En este mes de diciembre las empresas deberán hacer frente a una serie de obligaciones, desde las tributarias hasta las laborales.

En materia tributaria la incorporación de los códigos del Catálogo de Bienes y Raíces (Cabys) a la factura electrónica; la declaración y pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA), correspondiente a noviembre; y el cierre fiscal y la declaración anual de renta.

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En materia laboral viene el pago del aguinaldo a sus colaboradores, el cual debe estar cancelado en los primeros 20 días de diciembre. Las empresas también deben valorar los escenarios del 2021, por lo que sacarán la calculadora o la hoja de cálculo para adoptar todas las previsiones.

“La ley laboral no permite que los patronos dejen de pagar el aguinaldo o hagan pagos parciales, ni tampoco permite que lo paguen más allá del 20 de diciembre. Si los patronos incurren en alguna de estas conductas, podrían ser llevados a juicio”, advirtió José Luis Campos, director de práctica del área laboral de Batalla.

Como el 2020 fue un año con situaciones particulares y decisiones de urgencia, es necesario que se tomen en cuenta varias observaciones de los especialistas a la hora de pagar aguinaldo y tomar otras decisiones

Registre todo

Las empresas deben llevar en forma ordenada los registros y realizar los cálculos correctos para evitar desavenencias y para demostrarles, tanto a sus colaboradores como a las autoridades, el fundamento de lo que están pagando.

Si en el fin de año deben contratar personal temporal, por el incremento de la demanda que se espera, se recomienda firmar contratos que especifiquen con claridad el periodo de contratación y las demás condiciones (horario de trabajo, salario y modalidad de pago).

Los contratos a plazo fijo o temporales se pueden prorrogar, siempre que no superen el año de duración.

Otra situación que deberán considerar es la incorporación de sus colaboradores a la jornada completa para el 2021, en caso de haber aplicado tiempos parciales por la emergencia del COVID-19 y que no se realice ninguna prórroga a la reforma de la Ley de Autorización de reducción de jornadas de trabajo (No. 9832).

Ya hay un proyecto en la corriente legislativa para aumentar el plazo de las reducciones de jornada y las suspensiones, por lo cual se recomienda mantenerse informado y basarse en fuentes confiables y oficiales.

Aguinaldo

Lo primero a tener presente es que el aguinaldo se debe calcular basándose en todos los salarios ordinarios y extraordinarios devengados por la persona colaboradora desde el 1° de diciembre del 2019 al 30 de noviembre del 2020.

Se debe sumar las horas extras canceladas y cualquier otro pago de naturaleza salarial.

“Una vez que se obtiene la suma de estos salarios se divide entre 12”, recordó Erika Barrantes, directora laboral de Sfera Legal.

Dada la situación del 2020 es necesario tener en cuenta las diferentes medidas que las empresas adoptaron desde marzo anterior.

Aguinaldo y reducción de jornada

¿Cuál es el impacto de la reducción de la jornada laboral en el cálculo del aguinaldo?

Por ejemplo, si a una persona se le aplicó una reducción de su jornada del 50% y recibió, por lo tanto, la mitad de su salario.

“La forma de cálculo es la misma”, dijo Alejandro Trejos Gómez, socio de BDS Asesores. “Sin embargo, el resultado final se verá afectado”.

Si a una persona se le pagó ¢450.000 durante los primeros tres meses (diciembre, enero y febrero anteriores) y en los siguientes nueve meses (desde marzo) únicamente se le cancelaron ¢225.000, el monto de aguinaldo sería de ¢281.250.

Evidentemente, como se calcula sobre los salarios realmente percibidos, si durante el año se aplicó la reducción de la jornada (o incluso tuvo una disminución de comisiones por ventas), el aguinaldo a cancelar será inferior a los años anteriores.

Aguinaldo y suspensión temporal

¿Qué pasa si la empresa recurrió a la suspensión temporal del contrato laboral? Esta situación es también de cuidado.

Aquí se hace el cálculo del aguinaldo tomando en cuenta solamente la suma de los salarios de los meses laborados y dividiéndola entre 12. Claramente: durante la suspensión no se perciben salarios que cuenten para el aguinaldo.

Si una persona colaboradora laboró desde diciembre de 2019 y la suspensión de su contrato inició en marzo de 2020, se suma los salarios de esos primeros meses (diciembre, enero y febrero) y se divide entre 12. El resultado sería el monto del aguinaldo que deberá pagarse ahora en este mes de diciembre.

Como en el ejemplo anterior, si en esos tres primeros meses el trabajador percibió ¢450.000 por mes y luego no se le pagó ningún otro salario, el aguinaldo sería de ¢112.500.

Si durante los meses de suspensión del contrato, el patrono reanudó labores por breves periodos de tiempo, se suman las cantidades pagadas a la persona colaboradora en esos intervalos de reanudación parcial.

Aguinaldo y comisiones

A quienes tienen un componente fijo de su salario (denominado salario base) y un componente variable (comisiones por ventas, bonificaciones u otros rubros similares) se les debe realizar un cálculo tomando en cuenta ambos factores.

El cálculo del aguinaldo es siempre sobre los montos realmente percibidos.

En caso de no haber recibido ninguna suma, por concepto de la porción variable del salario, solamente se toma en cuenta el monto fijo. Si ese monto fijo se vio afectado por suspensión temporal del contrato o por reducción de la jornada laboral, se debe considerar únicamente los montos realmente pagados.

Si la persona colaboradora tiene un salario basado únicamente en comisiones (y no tiene salario fijo), se deberá realizar el cálculo con base en los montos que recibió.

Trejos advirtió que en estos casos estos trabajadores tienen derecho al salario mínimo, de manera que –si con sus ventas no logran equiparar dicho salario– el patrono deberá completar el faltante y calcular el aguinaldo sobre esos ingresos.

Aguinaldo e incapacidades

Si la persona colaboradora tuvo que acogerse a la incapacidad, tanto por COVID-19 como por otra razón, el subsidio del 60% de la Caja Costarricense del Seguro Social como el del Instituto Nacional de Seguros no se toma en cuenta para el cálculo del aguinaldo, ya que no se considera como un salario.

Otras decisiones

No ha sido un año fácil ni sencillo. Probablemente no lo será en el 2021. El balance entre la rentabilidad de la empresa y mantener el empleo a los colaboradores puede ser uno de los desafíos que se enfrenten en los próximos meses.

Antes de tomar decisiones, considere todas las variables y factores. Considere el impacto en las familias de los colaboradores y en su empresa. Perder colaboradores implica perder una inversión realizada en capacitación, entrenamiento, conocimiento y experiencia.

El impacto de las decisiones, pensando en reducir costos, puede verse en el pago y los costos de las liquidaciones y posibles conflictos si no se hace correctamente. Por eso, busque asesoría y tome en cuenta estas recomendaciones:

Jornada completa

Si, como se indicó arriba, no se aprueba una extensión de la ley 9832, una vez que se venza el plazo de autorización de la reducción de la jornada aprobada por la Inspección de Trabajo, se debe restituir a las personas colaboradoras a jornada completa.

De no hacerlo las empresas se arriesgan a sanciones por aplicación ilegítima de la reducción de la jornada.

Si la extensión de la ley 9832 es probable que sea más difícil que el Ministerio de Trabajo apruebe a las empresas este tipo de medida, aunque se mantengan las condiciones que las originaron. Para convencer a los funcionarios del Inspección deberá realizar una demostración muy convincente con la documentación respectiva.

“La recuperación de la economía no será inmediata, de modo que las empresas deben trabajar con presupuestos de ingresos y gastos bien claros y ordenados para no incurrir en costos que no pueden asumir”, recalcó Campos, de Batalla.

En caso de no proceder con la restitución de la jornada, se debe analizar la alternativa de liquidar a las personas colaboradoras, recordando que no se puede despedir a trabajadoras embarazadas, incapacitados, en periodo de lactancia o protegidos por algún fuero especial.

En caso de despidos sin una justa causa (atribuible a la persona colaboradora) se debe pagar las prestaciones laborales, por lo que se debe considerar los gastos que eso implica para la empresa.

La empresa está en la obligación de realizar el trámite correspondiente ante el Ministerio de Trabajo cualquiera sea la decisión.

Cesantía

Si la empresa está considerando una reducción de personal, debido a una lenta reactivación de los negocios les hace imposible continuar con su planilla, deben calcular el pago de preaviso y la cesantía con base en los salarios completos.

Criterio de despido: antes de tomar decisiones, la empresa debe definir un criterio objetivo para establecer a cuáles colaboradores va a despedir, pues la legislación contempla causales de discriminación (género, edad, lugar de domicilio, condicón socioeconómica y otros) que pueden generar reclamos y resultarle más costos.

Caso de reducción de jornada: si se aplicaron medidas de reducción de jornadas el pago se debe calcular con base en los salarios percibidos cuando se tenía la jornada completa y se pagaba el salario completo. El tiempo laborado desde que se redujo la jornada se toma en cuenta como parte de la antigüedad de la persona colaboradora.

Caso de suspensión temporal: si se aplicó la suspensión temporal del contrato, aplica lo mismo, de modo que en caso de liquidación por despido con responsabilidad patronal el cálculo de las prestaciones debe hacerse sobre la base del salario anterior a la reducción de la jornada o la suspensión temporal del contrato, según lo que establece la Ley 9832.

Caso de colaborador que gana comisiones y salario mínimo: si reciben comisiones, también se debe recordar que el preaviso y la cesantía se calcula sobre los últimos seis meses de salario. Si los ingresos por comisiones se vieron afectados por otras razones, distintas a la reducción de jornada o la suspensión temporal de contratos por el COVID-19, el monto sí se verá afectado.

Caso de colaborador que gana comisiones únicamente: Si los colaboradores solamente reciben comisiones y no tenían salario fijo mínimo, el patrono tendrá que cubrir la diferencia y calcular la liquidación sobre esos montos.

Vacaciones: con el cálculo de las vacaciones acumuladas, si se trabajó todo el año a jornada completa, se aplica lo ordinario. La situación cambiaría si no fuera así.

La reducción de la jornada afecta el cálculo de vacaciones. “Por ejemplo, para el cálculo de las vacaciones, se harán con base en el promedio de los últimos 12 salarios devengados”, explicó Barrantes, de Sfera Legal. “Lo que sin duda dará un monto inferior en caso de haber existido reducción de jornada”.

Trabajos con contrato a plazo fijo (temporales): en el caso de las personas colaboradoras contratadas para la temporada comercial de Navidad y fin de año, con un contrato a tiempo determinado, no se requiere el pago de preaviso ni del auxilio de cesantía.

Vaya a conciliación: Trejos, de BD Asesores, recomendó utilizar los servicios de los centros de conciliación del Ministerio de Trabajo o privados en caso de desacuerdos entre trabajadores y empresas, para garantizar los derechos de las partes involucradas y que se tenga seguridad jurídica a los acuerdos adoptados, incluyendo si la liquidación se pagará en tactos y en fechas determinadas.