¿Por cuánto tiempo el contribuyente debe guardar los documentos que soportan sus transacciones? Esta es una consulta recurrente y al respecto, primero debemos tomar en cuenta lo que establece el artículo 109 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios (CNPT). El artículo indica, literalmente, que la Administración Tributaria: “podrá exigir que los sujetos pasivos y los responsables lleven los libros, los archivos o los registros de sus negociaciones, necesarios para la fiscalización y la determinación correctas de las obligaciones tributarias y los comprobantes, como facturas, boletas u otros documentos, que faciliten la verificación. Los contribuyentes o los responsables deberán conservar los duplicados de estos documentos por un plazo de cinco años”.
Ahora bien, en general, la Administración Tributaria tiene el poder de hacer requerimientos de información a los contribuyentes. En ese sentido, el artículo 43 del Reglamento de Procedimiento Tributario establece que los órganos competentes de esa Administración están facultados para requerir información individualizada que resulte, previsiblemente, pertinente para efectos tributarios a efectos de procurar la correcta verificación de la situación tributaria objeto de comprobación. El artículo 2 del mismo Reglamento establece el concepto de información previsiblemente pertinente, la cual define como: “toda aquella información que se requiera para la administración, determinación, cobro o verificación de cualquier impuesto, exención, remesa, tasa o gravamen, o cuando pueda ser útil para el procedimiento de fiscalización o para la determinación de un eventual incumplimiento en materia tributaria de naturaleza penal o administrativa”.
En relación con lo anterior, podemos afirmar que, en principio, la Administración Tributaria tiene la facultad de solicitarle a los contribuyentes información que sea pertinente a efectos de determinar el cumplimiento de la legislación tributaria y que al momento de ejercer esa facultad, el administrado podría alegar el límite de cinco años para la conservación de documentos. Sin embargo, lo anterior no siempre es así.
Debemos recordar que, en general, la prescripción tributaria consiste en la extinción del poder de la Administración Tributaria para determinar una deuda de naturaleza fiscal y exigir su pago. En ese sentido, el fundamento de la prescripción lo encontramos en los principios de seguridad jurídica y de capacidad económica.
El primero, en el tanto lo que se busca es evitar situaciones indefinidas en el tiempo en relación con el ejercicio del derecho de la Administración a exigir una obligación, y el segundo, en el tanto se busca someter al impuesto la capacidad actual del contribuyente.
En ese sentido, el CNPT establece en su artículo 51 que: “la acción de la Administración Tributaria para determinar la obligación prescribe a los cuatro años. Igual término rige para exigir el pago del tributo y sus intereses”.
Coherente con lo anterior, las actuaciones de la Administración Tributaria se deberían dirigir a verificar el cumplimiento tributario de los períodos fiscales no prescritos. Dentro de ese marco, los elementos que el contribuyente tomó en cuenta para la determinación de la obligación tributaria son relevantes para esa Administración, por lo que, esa información se considera como previsiblemente pertinente en los términos que definimos antes.
Ahora bien, existen casos atípicos en los cuales la determinación de la obligación tributaria tomó en cuenta elementos cuyos documentos superan el plazo de cinco años a que se refiere el artículo 109 del CNPT, y en este caso, la Administración puede exigir la presentación de esa información a pesar de ese plazo.
Un ejemplo académico de lo anterior es el siguiente: Para efectos del cálculo del impuesto sobre las utilidades del período 2020, un contribuyente registró como gasto deducible, la depreciación de un edificio cuya construcción finalizó el período 2010, es decir, los documentos que soportan el costo del edificio tienen aproximadamente esa antigüedad. Hoy, la Administración Tributaria desea analizar la forma de cálculo de la depreciación, y al respecto, solicita información sobre el costo de construcción del edificio. En relación con esto podemos afirmar que:
El período fiscal del impuesto bajo análisis de la Administración no se encuentra prescrito.
La depreciación se registró como gasto deducible, por lo tanto, incidió en la determinación de la obligación tributaria.
El costo de construcción del edificio es información pertinente pues es la base para el cálculo de la depreciación.
Tomando cuenta los anteriores elementos, la Administración Tributaria tiene el poder de solicitar documentos cuyo plazo excede los cinco períodos y esta actuación no resulta violatoria de la prescripción, puesto que, esa información es pertinente para la determinación de las obligaciones tributarias del contribuyente en un período no prescrito que se encuentra bajo análisis por parte de esa Administración.
Llamamos la atención de los contribuyentes en relación con lo anterior a efectos de que determinen aquellos casos en los cuales los documentos ameriten una custodia que excede el plazo de cinco años.
Socio de Impuestos y Servicios Legales Deloitte Costa Rica. Máster en Asesoría Fiscal de Empresas por el Instituto de Empresa de Madrid, España; Licenciado en Derecho por la UCR y cuenta con experiencia de más de 15 años. Afiliado a la International Fiscal Association, al Instituto Costarricense de Estudios Fiscales y a la American Bar Asociation.
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