Los sistemas informáticos que antes solamente podían utilizar las grandes empresas ahora están disponibles para pequeñas y medianas empresas (pymes) debido en gran medida a la computación en la nube y la disponibilidad de suites o paquetes integrados.
Pese a eso, el uso de las soluciones tecnológicas en las pymes se ve limitado por el desconocimiento de las soluciones disponibles, la falta de visión estratégica, el desconocimiento de cómo estos sistemas mantienen la seguridad informática y la capacidad de inversión.
Las pymes pueden utilizar, gracias a los menores costos y a través de Internet, sistemas gerenciales (denominados ERP, que incluyen contabilidad y finanzas), de gestión de clientes (CRM), de logística (SCM), planillas, facturas electrónicas y sistemas de ofimática (procesador de texto y hoja de cálculo), factura electrónica y tiendas en línea, así como plataformas para desarrollar aplicaciones y de infraestructura (almacenamiento de datos, equipos y redes informáticas).
“Existen varias herramientas en el mercado”, indicó Paula Brenes, miembro de la junta directiva del Colegio de Profesionales en Informática y Computación (CPIC). “Con tecnología más accesible, tienen la posibilidad de mejorar sus procesos y enfocarse en crecer sus negocios”.
Las soluciones en la nube tienen varias ventajas:
—Cuentan con diseños y funcionalidades de fácil configuración, integración y utilización, para facilitar a las pymes a ser más productivas, optimizar procesos, digitalizarse y ser más ágiles para ofrecer una mejor experiencia a los clientes con los beneficios que eso implica en términos de ventas.
—Permiten el teletrabajo o trabajo remoto, así como contar con soluciones de calidad y actualizadas por los fabricantes, en forma licenciada (evitando usar sistemas pirateados y correr riesgos de ciberseguridad).
—Algunas de las soluciones incluso no tienen costo y conforme se requiera hay esquemas de suscripción a los diferentes paquetes ofrecidos de acuerdo a la cantidad de usuarios, que en las pymes normalmente van de uno a cinco.
—Los costos pueden ser por registros (como en las bases de datos) y en todos los casos se tiene la opción de ampliar o disminuir las capacidades y recursos contratados según las necesidades. Por ejemplo, una licencia de solución en la nube Microsoft 365 Business Standard tiene un costo de $12,50 mensuales.
—Facilitan la integración de información y de las soluciones, así como se brinda acceso a nuevas tecnologías (como inteligencia artificial y análisis de datos).
—Facilitan crear procesos más receptivos, eficaces y conectados para mejorar las órdenes entrantes y automatizar procesos de inventario, empaque y entrega; unificar el inventario para garantizar la disponibilidad de productos según la demanda; y visualizar el historial de compra de cada cliente.
—Permiten agilizar y aumentar la operación, diversificar los canales de ventas, crear ofertas de acuerdo al comportamiento de compra de clientes, generar menores residuos y tener mayor visibilidad del negocio.
Opciones
Para elegir la solución de su negocio, se recomienda que la pyme evalúe sus necesidades de corto, mediano y largo plazo, cuáles son las aplicaciones esenciales para mantener el negocio, pedir cotizaciones para conocer bien sus costos, evaluar los costos-beneficios, verificar cuáles son las mejores y determinar en cuáles herramientas puede invertir.
Al elegir la solución y el proveedor se debe tener varios cuidados adicionales: que la solución esté disponible en español, cuáles son los servicios de apoyo, soporte y mantenimiento que brindan, cuál es la experiencia que tiene la compañía que brinda el servicio (solicite referencias a otras pymes).
Conforme crece la empresa y se aumenta el uso de soluciones se debe tener cuidado en adquirir servicios o soluciones que puedan integrarse entre sí, que sean interoperables, con facilidad.
Al firmar el contrato fíjese en los mecanismos de seguridad informática, protección de datos personales, confidencialidad de la información de la empresa y de respaldo de datos.
| Elija y use |
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| Entre las soluciones tecnológicas que están disponibles las pymes se encuentran: |
| Ofimática: Suite de Zoho, G-Suite de Google, Microsoft 365 y Libre Office. |
| Comunicación: Microsoft Teams, Zoom y Webex. |
| Gerenciales: SAP Business One, Salesforce, Softland, Dynamics y Oracle (ERP, Finanzas 24/7, HCM y Experiencia de Cliente) |
| Comercio electrónico y mercadeo digital: Shopify, Canva, Hootsuite, Quipu, Factorial HR, Wordpress, Nidux, Fygaro, Avify. |
| Fuente: CPIC, Microsoft, SAP, Oracle y archivo EF. |
Una alternativa para las pymes es utilizar los servicios que ofrecen los diferentes operadores de telecomunicaciones, que cuentan con acuerdos o convenios con las firmas de informática y ofrecen paquetes que incluyen soluciones para los negocios y profesionales independientes.
“Es un error pensar que una organización pequeña o mediana está a salvo”, advirtió Jaime Menéndez, director del segmento de pymes de Microsoft para Centroamérica. “Adquirir tecnología que tenga la seguridad y la privacidad integradas desde la fase de diseño, que corra en nubes seguras con los más altos estándares de seguridad, privacidad y cumplimiento y que estén configuradas de manera segura, con una postura de Cero Confianza, es fundamental”.
Menéndez enumeró que su compañía ofrece la suite Microsoft 365, Power Platform (para automatizar proceso repetitivos e incluye herramientas para análisis de datos) y Dynamics 365 (contabilidad, finanzas y planillas, mercadeo digital, recursos humanos, cajas y facturación). A través de la plataforma Azure también se ofrecen más de 200 servicios paa diferentes necesidades de las empresas.
En todos los casos son soluciones disponibles para empresas de todos los tamaños. “Se trata de un recurso esencial en las empresas, porque pueden almacenar datos de manera segura a través de proveedores de servicio, acortan tiempos, ahorran dinero y logran una mayor capacidad de respuesta“, resaltó Kristian Sánchez, gerente de Oracle Centroamérica.
Oracle presentó soluciones de nube de segunda generación, que incluyen sistemas ERP, Finanzas 24/7 (que permite realizar análisis financieros y de impacto de variables externas como las fluctuaciones del dólar o de la demanda de productos), de Experiencia de Cliente, de recursos humanos (HCM, por sus siglas en inglés). Las empresas que lo prefieran pueden optar por sistemas instalados (on premise).
La adquisición e implementación de las soluciones debe ir en concordancia con el negocio. “Está comprobado que las pymes que mejor alinean sus inversiones de tecnología con los objetivos y requerimientos del negocio pueden lograr un crecimiento rentable y sostenible”, dijo Adriana Martínez, gerente general para SAP Centroamérica.
En este caso las pymes pueden optar por la suite SAP Business One, “una plataforma inteligente” para pymes que integra todo lo que una compañía necesita, desde recursos humanos hasta manejo de inventarios. SAP asegura que el 80% de las empresas que usan sus sistemas a nivel global son pymes.
