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¿Se imagina un sistema que automatiza la contabilidad de su empresa e incluso la declaración mensual de impuestos?
“Hay modelos de acceso para empresas pequeñas y grandes”, dijo Walner Borbón, asesor de transformación digital de Grant Thornton, comercializa una solución de la firma UiPath.
Con la situación originada por la pandemia del COVID-19, aumentó el uso de la tecnología en las empresas e instituciones para operar en forma remota, con plataformas que ya tenía en la nube y otras disponibles en Internet (para videoconferencias, por ejemplo).
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Algunas se apoyaron en lo que tenían avanzado en automatización y digitalización de procesos, pero en no pocas tuvieron que habilitar un simple correo electrónico para los clientes y proveedores sin preocuparse por seguridad, riesgos legales o eficiencia.
Superada la etapa de adaptación es hora de madurar en la automatización de procesos y en la protección de los datos.
“Las empresas se estaban preparando, pero el COVID-19 aceleró el uso de la tecnología y hay que estar vigilante”, recomendó Gabriela Arroyo, directora del área de propiedad intelectual y protección de datos personales de Soley, Saborío & Asociados.
La Universidad Lead recordó que a nivel global, basándose en un reporte de la firma O’Reilly, el 15% de las empresas no están aprovechando las nuevas tecnologías.
En el país, según Alejandro Jiménez, gerente de consultorías de Grant Thornton, seis de cada 10 empresas desconocen que es un software de robot de automatización de procesos (RPA, por sus siglas en inglés).
Digitalice y automatice
Las tareas y procesos pueden digitalizarse utilizando plataformas instaladas (on premise) o en la nube, las cuales básicamente facilitan que los procesos manuales se realicen en forma digital. Se automatiza cuando la tarea es realizada por un software de RPA.
Registrar las facturas electrónicas y sumarlas a las cuentas por pagar se puede realizar utilizando el sistema de facturación y una hoja de cálculo tipo Excel. Igual ocurre con las conciliaciones bancarias donde se registran los pagos recibidos en las cuentas del banco.
En la mayoría de empresas esa es una tarea del propietario (si es pequeña) o de un asistente de contabilidad. Con un RPA se realiza automáticamente y la persona encargada realiza la verificación.
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Tanto Jiménez como Borbón recalcaron que la automatización puede incluir hasta la presentación mensual de la declaración de impuestos a través del sistema de Administración Tributaria Virtual (ATV), del Ministerio de Hacienda.
Un robot o RPA es un software que emula las actividades que se realizan en una empresa de forma manual. Jiménez insistió que se pueden aplicar en empresas pequeñas y medianas.
Para registrar una factura, el robot hace la lectura de todos los campos del archivo XML o PDF, procesa los datos y los incluye en su sistema contable.
Los costos de este tipo de tecnologías, que se apoyan en inteligencia artificial y aprendizaje automático (machine learning), han disminuido en los últimos años. También los modelos: se puede utilizar mediante licenciamiento o pago por uso.
Aparte de liberar a su personal para otras tareas (en contabilidad el personal siempre anda sobrecargado), se logra más productividad, más eficiencia y ningún error (siempre que la parametrización del sistema se realice adecuadamente).
Las aplicaciones son múltiples: por ejemplo, interacción con clientes para responde en forma inmediata consultas sobre productos y precios, recolectar los datos del cliente y enviarles cotizaciones. Lo que dura días, el bot lo hace en minutos o en horas.
Se puede implementar, aparte del área financiera, en logística, manejo de inventarios, gestión de órdenes de compra y cobranzas.
En esta área el robot verifica si un cliente paga, aunque en la transacción bancaria no se indique quién paga ni el número de factura que está cancelando, uno de los dolores de cabeza en la contabilidad.
Para implementar los RPA se evalúa el flujo de tareas, actividades y proceso, sus tiempos, la periodicidad, y la posibilidad de estandarizarla y automatizarla. En estos tiempos de distanciamiento social, todo eso se puede hacer en forma remota.
Cuide los flancos
Las empresas están obligadas por ley a cumplir con las normas establecidas de protección de datos, para evitar que información del negocio (incluyendo contraseñas de cuentas bancarias), proveedores y clientes sea utilizado por la competencia o por hackers.
La obligación es inevitable tanto si solamente usa un correo electrónico para sus clientes (y si el colaborador usa su celular para responder) y plataformas de videoconferencias para reuniones como si emplea sistemas on premise, en la nube o de automatización.
De acuerdo con Gabriela Arroyo, Andrea Castro y Andrés Salas, también de Soley, Saboría & Asociados, se debe chequear el cumplimiento de las normas de protección de datos (locales e internacionales, donde la Unión Europea marca el estándar a seguir).
La firma brinda asesoría en cumplimiento de normativas en los procesos de digitalización y automatización de proceso corporativos.
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La revisión incluye asegurarse que cuenta con las medidas en materia física y lógica (sistemas), políticas, protocolos de seguridad informática (incluyendo el trabajo remoto), confidencialidad y privacidad, licenciamiento, certificaciones y contratos de teletrabajo.
Las empresas también deben actualizar sus estatutos y reglamentos para efectos de realizar asambleas de socios y reuniones de junta directiva en forma virtual, basándose en los dictámenes y circulares sobre la materia de la Procuraduría General de la República y el Registro Nacional de los años 2017 y 2018.
En materia de protección de datos, los negocios deben recordar que incluso una videoconferencia, un mensaje por WhatsApp o por el Messenger de Facebook, muy usados para venta en línea en pequeñas empresas, debe garantizarse la protección de los datos.
En una videoconferencia hay datos de contacto y biométricos (voz e imagen) que deben ser protegidos, tanto como la información de salud que se registra en las citas del consultorio médico de las empresas o de proveedores.
La recomendación es auditar, revisar, evaluar y actualizar los procedimientos, las medidas, políticas, protocolos y contratos con proveedores tecnológicos y con los colaboradores, capacitar al personal desde cero y en forma paulatinamente.
El uso de plataformas de automatización también debe ir de la mano con las normas, incluyendo de propiedad intelectual y patentes.
“Ya sabíamos que íbamos a llegar a la automatización, lo que debemos hacer es gestionar los riesgos”, recalcó Arroyo.
