Carlos Cordero

pymes@elfinancierocr.com

Al principio Usted lleva los números en la cabeza y le da las facturas a su contador para cumplir con las obligaciones tributarias.

Luego, conforme crecen las ventas, empieza a utilizar su computadora para crear y tener todo en hojas de cálculo. Pero llega el momento en que las ordenes de compra de los clientes, el control de materia prima y el de los saldos en las cuentas bancarias, entre otros rubros, están en tantas hojas o archivos que pierde tiempo valioso buscando la información que necesita y se hace inoperable e inmanejable.

Lo que Usted piensa que solo y únicamente le pasa a Usted es una situación que se repite en múltiples empresas.

La diferencia entre su negocio y otros será sin duda cuál avanza a utilizar sistemas de gerencia que unifican la información, permiten la coordinación de las tareas (compras de insumos, producción, ventas, contabilidad y gerencia, distribución) y le brinda los datos actualizados en el momento que lo requiere.

Se trata de software conocidos como Enterprise Resources Planning (ERP), los cuales empezaron a utilizarse en las grandes corporaciones y ahora llegan adaptados a las pequeñas y medianas compañías, tanto en funcionalidad como en precio, con la ventaja que incorporan la tecnología, la experiencia y las mejores prácticas utilizadas en las grandes.

“Las soluciones para empresas en crecimiento como las nuestras se basan en más de 30 años de experiencia en la administración de datos y se focalizan en tres imperativos relacionados con las empresas modernas: proteger los datos valiosos, ofrecer conocimientos accionables y establecer procesos flexibles”, dijo César Trujillo, gerente general en la región de Oracle.

Las firmas desarrolladoras de software ofrecen diversos modelos para que facilitar la adopciòn de los ERP en las pymes, por lo que el costo no debería ser un problema.

“Las principales limitaciones que hemos visto en que la Pymes adquieran estos sistemas, no están solo en los recursos económicos, sino en el compromiso de adoptar los procesos relacionados con este tipo de sistemas”, aseguró Gonzalo Sandstad Castro, gerente de ventas de Softland, que ofrece el sistema Exactus ERP.

También se puede optar por SAP Business One, un ERP que también facilita la gestión empresarial de las pymes, y que firmas proveedoras de esta solución como Novitec Consultores también pueden complementar con soluciones especializadas para comercio electrónico, gestión de servicio técnico fuera de la oficina, aplicaciones para que los vendedores coloquen sus pedidos directamente desde las oficinas del cliente, planificación de la producción, procesos y análisis gerencial con cuadros de mando y control ejecutivo.

Los ERP tienen la facilidad de adaptarse al tamaño de la empresa, y si ésta va creciendo puede ajustarse a las nuevas necesidades, para operar en las pymes y ayudarlas a hacer más eficientes los procesos de administración del desempeño de la empresa, de las relaciones con los clientes, de las finanzas y del personal.

Los proveedores afirman que el costo para adquirir estos sistemas y el de mantenimiento son más reducidos, al tiempo que se pueden instalar y modificar en poco tiempo gracias a las tecnologías en que son fabricados, para “optimizar” o sacarle más provecho a la inversión.

Además, las modalidades para adquirirlos y utilizarlos actualmente facilitan -dicen las firmas- el acceso a este tipo de sistemas.

Alternativas

Softland, por ejemplo, ofrece Exactus Advanced, Business y Cloud. Con las dos primeras las empresas adquieren el sistema o lo alquilan, con la diferencia de que Exactus Business tiene precios preferenciales, lìmite de usuarios, se puede instalar la versión esencial, se instala en los equipos de la empresa y tiene costos desde $7.000 a $20.000. Exactus Advanced es para proyectos completos de $20.000 en adelante.

La nueva opción de Exactus Cloud es la modalidad donde cada empresa utiliza el ERP a través de Internet, en lo que se conoce como computo en la nube, con un precio mensual de $100 por usuario (los primeros seis meses se debe hacer un pago inicial de $500).

Por su parte Oracle comercializa varias soluciones en este campo como Oracle E-Business Suite, PeopleSoft Enterprise, JD Edwards EnterpriseOne, JD Edwards World y el Oracle Database Appliance que incluye el software solicitado y el equipo que se requiera.

Trujillo resaltó que el principal beneficio para las empresas es contar con soluciones completamente flexibles para apoyar cada uno de sus procesos e ir creciendo de acuerdo a las necesidades que se vayan presentando, por esta razón nuestras soluciones son para empresas en crecimiento, ya que se trata de soluciones completas, abiertas e integradas, para operar con la infraestructura existente y que las inversiones sean acordes a cada tipo de empresa.

“El aumento en la capacidad de decisión resulta ser uno de beneficios más aclamados, junto con la integración y el control”, dijo Juan Bautista Bermúdez, gerente general de Tecnova Consultores, que distribuye SAP Business One. “Al ser una herramienta integral, cobra valor la información precisa, oportuna y inmediata de todo un negocio, haciendo más eficientemente la gestión. En muchos casos también se valora la veracidad de la información y la estabilidad del software”.

“También son para pymes desde dos empleados”

Trujillo sostuvo que las soluciones ofrecidas son adecuadas para las pymes, bajo la premisa de mantener costos razonables y adecuados de adquisición de nueva tecnología con el objetivo de que la empresa mantenga su valioso capital y línea de crédito disponible, para inversiones más estratégicas del negocio.

“Uno de los mitos más antiguos sobre Oracle es que sus soluciones solo son adecuadas para las grandes empresas”, destacó Trujillo. “En realidad, Oracle ha estado trabajando con las empresas en crecimiento durante muchos años, brindando soluciones escalables, modulares y económicamente accesibles a los diferentes tipos de mercado. No hay barreras de ingreso. Las empresas pueden comenzar con una solución básica y luego actualizarse para cumplir con sus necesidades de crecimiento. Tenemos opciones para todo empresa que quiera crecer, no importa si tiene dos empleados o 50”.

Para Gonzalo Sandstad, de Softland, las pymes deben asegurarse contar con un sistema robusto y completo, con las mejores prácticas de negocios contempladas que le permitirá manejar la operación actual de forma adecuada y soportar el crecimiento sin necesitar cambiar de software.

En términos económicos esta compañìa ofrece la posibilidad de financiar la adquisión de la soluciòn Exactus Business con apoyo de Acorde y en la solución Cloud “la inversión inicial es baja y el costo se convierte en una cuota mensual”.

Sandstad aseguró que su firma también tiene experiencia con empresas de más de diez empleados e ingresos mayores de $500.000 al año.

“Si la Pyme aspira a crecer debe tener un sistema que se lo permita”, afirmó Sandstad. “Existen muchos buenos sistemas para empresa pequeña, que permiten manejar una operación sencilla de bajos volúmenes de manera relativamente adecuada, pero que no soportan crecimiento y por ende limitan el mismo. Además, estos sistemas no son tan robustos en lo que a integridad de información se refiere, lo que implica un riesgo que la empresa debe considerar”.

Lo mismo indicó Bermúdez, de Tecnova. “Las pymes deben darse la oportunidad de eliminar ese mito (que los ERP son solo para grandes empresas). Tenemos clientes que tienen dos usuarios, otros son de 25 empleados y hay otros que tienen 50 usuarios y 250 empleados. Es muy variado, tanto en tamaño como en verticales (sectores) de la industria”.