El teletrabajo no es únicamente una responsabilidad del empleado, las empresas y los líderes juegan un papel fundamental para que este sistema sea exitoso, sobre todo ante el confinamiento obligado por el impacto del coronavirus.

¿Qué pasa cuando las reglas de las labores remotas no están bien definidas? Se pueden crear algunas lagunas operativas o dudas que nublan la capacidad de respuesta tanto de los colaboradores como de las mismas compañías.

LEA MÁS: ¿Es usted una persona apta para hacer teletrabajo?

Si usted lidera actualmente un equipo de trabajo que labora desde la casa o dirige una empresa que apenas puso en marcha su primera experiencia en esta modalidad, preste atención.

Con la ayuda de tres especialistas en talento y desarrollo humano, EF analiza los siete errores más comunes que cometen las empresas (y los jefes) y que poco a poco arruinan el teletrabajo.

1- Sin reglas claras

Aunque el trabajo remoto era una tendencia en crecimiento, incluso impulsada por la aprobación de una ley en octubre del 2019, muchas empresas todavía no habían explorado este sistema y la pandemia los tomó por sorpresa.

Las compañías deberían contar con un reglamento o política interna de teletrabajo, este documento permite definir los lineamientos de forma clara y precisa para evitar desacuerdos o ambigüedades.

No se trata de crear grandes documentos llenos de mecanismos de control que pueden asfixiar a los empleados, lo que se busca es sentar las bases para mantener una comunicación adecuada, garantizar que el colaborador cuenta con lo necesario para laborar desde su casa y métodos para cumplir los objetivos.

El área encargada debe construir un plan de trabajo que comprenderá las acciones necesarias para implementar la modalidad remota. Incluso se pueden incluir charlas, capacitaciones y talleres para las personas.

“Si no existen lineamientos o estos son ambiguos en cuanto a la regulación de las funciones o el logro de objetivos en ecosistemas virtuales, el patrono puede tomarse la libertad de exigir con escasas restricciones, más allá que las dictadas por su propio sentido común”, señaló Miguel Flores, consultor de Deloitte.

2- Desatender el componente humano

El afán de muchas empresas por enfocarse en los planes estratégicos o por conseguir metas durante la pandemia puede provocar que se dejen de lado las necesidades individuales o colectivas de los trabajadores.

“Olvidar el sentido de pertenencia en tiempos de trabajo remoto puede generar tensión o susceptibilidad”, recuerda Stephanie Mora, gerente de PwC.

LEA MÁS: 10 temores que limitan la aplicación del teletrabajo en las empresas de Costa Rica

Para el consultor Miguel Flores es muy importante comprender que la “nueva normalidad” demanda, de los colaboradores y las empresas, una mentalidad abierta en la cual se puedan sintonizar con medios virtuales y con planes de acción.

“Hacer esto implica que tengamos muy presente que el ser humano es una entidad biopsicosocial que necesita condiciones de bienestar para alcanzar sus metas”, añadió.

3- Irrespetar horarios

Que una persona trabaje desde la casa no significa que debe estar conectada a todas horas o disponible para atender emergencias fuera de horario.

Es importante que dentro de los lineamientos claros o en coordinación con el jefe directo se establezcan horarios específicos, pero lo más importante, que se respeten.

Silvia Brenes, socia directora de Pura Estrategia, recuerda que los patronos no deben pretender que sus trabajadores estén siempre disponibles o que se conecten más temprano de lo normal porque ya no viajan hasta la oficina.

Empresas como ING en España adoptaron prácticas como establecer rangos de horas para reuniones, por lo que antes o después de ese espacio no se pueden programar estos encuentros virtuales.

La misma compañía española implementó una regla según la cual después de cierta hora no se envían correos electrónicos ni mensajes.

“Prácticas como estas ayudan a que las personas se sientan en libertad de hacer otras cosas, como ejercitarse, prepararse su comida, divertirse, aprender algo nuevo, lo cual ayuda sin duda a su balance”, agregó Brenes.

4- Pensar que a todos les sirve un mismo horario

Antes de definir los horarios y asignar tareas al equipo, es importante que el líder analice la situación de cada persona en particular y que se tome el tiempo de conversar con el empleado.

Una persona joven que vive sola quizás puede ajustarse a cierto tipo de jornada, mientras que alguien con hijos podría preferir otro horario.

“No hay que cometer el error de tratar a todos los colaboradores por igual. Es decir, cada uno tiene su realidad diferente y esto puede influir en el horario que necesite o requerir cierta flexibilidad en algunos casos”, comentó Brenes.

5- Apoyo limitado para acceso a herramientas

Algunas empresas que no estaban habituadas al teletrabajo o que lo aplicaban muy poco corren el riesgo de que sus empleados no cuenten con las herramientas necesarias para desempeñarlo.

No todas las compañías pudieron cerciorarse de que sus colaboradores tengan una oficina o una habitación equipada con escritorio, silla ergonómica y conexión a Internet óptima.

LEA MÁS: Los 15 pasos que debe seguir para implementar el teletrabajo en su empresa

En estos casos es importante que el jefe directo verifique las condiciones de cada persona y trate de apoyarles con los recursos necesarios para que cumpla con sus tareas.

Lo mismo ocurre con algunos software para reuniones virtuales como, por ejemplo, Zoom, que cuenta con una versión gratuita que permite hacer llamadas de hasta 40 minutos, pero quizás el trabajador necesita lapsos más extensos y debe buscar soluciones.

6- Olvidar el sentido de pertenencia

Los trabajadores pertenecen a una compañía y aunque cumplan con sus funciones de manera remota y dejen de interactuar con sus compañeros, no deberían perder los vínculos naturales que refuerzan el compromiso con la empresa.

Además de la ansiedad y el estrés normal que generan las exigencias laborales, se debe considera que la sobreexposición a noticias negativas relacionadas con el coronavirus y la incertidumbre pueden agravar estas sensaciones.

Stephanie Mora recomienda que las empresas pongan en marcha planes para acercarse a los trabajadores en los que incentiven un entorno laboral colaborativo, una mentalidad de aprendizaje continuo, confianza e innovación.

7- Controlarlo todo

Este es quizás uno de los errores más frecuentes en algunos líderes o empresas, sobre todos aquellos que apenas se enfrentan a su primera experiencia de teletrabajo.

En esta modalidad no se debe ni se puede controlar todo lo que hacen los empleados. Existe un erróneo sentimiento de que las personas son más productivas en las oficinas o jefes que se sienten tranquilos por ver a sus colaboradores sentados en un escritorio.

Diversos estudios en el mundo señalan que la productividad laboral está sujeta a muchos factores, pero la posibilidad de cumplir con las tareas desde la casa ayuda a aumentar ese factor.

Definir mecanismos de control es válido para cuantificar los resultados de las personas, pero no deben ser invasivos ni generar estrés en los colaboradores.