Sus colaboradores están dispersos, cada uno en su casa y conectados solamente a través de unas cuantas herramientas tecnológicas disponibles.
¿Cómo operar en estas circunstancias y no perder el espíritu de trabajo colectivo, el compromiso, la colaboración, la motivación y la eficiencia que se tenía antes de la emergencia por el coronavirus?
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Hay que apoyarse en la misma tecnología y aplicar algunas claves, pero esa es una tarea que le corresponde al empresario y a cada líder de cada equipo.
“La tecnología es un gran facilitador, porque permite acceder al mejor talento dondequiera que esté”, dijo Silvina Moschini, presidenta y fundadora de Transparent Business.
Moschini es un emprendedora, conferencista internacional y experta en tecnologías disruptivas.
Su compañía desarrolló una plataforma en la nube, conocida como Transparent Business, para gestionar y monitorear fuerza de trabajo remota, que brinda transparencia en las contrataciones públicas y privadas.
Ella respondió nuestras preguntas a través del correo electrónico.
¿Cuáles son las claves que toda empresa debe activar para que el trabajo remoto sea eficiente y productivo?
El coronavirus está redefiniendo el trabajo remoto. Casi 3.000 millones de personas permanecen en sus casas y miles de compañías fueron forzadas a implementar esquemas de trabajo remoto.
Si antes el trabajo remoto era una vitamina para las compañías porque representaba beneficios para retener y atraer talento, además de menos costos de infraestructura, con esta emergencia sanitaria es una aspirina porque no hay otra opción para garantizar la continuidad del negocio de manera segura para los empleados.
Para que el trabajo remoto sea eficiente y productivo creemos que los supervisores y líderes deberían enfocarse en cuatro pilares:
1. Usar la tecnología para la transparencia y la verificación en el proceso de trabajo.
Una de las resistencias más comunes al trabajo remoto es el temor a no poder controlar si un empleado está efectivamente trabajando o haciendo otras cosas en el horario de trabajo.
La falta de confianza puede solucionarse con herramientas tecnológicas especialmente diseñadas para verificar el proceso de trabajo, lo que reemplaza el monitoreo de personas físicas en una oficina por el seguimiento de su performance y sus resultados.
2. Dar consignas y establecer procesos de trabajo claros.
Generar reuniones de seguimiento frecuentes fortalece el vínculo entre los líderes y sus equipos.
El mercado ofrece infinidad de herramientas para el trabajo colaborativo en línea, pero para la mejor articulación de los proyectos es importante que cada persona sepa qué tareas tiene que realizar y que todo el equipo esté alineado con el objetivo final.
En nuestra experiencia el uso de herramientas colaborativas como Google Drive, Zoom y Trello son clave para la colaboración.
3. Crear cultura y comunidad.
Crear espacios y actividades en salas virtuales para que la fuerza de trabajo distribuida tenga ese sentido de pertenencia aún estando a miles de kilómetros de distancia.
El nuevo cara a cara son las videoconferencias por Zoom o Skype, que ayudan a evitar el aislamiento, fomentar la colaboración y a construir el espíritu de equipo.
4. Gestionar el talento.
La tecnología es un gran facilitador, porque permite acceder al mejor talento dondequiera que esté.
También es muy democrática, porque nos da las mismas oportunidades a todos, independientemente de las circunstancias particulares del empleado o del lugar donde se encuentre la empresa.
Las empresas que implementen el teletrabajo pueden acceder y reclutar para sus equipos a las personas más idóneas del mundo.
En este contexto actual, donde miles de compañías se ven forzadas a implementar el trabajo remoto sin otra opción, la transparencia debe ser la norma y estándar para la implementación exitosa del teletrabajo.
La transparencia trae confianza y visibilidad a supervisores y líderes en tiempo real de las tareas realizadas por el equipo, cuánto queda por realizar y en qué proyectos trabaja cada persona, sin importar en dónde estén.
Las empresas cuentan con diversidad de herramientas para efectos del teletrabajo o trabajo remoto. ¿Cuáles son los cuidados que deben tenerse a la hora de elegir las que se van a utilizar?
Como líderes de equipos, primero es necesario identificar los objetivos y las necesidades a cubrir con estas soluciones para así poder elegir las mejores herramientas para cada problemática.
Por ejemplo, para promover el compromiso y la colaboración de los empleados utilizar sistemas de videoconferencias, como Zoom y Skype.
O para trabajar de manera colaborativa y compartir archivos, como Google Docs y Dropbox.
Para que sea más segura y fácil la incorporación de estas herramientas en los equipos de trabajo, siempre es recomendado que se utilicen soluciones reconocidas en el mercado.
De esa manera, la implementación será mucho más rápida y sencilla para todos.
¿Cómo acelerar la elección de las mejores herramientas sin perderse, sin perder tiempo y sin perder recursos ni saturarse de canales de control?
El primer paso para gestionar con éxito una política de teletrabajo, sin perder tiempo ni recursos, es que líderes y supervisores tengan visibilidad y transparencia por el trabajo realizado por los colaboradores.
Contar con tecnología que permita coordinar equipos distribuidos y verificar el trabajo realizado con iguales o mejores resultados que en la oficina sería lo primordial.
Luego, ir incorporando más herramientas que puedan ayudar en la colaboración, evitar el aislamiento, realizar videoconferencias y gestionar proyectos.
Muchas de ellas tienen versiones gratis, por lo que pueden probarse por un período para evaluar su efectividad y luego incorporarlas definitivamente.
Por ejemplo, Transparent Business, nuestra solución para la coordinación de equipos distribuidos geográficamente, es una plataforma que trae transparencia para que cada supervisor o líder de equipo tenga trazabilidad de los proyectos y tareas en las que trabaja cada miembro del equipo.
En este contexto de pandemia, ayuda a que empresas de todo el mundo incursione en el trabajo remoto y lo haga de manera efectiva.
Se ofrece webinarios y en poco tiempo se lanzará la academia global de CloudWorking para que empleados y supervisores puedan incorporar toda la tecnología y herramientas necesarias para gestionar equipos distribuidos con éxito.
¿Cuáles son las recomendaciones para sostener el equipo motivado en momentos que la situación puede agobiarlos, aprovechando las herramientas de trabajo remoto?
Es importante que los líderes ejerzan un rol de contención del equipo ante situaciones que pueden ser difíciles o que pueden agobiarlos.
Organizar videollamadas para reunirnos cara a cara aunque sea a través de la tecnología siempre es una acción que genera empatía y ayuda a combatir el aislamiento.
Otras acciones que funcionan muy bien son las actividades de camaradería como juegos de equipo, chats no relacionados al trabajo, un “cafecito virtual” y todas aquellas actividades que ayuden a la distensión de las personas.
El objetivo principal a través de estas iniciativas es generar sensación de pertenencia y acompañarnos en este momento en que todos permanecemos en casa sin poder salir por semanas.
¿Cómo se deben preparar las empresas para "el dìa después", que es un momento anhelado desde ya pero que se desconoce cuándo ocurrirá?
De acuerdo con una nota publicada en Bloomberg a principios de febrero, “el coronavirus se convirtió en el experimento de trabajo remoto más grande del mundo”.
Las empresas están experimentando en carne propia que el trabajo remoto es posible y las tecnologías ayudan a hacerlo de manera efectiva, con transparencia y mejores resultados que con toda la plantilla en la oficina.
No será fácil “el día después” para la mayoría de las compañías. Creemos que esta crisis sanitaria demostrará que el trabajo remoto, que fue por mucho tiempo el plan B de las compañías, finalmente podrá instaurarse como la modalidad de trabajo principal.
¿Cómo debe la empresa procesar o analizar internamente todo lo que está sucediendo, su reacción y los planes de contingencia que deben tener a futuro?
El plan de contingencia para las compañías sin duda es contar con tecnología para la verificación y transparencia del trabajo remoto.
La clave para que los programas teletrabajo funcionen con éxito es que se utilice tecnología y procesos para resolver los desafíos asociados a la gestión de equipos distribuidos que son la falta de confianza, las dificultades para coordinar y la rendición de cuentas.
La falta de confianza se logra utilizando tecnología que permita la verificación del proceso de trabajo y el esfuerzo dedicado, reemplazando el proceso de la monitoreo de la persona física en una oficina hacia el monitoreo del proceso de trabajo.
¿Deben las empresas mantener las herramientas tecnológicas que empezaron a utilizar en medio de la emergencia? ¿Cómo deben ir haciendo esto para que no se produzca un corte en la experiencia y en la continuidad de la operación, del uso de las herramientas y de los equipos?
Esta crisis es un punto de partida para que las empresas rompan con los paradigmas actuales, para que el trabajo sea sinónimo de algo que se hace y no de un lugar al que se va.
Para dar continuidad a las operaciones remotas, es necesario que inviertan en tecnologías que brinden transparencia y verificación del trabajo realizado.
Sin eso, los líderes y gerentes de equipos nunca tendrán la tranquilidad de saber si del otro lado la gente está efectivamente trabajando o haciendo maratones de Netflix.
