Miles de contribuyentes deberán de implementar los códigos del Catálogo de Bienes y Servicios (Cabys) a partir de este 1.° de diciembre. Esta es una nueva obligación que se deberá de incluir en el comprobante electrónico porque de lo contrario la Administración Tributaria rechazará el documento y esto podría poner en peligro la continuidad del bien o el servicio.

El Cabys le permite al Banco Central de Costa Rica (BCCR) obtener información para efectos de la estadística sobre la economía y los sectores productores de bienes y servicios. A Tributación le permite obtener trazabilidad fiscal e impide que los contribuyentes incluyan gastos que no corresponden a su actividad comercial.

A los contribuyentes los códigos le sirven para obtener inteligencia de su negocio, ya que puede cuantificar su actividad para realizar compras a los proveedores según las ventas reales del negocio.

Algunos consejos

• Tenga paciencia con la búsqueda

Para incluir el código Cabys los contribuyentes deberán de armarse de mucha paciencia, pues deberán de bucear en una base que contiene más de 20.000 datos para encontrar el identificador que más se ajuste al producto o bien que comercializa.

• Busque sinónimos

Los obligados deberán tener presente que lo que encontrarán será una cifra numérica con una descripción que podría no ser igual a lo que busca, por eso será fundamental que utilice sinónimos.

Por ejemplo, si el contribuyente se dedica a la venta de alimentos y bebidas y busca los códigos para clasificar un té chai o un café negro, no encontrará esos términos en el catálogo. Lo que arrojará la base es el código para una “bebida fría o caliente” y ese es el número que se debe aplicar en el comprobante electrónico.

Además si incluyen un código equivocado el contribuyente podría incurrir en cobros incorrectos del Impuesto al Valor Agregado (IVA).

• Tome en cuenta el sistema de facturación

También es importante que el obligado tome en cuenta el sistema de facturación porque la complejidad del proceso podría depender del tipo de plataforma con la que trabaja.

Actualmente los obligados tributarios pueden crear un sistema propio mediante un desarrollo interno, contratar un proveedor externo de facturación electrónica o bien usar el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda.

En el primer escenario donde el contribuyente desarrolla su propio sistema de facturación electrónica, el obligado tributario deberá tomar alguna de las siguientes decisiones: si carga en el sistema toda la base de datos (con los más de 20.000 códigos), si sube solo los códigos que le aplican, o si consulta el identificador de manera manual en una libreta cada vez que factura.

En el segundo escenario cuando se contrata a un proveedor externo el proceso debería de ser más sencillo, pues el contribuyente le envía la información al proveedor para que este la convierta en una factura electrónica. En este caso el proveedor estaría en la obligación de tener la lista completa de los códigos Cabys en sus sistemas o podría darle la opción al cliente de cuáles identificadores va a usar.

Si el contribuyente usa el facturador gratuito del Ministerio de Hacienda debe hacer la consulta de manera manual y cada vez que realice una factura debe usar el código que corresponda.

El sistema debe estar actualizado a la versión 4.3 emitida por Hacienda.

• ¿Qué pasa con las empresas que están en régimen simplificado?

Una de las recomendaciones que deben tener presente las empresas que están bajo el régimen simplificado es que empiecen a utilizar factura electrónica y, por lo tanto, incluyan el código Cabys para evitar dificultades a sus clientes.

¿Por qué? Actualmente los clientes que deben registrar un gasto deben generar una factura de compra para poderlo deducir, y eso los obliga a buscar el código Cabys. Por lo que muchos contribuyentes evitarán recurrir a compras en empresas que estén en el régimen simplificado y no emitan facturas electrónicas para evitarse complicaciones.

• El IVA que vienen en los Cabys solo es una referencia

Una de las confusiones que se dieron en las últimas semanas fue la tasa del Impuesto de Valor Agregado (IVA) que se deben aplicar en las facturas electrónicas a la hora de cobrar a un cliente o la hora de generar una factura de compras para un gasto deducible que se realizó con un proveedor inscrito en el régimen simplificado.

El Cabys indica una tasa IVA que no necesariamente es la que se debe cobrar al cliente. El mismo Ministerio de Hacienda tuvo que aclarar que el IVA indicado junto al código “es de referencia informativa” y que la tarifa a cobrar es la establecida “en la normativa vigente”. ¿Y eso qué significa? Veamos dos casos.

La tarifa IVA para cobrar un alquiler de un local comercial es del 13%. Pero no siempre. Si el monto del alquiler no supera el 1,5% del salario base (que son unos ¢675.000) la factura se emite con el código Cabys y va exenta del cobro del IVA, de acuerdo con la Ley.

Un abogado también factura normalmente con una tasa IVA del 13%. Pero si el cliente es una universidad o un centro educativo, la tarifa cambia: 2%. Lo dice la Ley.

• ¿Quiere ampliar su conocimiento sobre los códigos Cabys?

Durante las últimas semanas los redactores de EF elaboraron diversas notas sobre este tema. Si aún tiene dudas puede consultar los siguientes trabajos:

¿No encuentra el código Cabys correcto para su bien o servicio? Le explicamos qué debe hacer

Guía práctica con 12 consejos para implementar el código Cabys en el comprobante electrónico

¿Necesita apoyo para identificar los códigos Cabys de sus productos y servicios? Estos proveedores de sistemas de facturas electrónica le ayudan

¿Encontró los códigos Cabys de sus productos y servicios? ¿Ya sabe cuál es el IVA que debe aplicar?

EF Explica: Qué es el Cabys y cómo debe usarlo en las facturas electrónicas de su negocio

¿Ya sabe cuál es el código del Cabys que debe usar en sus facturas electrónicas? Esta es una guía para que inicie ya y no lo deje para último momento

Efectos de la implementación del CABYS