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El inicio de un negocio trae consigo el cumplimiento de una serie de gestiones y obligaciones, dentro de ellas las tributarias.
¿Cuáles son algunos trámites básicos en esta materia que es preciso que realice?
1-Inscríbase ante la Dirección General de Tributación
Todo negocio, sea que opere a través de una persona física o jurídica, debe inscribirse ante la Dirección General de Tributación (DGT) del Ministerio de Hacienda para la declaración y el pago de impuestos, especialmente el impuesto sobre la renta.
Debe llenar el formulario D-140 en el que se completa información general de la empresa, se establece la actividad y la fecha de inicio de operaciones, a partir de la cual nacen las obligaciones.
En caso de que vaya a vender mercancías o servicios gravados con el impuesto sobre las ventas (ver artículo 1 de la Ley de Impuesto General sobre las Ventas) también debe realizar la inscripción.
De igual manera, tiene la opción de inscribirse en el régimen de tributación simplificada, si cumple con los requisitos.
En el caso del impuesto sobre la renta, la empresa debe saber que a final de año tiene que hacer la declaración respectiva y pagar el monto que le toque, de acuerdo con sus ingresos.
El cierre fiscal es el 30 de setiembre y se tiene tiempo de pagar hasta el 15 de diciembre.
Una vez que la empresa tiene su primer año de actividad, se deben efectuar pagos parciales: se hace un adelanto del impuesto en marzo, junio y setiembre, según los términos del artículo 22 de la Ley de Impuesto sobre la Renta.
Los pagos dentro del régimen de tributación simplificada se hacen trimestralmente.
El impuesto sobre las ventas se declara y paga mensualmente: los días 15 de cada mes, de las ventas del mes anterior.
2. Emita facturas autorizadas por la DGT
Una vez que realizó la inscripción ante la administración tributaria, debe acudir a una imprenta autorizada por la DGT para que le confeccione las facturas que les entregará a sus clientes.
Las facturas deben cumplir con todos los requisitos del artículo 18 del Reglamento de la Ley de Impuesto General sobre las Ventas.
Recuerde que solamente esas facturas son las que debe emitir.No es válido utilizar a veces las facturas autorizadas por la DGT y en otras ocasiones usar recibos o comprobantes adquiridos en la librería o confeccionados con su nombre, pero sin ser facturas oficiales.
“No puedo decir: no, no, te voy a dar este recibo o no te voy a dar factura. No puede. Automáticamente, solo y únicamente puede vender o prestar servicios entregando la factura que confeccionó en la imprenta autorizada”, enfatizó German Morales, socio de impuestos de Deloitte.
¿Por qué? En primer lugar, es un asunto de responsabilidad individual, de honestidad, dice Morales.
Además, si no emite facturas oficiales se verá expuesto a una multa “equivalente a dos salarios base”, según el artículo 85 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.
Si reincide en esta conducta de no entregar facturas autorizadas, pueden cerrarle su negocio por un plazo de cinco días naturales, estipula el artículo 86 del mismo Código. Esta sanción podría traerle pérdidas importantes a su empresa, no se arriesgue.
3. Cumpla con el pago de los impuestos y servicios municipales
Por el hecho de funcionar, toda compañía debe realizar la solicitud y el pago de la patente municipal, la cual se paga generalmente de forma trimestral. Esté pendiente de cuándo le corresponde efectuar el desembolso, pues puede variar según el municipio.
Si el terreno en el que opera su negocio es propio, también debe realizar el pago del impuesto a los bienes inmuebles, que se cancela cada año en la municipalidad del cantón al que pertenezca.
También deben realizarse otros pagos municipales por servicios como recolección de basura, el agua, entre otros.
4. Sea ordenado en su contabilidad y conserve copias de sus facturas
Es importante mantener en orden sus facturas, para lo cual se aconseja contratar desde un principio los servicios de un contador.
Debe entregarle al cliente la original y dejarse la copia.Si anula una factura por algún error o situación, debe conservar la original y la copia.
También es importante respetar el orden consecutivo de las facturas, es decir, emitirlas según el orden de numeración, no saltárselas.
Recuerde que debe conservar las copias de las facturas, pues la administración tributaria podría pedírselas.
El artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios habla de que los contribuyentes deben conservar los duplicados de las facturas, boletas u otros documentos por un plazo de cinco años.
Igualmente, el artículo 234, inciso d) del Código de Comercio estipula que se tienen que conservar los libros de contabilidad y las facturas por un período no menor a cinco años.
Según Morales, el poseer toda esta documentación no solo le ayudará a cumplir con sus obligaciones tributarias, sino a contar con información oportuna para la toma de decisiones: saber si está vendiendo suficiente, si debe subir el precio de lo que vende, si sus gastos son altos o bajos.
Se sugiere llevar un catálogo de cuentas, en el que se clasifiquen todos los gastos e ingresos. Por ejemplo, un espacio especial para las cuentas del teléfono, otro para el pago del alquiler, otro para el pago de electricidad y así sucesivamente.
