Por: Carlos Cordero Pérez.   7 diciembre, 2020
La revisión de gastos es una de las tareas más importantes que deberá realizar antes del 31 de diciembre. (Foto archivo)
La revisión de gastos es una de las tareas más importantes que deberá realizar antes del 31 de diciembre. (Foto archivo)

El cierre fiscal es el 31 de diciembre próximo y la presentación de la declaración tiene plazo hasta mediados de marzo del 2021. Pero antes hay tareas que cumplir.

“Hay tanto por abarcar bajo las nuevas condiciones que el tiempo es muy corto”, advirtió Alberto Porras, socio de GCF Consultores. “Ya es tarde. Esto se debió ver desde hace meses. Después del 31 de diciembre es poco lo que se puede hacer”.

No hacerlas puede implicar impactos financieros en su empresa o en sus servicios profesionales, tener que pagar de más en el impuesto de la renta y hasta enfrentar algún inconveniente con la Administración Tributaria.

Por eso es necesario que, tanto si no ha iniciado como si ya empezó, revise con su contador el proceso de cierre enfocándose en estas situaciones:

“El Covid-19 ha hecho que el año fuera atípico, lo que crea mucha complejidad”, dijo Pablo González, director de impuestos de Sfera Legal. “Las compañías deben tener su cronograma para el cierre fiscal”.

Revisión virtual

Durante el año se realizaron y llevaron a cabo muchas labores contables y se cumplieron obligaciones tributarias de forma virtual, debido al confinamiento y el necesario distanciamiento social para evitar contagios.

Por esa razón, no debería haber problema para cumplir las tareas, tanto en este mes de diciembre como propiamente el cierre y la auditoría, en forma virtual.

La firma Global Advisory Solutions recomendó asegurar que la información no corra riesgos de seguridad informática y adoptar medidas para asegurar la continuidad del negocio.

González recordó que las compañías deben contar con sistemas y repositorios de documentos suficientemente confiables para almacenar los documentos digitales, especialmente los archivos XML de los comprobantes electrónicos que son los que respaldan los gastos que finalmente son los que se van a deducir de renta.

“No se puede decir al Ministerio de Hacienda que se perdieron los XML de las facturas electrónicas”, insistió González.

Ajuste y proactividad

El proceso de cierre fiscal debería servir también para realizar ajustes en los procesos operativos, contables, financieros y de cumplimiento de las obligaciones tributarias del negocio, con el objetivo de afinarlos para cuando opere el proyecto de Hacienda Digital.

Con la tecnología que dispondrá, Hacienda prácticamente tendrá un espejo de la información de la contabilidad de las empresas.

En realidad, el proceso ha venido implementándose de forma paulatina y continua: el sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV), la factura y los comprobantes electrónicos, y ahora el Catálogo de Bienes y Servicios (Cabys).

Los códigos Cabys, por ejemplo, dan trazabilidad a Hacienda de lo actuado por un contribuyente y a éste le brinda el marco de los gastos que son deducibles.

El deber de los contribuyentes es tener su información financiera, contable y de impuestos correctamente registrada y procesada, pues cualquier inconsistencia o incumplimiento será castigado por Hacienda con pagos de diferencias y multas.

González recomendó que si el contribuyente detecta una omisión o inconsistencia involuntaria debe ser proactivo y acudir a Tributación para plantear correcciones y ver la forma cómo puede resolverlas.

Haga un precierre

Con la información contable de los meses anteriores, realice una proyección de los meses de noviembre y diciembre para determinar cuál será su escenario en el cierre final y ver cuáles estrategias (en el marco de la legalidad) podrá aplicar.

El precierre le permitirá hacer el análisis de los gastos deducibles y de los no deducibles para ver el impacto contable, financiero y fiscal.

Documentar todo

Las empresas deben documentar todas las transacciones y acuerdos con proveedores y clientes.

Por ejemplo, se debe tener la documentación que justifique la adquisición de bienes y especialmente si no calza con los ingresos. La obligación es válida para sociedades inactivas.

Si un arrendatario estableció un acuerdo con sus inquilinos de suspensión temporal del pago de alquiler, debido a la pandemia y especialmente en caso de alquileres de locales e instalaciones a empresas, debe tener un documento donde ambas partes demuestran el acuerdo.

El inquilino también lo requerirá para demostrar la no realización de ese gasto durante un periodo determinado.

Barrido de gastos

Usted y su contador deberían estar en este momento haciendo una revisión de los gastos que pueden incluirse en la contabilidad del negocio y que son deducibles, precisamente.

La pregunta clave es: ¿qué tiene que ver este gasto con la operación del negocio?

Hay empresas que van con pérdidas, pero al sacar los gastos no deducibles obtienen un resultado positivo y tienen que pagar renta. No solo se trata de aquellos gastos al menudeo que son personales y que antes se incluían en los de la empresa.

Porras advirtió que las depreciación por devaluaciones, los beneficios laborales y los gastos de socios son parte de estos gastos no deducibles. Abarcan desde fiestas de empleados, queques de cumpleaños, regalos a colaboradores y pagos de cursos de inglés o de estudios personales a colaboradores, entre otros.

Y si hay un gasto que no tiene respaldo en una factura o comprobante electrónico, tampoco se podrá deducir o incluir en la contabilidad.

Tanto Porras como González coincidieron que esta tarea debe estarse haciendo ya, porque para el próximo año fiscal 2021 ya el Cabys opera de lleno y este mes de diciembre es nada más que el anticipo.

En los casos de profesionales, hay que analizar cuáles gastos y en cuáles proporciones se pueden incluir. Porras indicó que la Administración Tributaria sólo acepta una proporción que corresponda a la actividad profesional, excluyendo los gastos que correspondan a actividades familiares o personales.

Intereses no bancarios

Si su empresa le pidió crédito a un prestamista (que es un sujeto no bancario), solamente podrá incluir una parte de los intereses que le paga como gastos deducibles.

Porras explicó que Tributación estableció que esa porción que puede ser deducible es el 30% del equivalente a la utilidad y el resto se registran (se tienen que registrar) como gastos deducibles para períodos futuros.

“Si no se registran, no se los puede deducir en el futuro”, insistió Porras.

Inventarios e incobrables

El precierre también le permitirá identificar inventario “obsoleto” o dañado que está afectando la contabilidad y el resultado final, pero al que le puede sacar un “beneficio fiscal”.

Entre las acciones que puede adoptar con ese inventario obsoleto o dañado están la de realizar promociones u ofertas de liquidación, deshacerse o donarlo, teniendo en cuenta en este último caso que Hacienda establece un límite para deducir del 10% de la utilidad fiscal.

También revise las cuentas incobrables y documente su situación especialmente si ya no puede recuperarlas.

En estos casos debe contar con la documentación que permita establecer cuáles gestiones se realizaron para su cobro y, si se declara que no pueden recuperarse, debe contar con un documento legal que pruebe esa situación y que no hay nada embargable.

Debe medir el impacto de los inventarios y de los incobrables ahora, para realizar lo que sea necesario en las próximas semanas, antes del 31 de diciembre, y así ordenarlas para que no afecten la contabilidad y el cierre final.

Pérdidas diferidas

Dado que durante el año las empresas tuvieron una disminución en sus ventas e ingresos, lo que puede repercutir en resultados negativos al cierre del periodo, las pérdidas como las utilidades deben estar justificadas, documentadas y registradas.

Los contribuyentes podrán utilizar el llamado beneficio fiscal, según el cual las pérdidas que tengan podrán diferirse en otros períodos fiscales. En el caso de la industria y el comercio, este escudo fiscal es de tres años; para el sector agrícola es de cinco años.

Los contribuyentes ya realizaron pagos anticipados de renta. Si al cierre de este año 2020 demuestran y registran que tuvieron una pérdida, tendrán un saldo o diferencia “a favor”. En el próximo periodo fiscal, podrá aplicar esa diferencia.

Solano insistió que esta pérdida debe registrarse (siguiendo las norma internacional de información financiera NIC 12, que debe conocerla su contador) para poder aplicarla en los siguientes años. Si no se registra, no podrá aplicarse.

Precios de transferencia

¿Le alquila un local a un familiar o a un socio? ¿O le paga servicios de community manager o de contabilidad a un familiar?

Lo que ellos le cobran deben estar al nivel del costo o precio de mercado. Si no lo están, deberán ajustarse para efectos de IVA y de renta, ya que la Administración Tributaria podrá determinar que se le debe dinero en ambos impuestos.

En este caso, la obligación del contribuyente es demostrar en forma anticipada que los servicios o productos contratados a socios, miembros de la junta directiva o familiares son a precios de mercado.