En medio de la crisis sanitaria por la llegada y propagación del nuevo coronavirus COVID-19 en Costa Rica, el Gobierno instruyó a todas las instituciones públicas para que las personas con “puestos teletrabajables” empezaran a realizar sus funciones diarias desde sus casas.
El objetivo es simple: mitigar la propagación del virus.
Al mismo tiempo, el presidente de la República, Carlos Alvarado, instó al sector privado a hacer lo mismo.
El país ya cuenta con una Ley para regular el Teletrabajo (9738) y con un reglamento que detalla los alcances de la misma. Estos mecanismos constituyen un respaldo legal para los patronos que quieran proceder a implementar por primera vez, o ampliar, los alcances de esta modalidad en las empresas.
Según el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (MTSS), las empresas tendrían un ahorro aproximado de ¢270.000 anuales por cada persona que realice teletrabajo. Para que esto sea posible, entran a regir condiciones específicas, contratos y normativas, entre otros puntos.
EF realizó una lista con los puntos más importantes para que su empresa pueda empezar a implementar el teletrabajo en medio de la crisis sanitaria por COVID-19
¿Qué es el teletrabajo?
Es el trabajo que se pueda realizar por medio de las tecnologías digitales fuera de las instalaciones del empleador, donde se requieran hacer las actividades o utilizando las video comunicaciones como medio para interactuar con clientes, usuarios y compañeros, según detalla el reglamento.
Son trabajos que requieran una actividad intelectual, ya que las labores asociadas a esfuerzos físicos quedan descartadas casi por completo, de acuerdo con Graciela Soto, experta en materia laboral de Deloitte. El teletrabajo está asociado a tareas que se puedan realizar de manera remota, fuera de la oficina.
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Como no es una posibilidad para todos los tipos de trabajadores, los puestos en líneas de manufacturas, supervisión, funciones agrícolas, tiendas y comercios, por ejemplo, no pueden hacer teletrabajo, explicó Álvaro Sáenz, presidente de la Unión Costarricense de Cámaras y Asociaciones del Sector Empresarial Privado (Uccaep).
Esto quiere decir que el teletrabajo no es lo mismo que llevar el trabajo a la casa sin que medie la tecnología.
¿Qué hacer antes de implementar el teletrabajo?
Todo patrono tiene la obligación de establecer cuáles son los puestos aptos para esta modalidad laboral, de acuerdo con Soto.
Además, según detalla el reglamento, las empresas deberán elaborar y divulgar entre las personas trabajadoras, un documento en el que se indiquen las condiciones del entorno que debe tener la persona para desempeñarse en la modalidad de teletrabajo.
También es fundamental que el cambio laboral quede explícito de manera legal. Para esto se deberá suscribir un nuevo contrato escrito o adenda al contrato existente de cada trabajador, donde se dejen por escrito, las reglas a seguir.
¿Qué debe especificar el contrato?
De acuerdo con el reglamento de la legislación, estas son los aspectos específicos que debe detallar el contrato de un colaborador que vaya a desempeñar sus funciones desde la casa:
- Las condiciones de servicio.
- Las labores que se deberán ejecutar bajo esta modalidad.
- Los medios tecnológicos y de ambiente requeridos.
- Los mecanismos de comunicación con la persona teletrabajadora.
- La forma de ejecutar el mismo en condiciones de tiempo y si es posible de espacio.
- Los días y horarios en que la persona teletrabajadora ejecutará la modalidad.
- Las responsabilidades en cuanto a la custodia de los elementos de trabajo.
- El procedimiento de la asignación del trabajo por parte de la persona empleadora y la entrega del trabajo por parte de la persona teletrabajadora.
- Las medidas de seguridad informática que debe conocer y cumplir la persona teletrabajadora
¿Cuáles son las responsabilidades de la persona trabajadora?
Lo primero que hay que entender es que el teletrabajo es una modalidad voluntaria y de acuerdo entre las dos partes. Esto quiere decir que se puede eliminar en cualquier momento y no se convierten en un derecho adquirido, de acuerdo con Soto.
Una vez que se realice la modalidad laboral, el trabajador deberá mantenerse localizable durante toda la jornada destinada para el teletrabajo y cumplir con las demás obligaciones contenidas en su contrato específico.
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¿Cómo controlar el trabajo?
En el papel y en la práctica, el control del trabajo sería el mismo que en los puestos de trabajo tradicionales. Hay aplicaciones de control de tiempo y asistencia en la computadora.
Por otro lado, para revisar la calidad de ese trabajo funcionan más las metas por objetivos y tareas asignadas.
El teletrabajo no es una obligación para ninguna empresa. Es decir, cuando una persona empleadora desee revocar la modalidad, la decisión no implica perjuicio o ruptura de la relación laboral.
La revocatoria deberá comunicarse a la persona teletrabajadora en el plazo de ley, al menos por escrito y debe detallar los motivos debidamente razonables y proporcionales en los que se respalda la decisión con fundamento en las políticas y los lineamientos emitidos al efecto por cada centro de trabajo.
Tipos de teletrabajo que su empresa podría empezar a ejecutar:
Estos son algunos tipos de la modalidad que especifica el reglamento:
Teletrabajo Domiciliario: Se da cuando las personas trabajadoras ejecutan sus actividades laborales desde su domicilio.
Teletrabajo Móvil: Se da cuando las personas trabajadoras realizan sus funciones de manera itinerante, ya sea en el campo o con traslados constantes, con ayuda del uso de equipos móviles.
Teletrabajo en Telecentros: Es un espacio físico, acondicionado para facilitar la práctica del teletrabajo y el desarrollo social por medio del uso de las tecnologías de la información y la comunicación y con las condiciones idóneas permitidas para que las personas puedan llevar a cabo sus actividades.
¿Por qué debería empezar a utilizar el teletrabajo?
La modalidad contribuye con la eficiencia y modernización de la gestión de la empresa, mientras al mismo tiempo, disminuye los costos en la planta física y permite un mejor aprovechamiento del espacio.
El Ministerio de Trabajo también destaca que la utilización del teletrabajo ayuda a impulsar una cultura organizacional de labores por objetivos y resultados, genera aumento de la productividad, además de que permite atraer y retener talento y reduce el ausentismo.
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Para la persona teletrabajadora, hay un ahorro de costos y tiempo por desplazamientos que, en consecuencia, mejora en la conciliación de la vida personal y laboral y da un mejor aprovechamiento del tiempo.
Paralelamente, a nivel nacional también hay beneficios asociados, de acuerdo con el MTSS. El teletrabajo contribuye con el descongestionamiento vial, la disminución de la huella de carbono y promueve la inserción laboral de forma poblaciones en vulnerabilidad.
