Pedir un reemplazo para otorgar vacaciones es incorrecto, pero también lo es dar días libres por adelantado

Sí, las empresas deben gestionar por su cuenta la distribución del trabajo mientras un colaborador toma días de vacaciones, pero ¡cuidado! Antes de correr a poner la queja en Recursos Humanos, sepa que la práctica común de dar uno o dos días libres varias veces durante el año también riñe con la ley.

En Costa Rica se han generalizado prácticas incorrectas a la hora de pedir y otorgar vacaciones, que surgen de acuerdos internos entre empleador y trabajador, y que se mantienen por conveniencia, fuera de la legislación.

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Esto nada tiene que ver con patronos que abiertamente irrespetan los derechos de los trabajadores, sino con usos y costumbres propios de cada ambiente laboral, que podrían cuestionarse por la vía legal, pero las partes mantienen las condiciones porque es mayor el beneficio percibido que el desacuerdo.

La ambigüedad del Código de Trabajo sobre la cantidad exacta de días de descanso otorgables por ley ha sido tema de conversación desde siempre. La norma dice que son “dos semanas”, sin que sea explícita la cantidad de días a la que esto corresponde: si 10 (por jornadas de lunes a viernes), 12 (por jornadas de lunes a sábado) o 14 (dos semanas en días naturales). Estas cantidades las ha indicado la Sala Segunda de la Corte Suprema, en casos específicos que ahora funcionan como antecedentes.

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¿Por qué se publicó un texto tan impreciso y, sobre todo, por qué permanece así? La razón de fondo está en que esas dos semanas se concibieron como una pausa única: al cumplir 50 semanas de trabajo, se disfrutan dos libres y se regresa al trabajo otras 50 semanas continuas.

Así es: las solicitudes de los tres días en Semana Santa (lunes, martes y miércoles), los ajustes para fines de semana largos o el viaje de cumpleaños deberían ser descartados de entrada por las empresas. Y algunas organizaciones así lo hacen, pero en la batalla por retener talento, para muchas compañías es impensable aplicar la ley con ese nivel de rigidez.

Y aunque la Reforma Procesal Laboral pasó de largo en el tema de ajustes a las vacaciones, sus modificaciones a otros procesos y, sobre todo, la exigencia de documentación y respaldo de cada trámite, han traído de nuevo la discusión sobre el descanso.

Tres abogados laborales consultados por EF aseguraron que en los últimos años se ha desarrollado una mayor consciencia entre empleadores y trabajadores sobre la necesidad de prácticas documentadas y transparentes alrededor del disfrute de días libres, incluso si estas están fuera de la ley.

A favor de la empresa

El beneficio de los días libres es personal, pero el descanso de las personas redunda en un beneficio directo para la empresa. Sin embargo, Daniel Valverde Mesén, socio de Ecija Costa Rica, comentó que esta relación empresa—talento ha evolucionado mientras la regulación sobre este tema sigue casi inaleterada.

“Esto genera que la realidad nacional haya desborado la regulación normativa en esta materia”, advirtió Valverde.

Es el empleador quien define las fechas de disfrute de las dos semanas de vacaciones, de manera continua. Así lo establece el artículo 155 del Código de Trabajo, pero limita la ventana a las 15 semanas siguientes, luego de cumplidas las 50 semanas de trabajo continuo.

“Aunque está prohibido el fraccionamiento de las vacaciones en más de dos periodos, existe la práctica asentada en el país de que las vacaciones se fraccionen mediante acuerdo entre las partes. Eso significa que el empleador debería llevar un registro entre las vacaciones acumuladas y las que están pendientes de disfrute. Esta información debería ser compartida con el trabajador, cuando así lo solicite”, puntualizó Valverde.

Las prácticas usuales, aunque se hayan aplicado durante años, están fuera de la regulación y pueden ser retiradas en cualquier momento por el patrono. Luis Diego Villegas Mora, coordinador de los consultorios jurídicos de la Universidad Fidélitas, señaló que el derecho siempre debe ser posterior.

“Antes de que se cumpla este ciclo de 50 semanas, el trabajador no tiene derecho al disfrute de días de vacaciones, siendo incorrecto el término “vacaciones adelantadas”, pues el trabajador no puede disfrutar de un derecho laboral que aún no ha adquirido”, comentó Villegas.

Estas diferencias entre la ley y la práctica se deben cubrir mediante políticas empresariales claras y de pleno conocimiento para la parte trabajadora. Es decir: las dos semanas al año son el mínimo de ley, la empresa siempre puede aplicar ajustes en beneficio del colaborador. (vea: Dos semanas)

José Luis Campos, director de la práctica de derecho laboral de Batalla, advirtió que estos ajustes suelen llevar a otra mala práctica: la incertidumbre.

“Otro error frecuente es no llevar un registro adecuado de las vacaciones, sobre todo los patronos, cuando es su obligación según el artículo 161 dejar constancia escrita a petición de patronos o de trabajadores. Tratándose de empresas privadas, se presumirá, salvo prueba en contrario, que las vacaciones no han sido otorgadas si el patrono, a requerimiento de las autoridades de trabajo, no muestra la respectiva constancia firmada directamente por el interesado o de cualquier otra manera no logra demostrar el disfrute por parte de los trabajadores”, advirtió.

Esta mala gestión de los trámites administrativos puede generar ambientes tensos y malas interpretaciones por parte de los colaboradores, en particular, cuando tanto la empresa como la gente asumen que las prácticas establecidas se ajustan a la ley, sin conocerla.