segundo año de la RPL va a incrementar los indicadores y tendencias detectadas en el primer año. Es posible que aumente la judicialización de conflictos”. Marco Durante, BDS Asesores
Los riesgos de un despido sin documentación
  • Cuando se omite el proceso de documentación, hasta el recurso de despido con responsabilidad patronal puede traer complicaciones legales, financieras y operativas a las empresas. Por ejemplo:
  • Reinstalación provisional. Se han presentado casos en los cuales los jueces, por la sola interposición del reclamo por discriminación y sin necesidad de justificar la medida, ordenan la reinstalación inmediata y provisional del trabajador.
  • La reinstalación sin que se haya dictado sentencia ocasiona dificultades y alteraciones en el ambiente laboral.
  • No tiene apelación. La orden de reinstalación provisional, de acuerdo con el artículo 583 inciso 10), no tiene recurso de apelación. Es decir, si un trabajador es reinstalado mientras se tramita el proceso la empresa no puede apelar esa medida cautelar.
  • Duración del proceso. La tramitación de las demandas no es tan expedita como se esperaba. Los casos pueden tardar meses en ser resueltos, lo cual resulta contrario al objetivo perseguido de dar protección especial a trabajadores en situaciones concretas. También se observa una mayor cantidad de demandas interpuestas sin que la relación laboral haya concluido. Los trabajadores no se esperan a que finalice el vínculo, sino que demandan al patrono mientras continúan laborando para la compañía.

Fuente: Paola Gutiérrez, Lex Labor