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Todavía hay empresas que tienen varias confusiones con algunos detalles del funcionamiento de la factura electrónica y, en el caso de los contribuyentes del régimen simplificado, con el Impuesto al Valor Agregado (IVA).
Una de las situaciones que se están dando es que hay empresas que generan y envían a los clientes las facturas electrónicas de compras con varios meses de retraso. Los clientes simplemente aplican lo que las normas le indican: las rechazan.
“Para efectos fiscales, puede rechazarla”, confirmó Bryan Mora Arley, gerente de impuestos de Deloitte Costa Rica. “La norma establece que la entrega de la factura electrónica se debe hacer en el acto de compra venta”.
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Mora agregó que el el receptor tiene actualmente un plazo establecido para hacer la aceptación del comprobante ante el Ministerio de Hacienda, que sería durante los primeros ocho días hábiles del mes siguiente.
Es decir: si una compañía realiza hoy una compra de insumos, su proveedor debe generar y enviar la factura electrónica de inmediato. La aceptación o rechazo debe darse antes del día ocho del mes que viene.
Pero si la recibe meses después -como ha ocurrido en algunos casos- y la acepta, no puede incluirla en su contabilidad para efectos de deducción del gasto y el cálculo del impuesto.
Cuando ocurre que la factura electrónica es enviada en forma tardía, la empresa cliente debe rechazarla. En este caso, el proveedor genera una nota de crédito, haciendo referencia a la factura electrónica anulada, y se genera una nueva factura electrónica.
“Acá lo importante es saber utilizar los códigos de referencia dentro de los archivos XML”, dijo Mora.
La nota de crédito se genera una vez que comercialmente se crea la necesidad de generarla mediante un acuerdo entre el vendedor y el comprador.
“Se procede a realizarla y debe ser enviada tanto a Hacienda como al comprador en el mismo acto”, advirtió el especialista.
Si la nota de crédito es rechazada, por algún error al generarla, se debe hacer una nota de débito para dejar sin efecto a esa nota de crédito. En caso de que el rechazo sea de la nueva factura electrónica, se procede nuevamente a emitir la nota de crédito.
Recuerde: todo esto debe ser dentro de los plazos determinados por el Ministerio de Hacienda y la Dirección General de Tributación.
Si el nuevo documento electrónico es aceptado, se procede con la contabilización y pago de la factura correspondiente. Además, se debe realizar el resguardo de la factura electrónica por un plazo mínimo de cinco años.
Régimen simplificado
Los contribuyentes inscritos en el régimen simplificado también tienen varias dudas y confusiones que están generando algunas situaciones a la hora de las transaccione económicas.
Debe recordarse que en este régimen no están obligados a generar factura electrónica.
Si una empresa le realiza una compra (por ejemplo, un desayuno en una soda de un agente de ventas en una gira), el empleado presenta un recibo de respaldo de la transacción en su liquidación de viáticos.
Entonces, su empresa genera una factura electrónica de compra.
Algunas empresas han girado instrucciones a sus empleados de utilizar los servicios y realizar compras en establecimientos que sí generen factura electrónica.
Por eso se recomienda, que las empresas que están en el régimen simplificado utilicen de forma voluntaria sistemas de comprobantes electrónicos.
Si desea emitir comprobantes electrónicos debe inscribirse como un emisor y receptor no confirmante.
Ahora bien. En los recibos -y si generan, en las facturas electrónicas- estas empresas del régimen simplificado “no deben reflejar” el IVA en ese comprobante físico o digital.
Es decir, no deben incluirlo.
Mora explicó que los contribuyentes del régimen simplificado deben estudiar y comprender cómo declaran y pagan sus impuestos, ya que Hacienda estableció una metodología distinta para simplificar los trámites y cálculos del IVA y del impuesto de renta.
En primer término: los contribuyentes inscritos en el régimen simplificado deben declarar y pagar IVA de forma trimestral mediante el formulario D105.
“Este régimen tributa el IVA aplicando un factor establecido por Hacienda al monto total de las compras realizadas, es decir el cálculo no se realiza con las ventas”, dijo Mora.
Ojo, repitamos: el IVA se aplica a las compras, no a las ventas.
Para su caso específico debe consultar con su contador, verificar que su contador le brinde una asesoría adecuada y recurrir, en caso necesario, a Tributación para que le brinden respuesta.
