Gerencia

Digitalice su pyme, pero evite estos nueve problemas que puede llevarle la tecnología

Recurra a un empresa que le brinde asesoría, pero fíjese en las condiciones para obtener el mejor servicio

La tecnología es necesaria. En una cafetería se preparan los alimentos o un café utilizando equipos. En una fábrica se confeccionan los productos con máquinas. Si brinda una asesoría, requerirá donde almacenar la información y elaborar su reporte final.

Los equipos, máquinas o dispositivos se apoyan cada vez más en sistemas computarizados, incluyendo los electrodomésticos como los televisores que ahora son pantallas y evolucionan a pantallas inteligentes. Y la comunicación con sus proveedores y clientes se realiza también mediante correos electrónicos y mensajes instantáneos, así como con dispositivos que van desde su computadora hasta el móvil.

La digitalización puede iniciar con aprovechar la aplicación de su agenda digital, sistemas y servicios sin costo (como un correo electrónico y sus funcionalidades de ofimática para procesador de texto, hoja de cálculo y presentador de filminas) e incluso sistemas gerenciales tipo ERP o de manejo de clientes (CRM, por sus siglas en inglés).

Como toda máquina o equipo, incluyendo su vehículo, los sistemas de tecnología de información y comunicaciones requieren mantenimiento, cuidado, reparación, actualización y prevención para evitar los inconvenientes.

“Los problemas siempre están presentes y se agravan de acuerdo con la complejidad y tamaño de la arquitectura tecnológica con que cuente cada empresa”, advirtió Marlon Ureña, especialista de producto de Grupo CMA, que brinda servicios de computación en la nube y de outsourcing en alianza con Codisa.

De acuerdo a esta firma costarricense los problemas tecnológicos más frecuentes en las empresas son:

1. En la protección y continuidad de los datos.

2. Brechas de habilidades y conocimientos.

3. Seguridad en la infraestructura.

4. Innovación y transformación digital

5. Reducción de presupuesto

6. Obsolescencia tecnológica.

7. Ver la tecnología como un gasto innecesario.

8. Las malas prácticas de actualización de los sistemas.

9. Falta de capacitación del propietario y de sus colaboradores.

La firma IDC, especialista en investigación de mercados en tecnología, resalta que los problemas en la infraestructura son un peligro latente que se relacionan con la tecnología propiamente y con el error humano, debido al desconocimiento o falta de capacitación del personal.

Para CMA estas situaciones se pueden evitar con planes definidos de mantenimiento preventivo y correctivo, personal asignado con el conocimiento adecuado a sus funciones y apoyo. “Hay personas que quieren decorar su casa, pero por costos no buscan a alguien que sea experto y terminan gastando más”, advirtió Ureña.

La firma Evertec, una compañía tecnológica que brinda servicios de procesamiento de transacciones en la región, recordó que desde el año anterior las empresas aumentaron sus ventas en línea. Esas ventas se habría dado a través de redes sociales y aplicaciones de mensajería especialmente, pues solamente una décima parte de las micro y pequeñas empresas (mipymes) tienen presencia en Internet con su propia tienda en línea.

El problema para las mipymes es que tienen limitaciones de recursos para actualizarse, desarrollar sus plataformas de venta en línea y contar con el personal con conocimientos. “Eso afecta su capacidad de innovación”, afirmó Ureña, de CMA.

La recomendación es analizar las alternativas que existen en el mercado de servicios de software, plataformas e infraestructura (incluyendo redes y centros de datos) brindados a través de outsourcing, así como alternativas de financiamiento como el arrendamiento o leasing. Con lo primero se evita tener que invertir para adquirir equipos y sistemas. Con lo segundo, cuando se requiera actualizar o cambiar un equipo, es más simple.

Al inicio del confinamiento por la pandemia del covid-19 se vio que las empresas que habían migrado sus sistemas a computación en la nube tenían la flexibilidad para operar sin mayores dificultades. Las que no lo habían hecho enfrentaron más dificultades y muchas debieron improvisar y acelerar su migración de sistemas a la nube.

La mayoría de las empresas que no habían dado los pasos a la modernización tecnológica era por desconocimiento de las alternativas existentes en el mercado. Ahora bien, no basta conocer las alternativas tecnológicas y de proveedores. Hay que analizar tanto costos como eficiencias.

Ureña ejemplificó que si se usa un sistema de punto de venta se requiere la menor latencia posible, pues entre más dure una aplicación en procesar un pago —en este caso— mayores serán las consecuencias en los días y horas en las que se requiera agilidad. Y mayor será la congoja para los cajeros, la probabilidad de cometer errores y el impacto en la imagen de la empresa.

Se recomienda revisar la experiencia del proveedor tecnológico; que represente marcas de alta calidad, pues si es así ese proveedor debe cumplir requisitos corporativos, estándares de atención y servicio y condiciones de personal entrenado y actualizado; y que tenga buenas calificaciones para asesorar y brindar sus diferentes servicios.

Hay varios indicios: calidad, presencia y actualización constante a nivel de la página web y sus redes sociales. Además, hay que preguntar primero, obtener referencias.

Contrate bien
A la hora de contratar servicios de outsourcing se debe considerar:
Errores al contratar servicios:
—No tener claros los objetivos de la contratación y ni los perfiles técnicos que se requieren.
—Desconocer los acuerdos de nivel de servicio.
—Ignorar la trayectoria y experiencia del proveedor.
—Dejar de verificar que el proveedor sea responsable con las leyes del país (que el personal tenga sus seguros obligatorios, CCSS e INS, por ejemplo).
—Obviar los beneficios que el proveedor dará al personal.
—Subcontratar por precio y no por la calidad en el servicio.
Hágalo mejor:
—Tener claros los KPIs del negocio.
—Documentar todos los procesos.
—Buscar un proveedor que ofrezca la solución que mejor se adapte a las necesidades de la empresa.
—Determinar experiencia, flexibilidad, conocimiento de la industria del contratante, alianzas, solvencia económica de un potencial proveedor, conocer sus casos de éxito.
—Identificar si la empresa está a la vanguardia de los avances tecnológicos informáticos y respeta la legislación laboral de cada país.
—Definir y firmar el acuerdo de nivel de servicio o garantía de servicio esperados.
—El contratante debe brindar una inducción clara de los procesos y políticas de la empresa. Evaluar los trabajos que se deberán realizar.
—Establecer los plazos de entrega de los trabajos y los niveles de criticidad.
—Desarrollar los mecanismos y diagramas que se deben utilizar para mantener la comunicación fluida mientras se realiza el trabajo.
Fuente: Grupo CMA
Carlos Cordero Pérez

Carlos Cordero Pérez

Carlos Cordero es periodista especializado en temas tecnológicos. Escribe para El Financiero y es autor del blog "La Ley de Murphy".